Secrétaire pédagogique INSA / Chargé (e) d'accueil du Centre
Offre n° O059260810000952
Publiée le 10/08/2026
Synthèse de l'offre
Employeur
Site web de l'employeur
Lieu de travail
- 14 rue Neuve - BP 375, Cambrai (Nord (59))
Poste à pourvoir le
Dès que possible
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mutation vers autre collectivité
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-14 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Télétravail
Non
Descriptif de l'emploi
La communauté d'agglomération de Cambrai (55 communes et plus de 80 000 habitants), située à 1h00 de Lille (59), recrute un (e) Secrétaire pédagogique INSA / Chargé(e) d’accueil du Centre
Au sein du Centre universitaire.
Le / la Secrétaire pédagogique du Master E-Log de l’INSA : Il / Elle a pour mission d’assister le Responsable Pédagogique
(RP) de la formation dans l’organisation des enseignements et des évaluations et de la gestion des étudiants.
Le / la Chargé(e) d’accueil du Centre : L’agent d’accueil est une personne ressource, qui occupe une position importante.
Il a un rôle d’accueil, d’information, d’orientation et de promotion du centre.
Au sein du Centre universitaire.
Le / la Secrétaire pédagogique du Master E-Log de l’INSA : Il / Elle a pour mission d’assister le Responsable Pédagogique
(RP) de la formation dans l’organisation des enseignements et des évaluations et de la gestion des étudiants.
Le / la Chargé(e) d’accueil du Centre : L’agent d’accueil est une personne ressource, qui occupe une position importante.
Il a un rôle d’accueil, d’information, d’orientation et de promotion du centre.
Missions / conditions d'exercice
Secrétaire pédagogique du Master E-Log de l’INSA (60%)
=> Accueil et logistique
- Accueil des étudiants (physique, téléphonique et mail)
- Information et orientation des usagers et collègues pour toutes les questions relatives à
l'organisation administrative et pédagogique
- Aide à la préparation et participation aux événements (Pré-rentrée, Journée Portes
Ouvertes, Cérémonie de Remise des Diplômes…)
=> Gestion d’étudiants
- Vérification des dossiers d’inscription administrative en lien avec le Pôle Formation et Vie Etudiante de l’UPHF
- Gestion des absences des étudiants (assiduité, mise en ligne du calendrier et saisie des absences dans My FormaSup pour l’apprentissage)
- Gestion du cursus de l’étudiant (inscriptions pédagogiques, contrats de travail…)
- Etre l’interface entre l’Université et l’entreprise (suivi des contrats, lien avec les tuteurs
enseignants et les maitres d’apprentissage, suivi des absences)
- Délivrance des documents nécessaires à sa scolarité (attestation, relevés de notes, décision de jury, contrats de travail, avenants…)
- Suivi des étudiants bénéficiant d’un PAEH
- Réponse aux différents enquêtes (étudiants boursiers, sportifs de haut niveau, HCERES, CTI, CGE…)
=> Gestion des emplois du temps
- Mise à jour VT (vérification de l’intégration de la maquette pédagogique, intégration et répartition des étudiants groupes TD et TP)
- Gestion de l’organisation des emplois du temps dans le logiciel VT (placement des créneaux CM, TD, TP, cours vacataires, cours de langue, …) en lien avec les RP
- Gestion quotidienne des emplois du temps
- Lien avec les RP
- Échanges réguliers et partage des informations avec la cellule Vacataires
=> Pédagogie
- Vérification du respect des règles, règlements et des calendriers des différents cycles
- Élaboration et mise à jour des effectifs (liste actualisée, émargement)
- Saisie et mise à jour des modalités de contrôles et de connaissances dans Pégase
- Gestion des évaluations (devoirs surveillés, examens : planification, surveillance, logistique, état de paiement des surveillants)
- Saisie des notes dans les logiciels SCODOC et Pégase
- Gestion des résultats (diffusion des notes et des résultats aux étudiants, préparation des jurys de semestre, élaboration des PV de semestre et annuel)
- Gestion de la diplomation et des autorisations d’inscription N+1 dans Pégase
- Reprographie pour les cours à la demande des enseignants
=> Archivage
- Classer, archiver au format papier ou numérique
=> Recrutement - Aide à la gestion de la plateforme MonMaster et vérification de la conformité administrative des candidatures.
