Assistante de direction
Offre n° O059260310000272
Publiée le 10/03/2026
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
31 Rue du Docteur Coubronne, Hem (Nord (59))
Poste à pourvoir le
01/05/2026
Date limite de candidature
30/04/2026
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une cessation de fonction de l'agent précédemment sur le poste
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Rédacteur
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint administratif
Rédacteur principal de 1ère classe
Rédacteur principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint administratif
Rédacteur principal de 1ère classe
Rédacteur principal de 2ème classe
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Temps de travail
Temps complet
Management
Non
Experience souhaitée
Confirmé
Descriptif de l'emploi
Sous l’autorité de la Directrice de la résidence autonomie, l’assistant(e) de direction recueille et traite les informations nécessaires au fonctionnement administratif de la résidence. Il/elle accueille les résidents, les familles et les visiteurs, suit les dossiers administratifs des résidents et gère la logistique des commandes et autres.
Il/elle assiste la Directrice de la résidence selon nécessité.
Il/elle assiste la Directrice de la résidence selon nécessité.
Missions / conditions d'exercice
Accueil et prise en charge des résidents
- Gérer les admissions (dossiers, contrats, entrée dans les lieux,...)
- Assister les résidents dans leurs démarches
- Assurer le " lien " entre les différents intervenants (médecins, infirmiers...) et les familles des résidents
-Suivi de la restauration (recensement des effectifs quotidien, élaboration des plans de table, ..)
Secrétariat
- Accueil téléphonique et physique du public,
- Rédaction des courriers administratifs, CR de réunions
- Suivi des conventions
- Enregistrement des courriers entrant-sortant
- Affichage
- Réalisation d'outils (tableaux, graphiques, ...)
- Suivi des tableaux de bord nécessaires à l’établissement (Consommation de fluides - Statistiques diverses de fonctionnement et d’occupation - Suivi des plannings de travail, des congés et absences des agents, tableau de bord du parc automobile)
-Participer aux réunions avec les résidents (divers comités) et/ ou réunions partenariales.
- organiser et gérer dans sa globalité le comité de la vie sociale de la résidence
Comptabilité
- Assurer la suppléance de la régie de recettes et d’avance dans les règles de la comptabilité publique.
- Elaborer les arrêtés et décisions de la régie,
- Facturation des prestations (redevances - repas)
- Gestion CAF (APL-déclarations sur le site) / Gestion CPAM
Budget
- Suivre l'exécution des dépenses (bon de commande, facture)
- Suivre les dépenses du CPOM
Fonctionnement de l'établissement
Supplée la Directrice dans la :
- Participation à l'organisation des animations de la résidence (recherche des prestataires, devis, conventions, planning des animations, ...)
- Suivi de la gestion des stocks (produits d'entretien, consommables)
- Suivi des interventions techniques dans l'établissement (entreprises extérieures et services techniques) en lien avec l'équipe
Mission complémentaire :
Assurer la continuité de Direction pendant les absences/congés de la Directrice
- Recevoir les visiteurs extérieurs et les renseigner
- Accueillir les résidents et leur famille
- Assurer la gestion administrative et technique pour le bon fonctionnement de la Résidence,
- Assurer et gérer les problématiques des résidents
- Gérer les admissions (dossiers, contrats, entrée dans les lieux,...)
- Assister les résidents dans leurs démarches
- Assurer le " lien " entre les différents intervenants (médecins, infirmiers...) et les familles des résidents
-Suivi de la restauration (recensement des effectifs quotidien, élaboration des plans de table, ..)
Secrétariat
- Accueil téléphonique et physique du public,
- Rédaction des courriers administratifs, CR de réunions
- Suivi des conventions
- Enregistrement des courriers entrant-sortant
- Affichage
- Réalisation d'outils (tableaux, graphiques, ...)
- Suivi des tableaux de bord nécessaires à l’établissement (Consommation de fluides - Statistiques diverses de fonctionnement et d’occupation - Suivi des plannings de travail, des congés et absences des agents, tableau de bord du parc automobile)
-Participer aux réunions avec les résidents (divers comités) et/ ou réunions partenariales.
