Appui à la conduite de projets de la direction

- Participer à la structuration des projets portés par la direction
- Élaborer et mettre à jour des outils de suivi (tableaux de bord, plannings, indicateurs)
- Préparer les supports de réunion et de présentation liés aux projets
- Contribuer à la coordination des acteurs (services, partenaires, prestataires)
- Assurer le suivi administratif et opérationnel des projets
- Participer à la définition des besoins et des objectifs des projets
- Contribuer à la préparation d’outils de diagnostic (questionnaires, grilles d’analyse, supports)
- Assurer le suivi des contributions des partenaires, prestataires ou stagiaires

Organisation de la vie professionnelle du cadre

- Organiser l’agenda et prendre des rendez-vous en fonction des priorités du cadre
- Rappeler des informations importantes et transmettre des messages
- Organiser les déplacements du cadre
- Établir une relation de confiance avec le cadre

Réalisation et mise en forme de travaux de bureautique

- Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers
- Réaliser la saisie de documents de formes et contenus divers
- Organiser le classement et l’archivage des dossiers
- Relire et éventuellement corriger les travaux présentés à la validation de la direction

Suivi administratif des projets et activités de la direction

- Intégrer les priorités du service dans la gestion quotidienne des activités de secrétariat
- Renseigner des tableaux de suivi des activités du service
- Etre en veille sur les informations et nouveautés relatives aux activités de la direction
- Réaliser à la demande un travail de benchmark

Organisation et planification des réunions

- Rédiger les ordres du jour de réunions en concertation avec le cadre
- Respecter les délais de transmission de documents avant les réunions
- Prendre des notes lors des réunions et rédiger les comptes rendus

Accueil téléphonique et physique au secrétariat

- Renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire vers l’interlocuteur compétent
- Adapter son discours en fonction de l’interlocuteur
- Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques et les courriers informatiques


SAVOIRS

- Notions d’organisation et de gestion du temps de travail
- Fonctionnement des services de la collectivité
- Expression écrite et orale de qualité
- Techniques de secrétariat
- Règles d’orthographe, syntaxe et grammaire
- Fonctionnement d’internet et de l’intranet
- Tableaux de bord et outils de planification et suivi
- Méthodologie de gestion de projet (notions)
- Principes de base des politiques publiques liées aux champs d’intervention de la direction
- Standard téléphonique, annuaire internet
- Principes rédactionnels de la note de synthèse
- Principes rédactionnels du compte rendu
- Organisation de la collectivité
- Contexte et enjeux de la collectivité ou structure
- Missions du service
- Notions de comptabilité analytique
- Fonctionnement et rôle des autres collectivités

SAVOIR ÊTRE

- Obligation de discrétion et devoir de réserve
- Valeurs du service public
- Rigueur
- Qualités relationnelles et rédactionnelles
- Sens de l’organisation
- Capacité d’adaptation
- Esprit d’initiative dans le respect du cadre fixé
- Disponibilité