Instructeur de dossiers d'état civil et élections
Offre n° O059260612001494
Publiée le 12/06/2026
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
11 rue Sadi Carnot, Haubourdin (Nord (59))
Poste à pourvoir le
01/09/2026
Date limite de candidature
12/07/2026
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mobilité interne au sein de la collectivité
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Rédacteur
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
L'Instructeur(rice) de dossiers évolue au sein du service État civil et élections sous la Direction d'un responsable.
Missions / conditions d'exercice
ÉTAT CIVIL : Réception des déclarations et établissement des actes d'état civil :
• Recevoir et prendre acte de la déclaration relative à l'état civil (naissance, décès, changement de nom, etc.)
• Apprécier la demande au regard de différents documents (livret de famille, attestation de domicile, permis
d'établissement ou de séjour, etc.)
• Contrôler l'authenticité des attestations fournies
• Établir les différents actes d'état civil (naissance, reconnaissance parentale, mariage, décès, etc.) dans le respect de la législation en vigueur
• Assurer les transcriptions des différents évènements (décès, divorce, adoption, etc.)
• Établir les livrets de famille
• Signaler le caractère inopportun d'un prénom
Établissement des dossiers de mariage/PACS :
• Auditionner les couples afin d'apprécier le consentement mutuel
• Apprécier les actes d'état civil du pays d'origine
• Coopérer avec des traducteurs et traductrices assermentés
• Établir, à partir de la promesse de mariage, les actes de publication en vue de leur affichage
• Préparer et remettre aux mariés le livret de famille
• Inscrire le mariage dans le registre
• Enregistrer les demandes de PACS
• Traiter les demandes de modification/dissolution de PACS
Tenue administrative des registres d'état civil :
• Délivrer sur demande des extraits de registres gratuits
• Contrôler régulièrement l'exactitude des renseignements consignés
• Rédiger des mentions et des courriers
• Assurer la bonne gestion de la plateforme d’Échange de l’État (HubEE)
Accueil et renseignement du public :
• Accueillir et renseigner les personnes sur les services de l'état civil
• Expliquer l'indivisibilité de la filiation
• Expliquer les modalités et procédures d'acquisition d'un acte d'état civil
• Répondre aux demandes relatives à la généalogie
• Célébration des mariages
Recensements :
• Gérer les opérations de recensement de la population
• Veiller au bon traitement des formalités administratives
• Assurer la constitution et le suivi des listes de recensement
• Organiser la transmission des documents à l’INSEE et assurer l’élimination des documents
• Enregistrer le recensement militaire
ÉLECTIONS :
Participer à l'organisation des élections :
• Recevoir et traiter les inscriptions sur les listes électorales
• Enregistrer les inscriptions aux animations
• Organiser les listes électorales et les scrutins, et en assurer le suivi
• Rester en veille sur la parution des circulaires
GESTION DU CIMETIERE ET DES CONCESSIONS :
• S’assurer de la conformité des opérations funéraires dans l’enceinte du cimetière,
• Veiller à l’accueil des familles,
• Faire respecter le règlement du cimetière,
• Assurer les relations avec les entreprises funéraires
• Traiter les opérations administratives (autorisations d'entrée au cimetière, etc.), rédiger des actes administratifs et assurer la mise à jour des registres
• Préparer les correspondances auprès des usagers et des entreprises
• Assurer ponctuellement et garantir l’ouverture du cimetière conformément aux horaires établis
• Recevoir et prendre acte de la déclaration relative à l'état civil (naissance, décès, changement de nom, etc.)
• Apprécier la demande au regard de différents documents (livret de famille, attestation de domicile, permis
d'établissement ou de séjour, etc.)
• Contrôler l'authenticité des attestations fournies
• Établir les différents actes d'état civil (naissance, reconnaissance parentale, mariage, décès, etc.) dans le respect de la législation en vigueur
• Assurer les transcriptions des différents évènements (décès, divorce, adoption, etc.)
• Établir les livrets de famille
• Signaler le caractère inopportun d'un prénom
Établissement des dossiers de mariage/PACS :
• Auditionner les couples afin d'apprécier le consentement mutuel
• Apprécier les actes d'état civil du pays d'origine
• Coopérer avec des traducteurs et traductrices assermentés
• Établir, à partir de la promesse de mariage, les actes de publication en vue de leur affichage
• Préparer et remettre aux mariés le livret de famille
• Inscrire le mariage dans le registre
• Enregistrer les demandes de PACS
• Traiter les demandes de modification/dissolution de PACS
Tenue administrative des registres d'état civil :
• Délivrer sur demande des extraits de registres gratuits
• Contrôler régulièrement l'exactitude des renseignements consignés
• Rédiger des mentions et des courriers
• Assurer la bonne gestion de la plateforme d’Échange de l’État (HubEE)
Accueil et renseignement du public :
• Accueillir et renseigner les personnes sur les services de l'état civil
• Expliquer l'indivisibilité de la filiation
• Expliquer les modalités et procédures d'acquisition d'un acte d'état civil
• Répondre aux demandes relatives à la généalogie
• Célébration des mariages
Recensements :
• Gérer les opérations de recensement de la population
• Veiller au bon traitement des formalités administratives
• Assurer la constitution et le suivi des listes de recensement
• Organiser la transmission des documents à l’INSEE et assurer l’élimination des documents
• Enregistrer le recensement militaire
ÉLECTIONS :
Participer à l'organisation des élections :
• Recevoir et traiter les inscriptions sur les listes électorales
• Enregistrer les inscriptions aux animations
• Organiser les listes électorales et les scrutins, et en assurer le suivi
• Rester en veille sur la parution des circulaires
GESTION DU CIMETIERE ET DES CONCESSIONS :
• S’assurer de la conformité des opérations funéraires dans l’enceinte du cimetière,
• Veiller à l’accueil des familles,
• Faire respecter le règlement du cimetière,
• Assurer les relations avec les entreprises funéraires
• Traiter les opérations administratives (autorisations d'entrée au cimetière, etc.), rédiger des actes administratifs et assurer la mise à jour des registres
• Préparer les correspondances auprès des usagers et des entreprises
• Assurer ponctuellement et garantir l’ouverture du cimetière conformément aux horaires établis
Profils recherchés
Formation générale ou professionnelle de niveau V (CAP, BEP…)
Connaissance en droit civil
-Disposer de qualités relationnelles
-Faire preuve de patience et d’une réelle capacité d’écoute
-Faire preuve d’organisation et de polyvalence
-Avoir le sens du service public
-Assurer la veille informationnelle
Connaissance en droit civil
-Disposer de qualités relationnelles
-Faire preuve de patience et d’une réelle capacité d’écoute
-Faire preuve d’organisation et de polyvalence
-Avoir le sens du service public
-Assurer la veille informationnelle
Contact et modalités de candidature
Contact
0320440290
Informations complémentaires
Pour postuler, veuillez transmettre votre CV ainsi qu'une lettre de motivation, via le site emploi-territorial.
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.