- organiser et gérer dans sa globalité le comité de la vie sociale de la résidence
Comptabilité
- Assurer la suppléance de la régie de recettes et d’avance dans les règles de la comptabilité publique.
- Elaborer les arrêtés et décisions de la régie,
- Facturation des prestations (redevances - repas)
- Gestion CAF (APL-déclarations sur le site) / Gestion CPAM
Budget
- Suivre l'exécution des dépenses (bon de commande, facture)
- Suivre les dépenses du CPOM
Fonctionnement de l'établissement
Supplée la Directrice dans la :
- Participation à l'organisation des animations de la résidence (recherche des prestataires, devis, conventions, planning des animations, ...)
- Suivi de la gestion des stocks (produits d'entretien, consommables)
- Suivi des interventions techniques dans l'établissement (entreprises extérieures et services techniques) en lien avec l'équipe
Mission complémentaire :
Assurer la continuité de Direction pendant les absences/congés de la Directrice
- Recevoir les visiteurs extérieurs et les renseigner
- Accueillir les résidents et leur famille
- Assurer la gestion administrative et technique pour le bon fonctionnement de la Résidence,
- Assurer et gérer les problématiques des résidents
Profils recherchés
* Connaissance de la législation applicable aux résidences autonomie
* Connaissance de la population des personnes âgées.
* Bonne maitrise des outils bureautiques (Word, Excel, Power Point Internet, Outlook)
* Connaissance du statut du régisseur de Recettes
Savoir-faire :
* Expérience indispensable d’au moins 5 années sur des missions d’assistant (e) de Direction
* Compétences rédactionnelles, bonne maîtrise de l’orthographe et bonne expression orale
Savoir-être :
* Attrait pour le secteur social et notamment pour les personnes âgées,
* Aisance relationnelle,
* Sens de la diplomatie,
* Rigueur et distance professionnelle,
* Grande discrétion professionnelle,
* Aptitude à la polyvalence,
* Esprit d'équipe,
* Réactivité, disponibilité et bonne présentation.
La résidence est ouverte toute l’année, une grande disponibilité et une capacité d’adaptation face aux urgences seront appréciés.
* Connaissance de la population des personnes âgées.
* Bonne maitrise des outils bureautiques (Word, Excel, Power Point Internet, Outlook)
* Connaissance du statut du régisseur de Recettes
Savoir-faire :
* Expérience indispensable d’au moins 5 années sur des missions d’assistant (e) de Direction
* Compétences rédactionnelles, bonne maîtrise de l’orthographe et bonne expression orale
Savoir-être :
* Attrait pour le secteur social et notamment pour les personnes âgées,
* Aisance relationnelle,
* Sens de la diplomatie,
* Rigueur et distance professionnelle,
* Grande discrétion professionnelle,
* Aptitude à la polyvalence,
* Esprit d'équipe,
* Réactivité, disponibilité et bonne présentation.
La résidence est ouverte toute l’année, une grande disponibilité et une capacité d’adaptation face aux urgences seront appréciés.
Contact et modalités de candidature
Contact
recrutement @ville-hem.fr
Informations complémentaires
Avantages collectifs au travail
- Prime annuelle
- CIA
- Participation mutuelle et prévoyance
- Comité d’œuvre Sociales - Plurélya
- Participation au transport domicile-travail
- Forfait mobilité durable
- ARTT
Les candidatures (lettre de motivation et CV) doivent être adressées à l'attention de Monsieur le Président, à l'adresse mail suivante : recrutement@ville-hem.fr
Pour toutes informations complémentaires vous pouvez contacter Monsieur Stéphane JEAN-BART, Responsable des Ressources Humaines au 03 20 66 58 40
- Prime annuelle
- CIA
- Participation mutuelle et prévoyance
- Comité d’œuvre Sociales - Plurélya
- Participation au transport domicile-travail
- Forfait mobilité durable
- ARTT
Les candidatures (lettre de motivation et CV) doivent être adressées à l'attention de Monsieur le Président, à l'adresse mail suivante : recrutement@ville-hem.fr
Pour toutes informations complémentaires vous pouvez contacter Monsieur Stéphane JEAN-BART, Responsable des Ressources Humaines au 03 20 66 58 40
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.