Placé sous l’autorité de la Directrice Culture & Tourisme et en relation fonctionnelle avec la Chargée de gestion administrative et financière, le gestionnaire administratif et financier sera principalement chargé d’assurer le suivi administratif et financier des dossiers confiés, notamment dans le domaine des conventions et subventions.
À ce titre, vos missions principales seront les suivantes :
Assurer l’instruction et le suivi administratif des dossiers
• Instruire et suivre les dossiers administratifs en veillant au respect des procédures et des délais ;
• Vérifier la conformité des pièces transmises et assurer le suivi des demandes auprès des différents interlocuteurs ;
• Informer et accompagner les services, partenaires et structures bénéficiaires dans leurs démarches administratives ;
• Contrôler l’application des règles, procédures et normes applicables ;
• Alimenter et mettre à jour les outils de suivi et bases de données nécessaires au pilotage de l’activité.
Assurer le suivi des conventions et subventions (environ 150 dossiers annuels)
• Réceptionner, analyser et traiter les dossiers administratifs et financiers relatifs aux demandes de subvention ;
• Coordonner et sécuriser le processus de recueil, d’enregistrement, d’instruction et de suivi de l’exécution des conventions de subvention ;
• Préparer et rédiger les conventions ainsi que les documents administratifs associés (délibérations, courriers…) en lien avec les services supports concernés ;
• Assurer la gestion administrative et financière des conventions avec les structures partenaires ;
• Assurer l’exécution des paiements des subventions dans les outils dédiés ;
• Préparer le bilan annuel lié aux subventions des projets.
Participer à la gestion budgétaire et comptable
• Préparer et suivre l’exécution budgétaire des crédits relevant du périmètre d’activité ;
• Contrôler et traiter les pièces administratives et comptables nécessaires au suivi des dépenses et recettes ;
• Appliquer les procédures administratives et comptables conformément aux règles de la comptabilité publique ;
• Être en capacité de répondre à des demandes d’analyses financières fines.
Organiser et assurer le suivi des groupes de travail culture
• Organiser les réunions et groupes de travail (invitations, préparation logistique, relances auprès des partenaires) ;
• Assurer la rédaction des comptes rendus des groupes de travail.
Gérer les dossiers papiers et numériques, conformément aux process mis en place par la collectivité
• Assurer la gestion et l’archivage des dossiers papier et numériques conformément aux procédures internes ;
• Participer à l’amélioration des pratiques de gestion documentaire ;
• Assurer une veille sur les évolutions réglementaires liées notamment au financement des associations et aux dispositifs de subvention ;
• Rédiger des courriers, documents administratifs et comptes rendus ;
• Contribuer à la circulation et à la fiabilisation des informations au sein des équipes.
Apporter un appui administratif ponctuel
En fonction des besoins du service, vous pourrez assurer un appui au secrétariat de direction : suivi du courrier, réservations, organisation logistique ou autres tâches administratives.