Chargé(e) d’accueil du Centre (40%)
=> Accueillir
- Animer l'accueil physique et téléphonique : organisation de l'espace, réception, écoute des demandes, prise des messages et transmission des appels, tenue du registre d'accueil
- Maintenir l’accueil et orienter le public vers les différents services
=> Informer
- Renseigner sur l’organisation et le fonctionnement du Centre
- Développer une méthodologie de recherche d'informations pour répondre aux questions du public sur les questions de formations, logement, transport, vie étudiante, santé, sport
- Organiser l'affichage, l'actualisation de la documentation de l'espace d'accueil du Centre
- Constituer, actualiser et diffuser un fond de documentation
- Actualiser les affichages et les informations mises à la disposition du public
=> Orienter
- Être l’interface entre la communauté universitaire, les institutionnels et les partenaires extérieurs
- Orienter vers le bon interlocuteur ou le bon service
- Guider géographiquement le visiteur vers son interlocuteur
=> Logistique
- Réceptionner et distribuer les livraisons de colis
- Assurer la gestion du matériel des amphis et des salles de cours (Brosses, feutres…)
- Avertir des soucis techniques dans les amphis
=> Gérer les clés des salles et des amphithéâtres
- Tenir un registre permettant le suivi de prêts des clés des salles du Centre
- S’assurer du retour de chaque clé et contacter l’emprunteur en cas de non-retour
=> Surveiller et contrôler
- Avertir des situations de danger
- Être vigilant sur les personnes accueillies
- Assurer un contrôle et une surveillance régulière des espaces de vie étudiante
- Prévenir des actes d’incivilité et des troubles
=> Contribuer aux activités du Centre
- Participer à la JPO, aux journées d’immersion, et aux autres événements du Centre.
=> Accueil et logistique
- Accueil des étudiants (physique, téléphonique et mail)
- Information et orientation des usagers et collègues pour toutes les questions relatives à
l'organisation administrative et pédagogique
- Aide à la préparation et participation aux événements (Pré-rentrée, Journée Portes
Ouvertes, Cérémonie de Remise des Diplômes…)
=> Gestion d’étudiants
- Vérification des dossiers d’inscription administrative en lien avec le Pôle Formation et Vie Etudiante de l’UPHF
- Gestion des absences des étudiants (assiduité, mise en ligne du calendrier et saisie des absences dans My FormaSup pour l’apprentissage)
- Gestion du cursus de l’étudiant (inscriptions pédagogiques, contrats de travail…)
- Etre l’interface entre l’Université et l’entreprise (suivi des contrats, lien avec les tuteurs
enseignants et les maitres d’apprentissage, suivi des absences)
- Délivrance des documents nécessaires à sa scolarité (attestation, relevés de notes, décision de jury, contrats de travail, avenants…)
- Suivi des étudiants bénéficiant d’un PAEH
- Réponse aux différents enquêtes (étudiants boursiers, sportifs de haut niveau, HCERES, CTI, CGE…)
=> Gestion des emplois du temps
- Mise à jour VT (vérification de l’intégration de la maquette pédagogique, intégration et répartition des étudiants groupes TD et TP)
- Gestion de l’organisation des emplois du temps dans le logiciel VT (placement des créneaux CM, TD, TP, cours vacataires, cours de langue, …) en lien avec les RP
- Gestion quotidienne des emplois du temps
- Lien avec les RP
- Échanges réguliers et partage des informations avec la cellule Vacataires
=> Pédagogie
- Vérification du respect des règles, règlements et des calendriers des différents cycles
- Élaboration et mise à jour des effectifs (liste actualisée, émargement)
- Saisie et mise à jour des modalités de contrôles et de connaissances dans Pégase
- Gestion des évaluations (devoirs surveillés, examens : planification, surveillance, logistique, état de paiement des surveillants)
- Saisie des notes dans les logiciels SCODOC et Pégase
- Gestion des résultats (diffusion des notes et des résultats aux étudiants, préparation des jurys de semestre, élaboration des PV de semestre et annuel)
- Gestion de la diplomation et des autorisations d’inscription N+1 dans Pégase
- Reprographie pour les cours à la demande des enseignants
=> Archivage
- Classer, archiver au format papier ou numérique
=> Recrutement - Aide à la gestion de la plateforme MonMaster et vérification de la conformité administrative des candidatures.
Chargé(e) d’accueil du Centre (40%)
=> Accueillir
- Animer l'accueil physique et téléphonique : organisation de l'espace, réception, écoute des demandes, prise des messages et transmission des appels, tenue du registre d'accueil
- Maintenir l’accueil et orienter le public vers les différents services
=> Informer
- Renseigner sur l’organisation et le fonctionnement du Centre
- Développer une méthodologie de recherche d'informations pour répondre aux questions du public sur les questions de formations, logement, transport, vie étudiante, santé, sport
- Organiser l'affichage, l'actualisation de la documentation de l'espace d'accueil du Centre
- Constituer, actualiser et diffuser un fond de documentation
- Actualiser les affichages et les informations mises à la disposition du public
=> Orienter
- Être l’interface entre la communauté universitaire, les institutionnels et les partenaires extérieurs
- Orienter vers le bon interlocuteur ou le bon service
- Guider géographiquement le visiteur vers son interlocuteur
=> Logistique
- Réceptionner et distribuer les livraisons de colis
- Assurer la gestion du matériel des amphis et des salles de cours (Brosses, feutres…)
- Avertir des soucis techniques dans les amphis
=> Gérer les clés des salles et des amphithéâtres
- Tenir un registre permettant le suivi de prêts des clés des salles du Centre
- S’assurer du retour de chaque clé et contacter l’emprunteur en cas de non-retour
=> Surveiller et contrôler
- Avertir des situations de danger
- Être vigilant sur les personnes accueillies
- Assurer un contrôle et une surveillance régulière des espaces de vie étudiante
- Prévenir des actes d’incivilité et des troubles
=> Contribuer aux activités du Centre
- Participer à la JPO, aux journées d’immersion, et aux autres événements du Centre.
Profils recherchés
COMPÉTENCES
=> Savoirs (connaissances) :
- Connaître l’université, Connaissances en gestion administratives, Application de la législation dans le domaine, Techniques d'accueil du public, Communiquer aisément et efficacement au téléphone et en public.
=> Savoir - faire :
- Utiliser les logiciels spécifiques à l’activité (VT, SCODOC, Pégase, My Formasup, MonMaster…)
- Savoir informer et rendre compte de l’état d’avancement des dossiers,
- Mettre en place et respecter les procédures,
- savoir Utiliser les fondamentaux de la bureautique, de messagerie, d'internet,
- Savoir planifier et respecter les délais, Savoir gérer les aléas, Structurer son travail.
=> Savoir - être
- Rigueur dans l'application des procédures, Sens de l'organisation et de l'anticipation, Réactivité, Sens relationnel, Gestion du temps, Gestion du stress, Capacité à travailler en équipe et au contact des étudiants, des enseignants et des professionnels, Maîtrise de soi, capacité d'écoute, sens de la confidentialité, autonomie.
PARTICULARITÉS LIES AU POSTE
Permanences annuelles éventuelles les samedis matins : 7h45-12h30
Amplitude horaire maximale : 7h45/17h30
Choix du temps hebdomadaire : 37h40/38h40/39h40
=> Savoirs (connaissances) :
- Connaître l’université, Connaissances en gestion administratives, Application de la législation dans le domaine, Techniques d'accueil du public, Communiquer aisément et efficacement au téléphone et en public.
=> Savoir - faire :
- Utiliser les logiciels spécifiques à l’activité (VT, SCODOC, Pégase, My Formasup, MonMaster…)
- Savoir informer et rendre compte de l’état d’avancement des dossiers,
- Mettre en place et respecter les procédures,
- savoir Utiliser les fondamentaux de la bureautique, de messagerie, d'internet,
- Savoir planifier et respecter les délais, Savoir gérer les aléas, Structurer son travail.
=> Savoir - être
- Rigueur dans l'application des procédures, Sens de l'organisation et de l'anticipation, Réactivité, Sens relationnel, Gestion du temps, Gestion du stress, Capacité à travailler en équipe et au contact des étudiants, des enseignants et des professionnels, Maîtrise de soi, capacité d'écoute, sens de la confidentialité, autonomie.
PARTICULARITÉS LIES AU POSTE
Permanences annuelles éventuelles les samedis matins : 7h45-12h30
Amplitude horaire maximale : 7h45/17h30
Choix du temps hebdomadaire : 37h40/38h40/39h40
Contact et modalités de candidature
Contact
0327724000
Informations complémentaires
Merci d'adresser votre lettre de motivation et C.V en mentionnant la référence de l'offre à /
Madame La Présidente - Communauté d'Agglomération de Cambrai
14 rue Neuve - BP 375
59 407 CAMBRAI Cedex
Madame La Présidente - Communauté d'Agglomération de Cambrai
14 rue Neuve - BP 375
59 407 CAMBRAI Cedex
Adresse de l'employeur
C.A. DE CAMBRAI
> - 14 rue Neuve - BP 375
59407 CAMBRAI Cedex
> - 14 rue Neuve - BP 375
59407 CAMBRAI Cedex
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.