Secrétaire pédagogique du Département TC / Chargé(e) d’accueil du Centre
Offre n° O059260810001024
Publiée le 10/08/2026
Synthèse de l'offre
Employeur
Site web de l'employeur
Lieu de travail
- 14 rue Neuve - BP 375, Cambrai (Nord (59))
Poste à pourvoir le
Dès que possible
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mutation vers autre collectivité
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-14 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
La communauté d'agglomération de Cambrai (55 communes et plus de 80 000 habitants), située à 1h00 de Lille (59), Un / une Secrétaire pédagogique Dépt TC (50%) et Chargé(e) d’accueil du Centre (50%).
DÉFINITION DU POSTE
- Secrétaire pédagogique du Département TC : Il / Elle a pour mission d’assister le Responsable Pédagogique (RP)
de la formation dans l’organisation des enseignements et des évaluations et de la gestion des étudiants.
- Chargé(e) d’accueil du Centre : L’agent d’accueil est une personne ressource, qui occupe une position importante.
Il a un rôle d’accueil, d’information, d’orientation et de promotion du centre.
DÉFINITION DU POSTE
- Secrétaire pédagogique du Département TC : Il / Elle a pour mission d’assister le Responsable Pédagogique (RP)
de la formation dans l’organisation des enseignements et des évaluations et de la gestion des étudiants.
- Chargé(e) d’accueil du Centre : L’agent d’accueil est une personne ressource, qui occupe une position importante.
Il a un rôle d’accueil, d’information, d’orientation et de promotion du centre.
Missions / conditions d'exercice
Secrétaire pédagogique du Département TC (50%)
=> Secrétariat pédagogique
- Accueil physique et téléphonique des usagers (enseignants, étudiants,…)
- Réceptionner et diffuser des courriers
- Traiter et gérer la diffusion des courriels
- Rédiger des courriels à la demande du RP
- Alimenter et modifier une base de données
Contrôler les échéances (planning de gestion : organisation des examens, des jurys…)
Emploi du temps :
* Enseignants (titulaires/vacataires) : - Collecte des fiches de service et vœux, - Coordination avec la direction de TC pour la validation et la création des intervenants pédagogiques ainsi que pour toutes questions de gestion administrative les concernant
* Etudiants : Gestion sur VT des emplois du temps : modifications, adaptations, reports de cours, gestion
des problématiques (coordination avec les intéressés …) en liaison avec le RP
- Procéder à la réservation des salles de cours sur le logiciel VT
- Procéder aux changements d’emplois du temps à la demande du RP
* Préparation des examens :
- Coordination avec l’équipe pédagogique et avec les RP, préparation des jurys, réservation
des salles collecte des sujets, gestion de la logistique, gestion de l’impondérable, en liaison avec le RP
* Gestion administrative et pédagogique quotidienne des étudiants : (accompagnement dans les démarches administratives, pédagogiques et conseil)
- Sur le logiciel PEGASE : maquettage des formations, paramétrages des modalités de collectes et de contrôles des enseignements, saisie de notes, calcul des moyennes,
préparation des jurys et des PV
* Inscription/candidatures étudiantes :
- Envoi des dossiers d’inscription, relances téléphoniques et mails, collecte des données administratives pour inscription dans PEGASE, en liaison avec le RP et les services de la
scolarité de l’UPHF
- Gestion des absences des étudiants
- Assurer l’archivage des dossiers.
Chargé(e) d’accueil du Centre (50%)
=> Accueillir
- Animer l'accueil physique et téléphonique : organisation de l'espace, réception, écoute des demandes, prise des messages et transmission des appels, tenue du registre d'accueil
- Maintenir l’accueil et orienter le public vers les différents services
=> Informer
- Renseigner sur l’organisation et le fonctionnement du Centre
- Développer une méthodologie de recherche d'informations pour répondre aux questions du public sur les questions de formations, logement, transport, vie étudiante, santé, sport
- Organiser l'affichage, l'actualisation de la documentation de l'espace d'accueil du Centre
- Constituer, actualiser et diffuser un fond de documentation
- Actualiser les affichages et les informations mises à la disposition du public
=> Orienter
- Etre l’interface entre la communauté universitaire et les institutionnels et les partenaires extérieurs
- Orienter vers le bon interlocuteur ou le bon service
- Guider géographiquement le visiteur vers son interlocuteur
=> Logistique - Réceptionner et distribuer les livraisons de colis
- Assurer la gestion du matériel des amphis et des salles de cours (Brosses, feutres…)
- Avertir des soucis techniques dans les amphis
=> Gérer les clés des salles et des amphithéâtres
- Tenir un registre permettant le suivi de prêts des clés des salles du Centre
- S’assurer du retour de chaque clé et contacter l’emprunteur en cas de non-retour
=> Surveiller et contrôler
- Avertir des situations de danger
- Assurer un contrôle et une surveillance régulière des espaces de vie étudiante
- Prévenir des actes d’incivilité et des troubles
=> Contribuer aux activités du Centre
- Participer à la JPO, aux journées d’immersion et aux autres évènements du Centre
=> Secrétariat pédagogique
- Accueil physique et téléphonique des usagers (enseignants, étudiants,…)
- Réceptionner et diffuser des courriers
- Traiter et gérer la diffusion des courriels
- Rédiger des courriels à la demande du RP
- Alimenter et modifier une base de données
Contrôler les échéances (planning de gestion : organisation des examens, des jurys…)
Emploi du temps :
* Enseignants (titulaires/vacataires) : - Collecte des fiches de service et vœux, - Coordination avec la direction de TC pour la validation et la création des intervenants pédagogiques ainsi que pour toutes questions de gestion administrative les concernant
* Etudiants : Gestion sur VT des emplois du temps : modifications, adaptations, reports de cours, gestion
des problématiques (coordination avec les intéressés …) en liaison avec le RP
- Procéder à la réservation des salles de cours sur le logiciel VT
- Procéder aux changements d’emplois du temps à la demande du RP
* Préparation des examens :
- Coordination avec l’équipe pédagogique et avec les RP, préparation des jurys, réservation
des salles collecte des sujets, gestion de la logistique, gestion de l’impondérable, en liaison avec le RP
* Gestion administrative et pédagogique quotidienne des étudiants : (accompagnement dans les démarches administratives, pédagogiques et conseil)
- Sur le logiciel PEGASE : maquettage des formations, paramétrages des modalités de collectes et de contrôles des enseignements, saisie de notes, calcul des moyennes,
préparation des jurys et des PV
* Inscription/candidatures étudiantes :
- Envoi des dossiers d’inscription, relances téléphoniques et mails, collecte des données administratives pour inscription dans PEGASE, en liaison avec le RP et les services de la
scolarité de l’UPHF
- Gestion des absences des étudiants
- Assurer l’archivage des dossiers.
Chargé(e) d’accueil du Centre (50%)
=> Accueillir
- Animer l'accueil physique et téléphonique : organisation de l'espace, réception, écoute des demandes, prise des messages et transmission des appels, tenue du registre d'accueil
- Maintenir l’accueil et orienter le public vers les différents services
=> Informer
- Renseigner sur l’organisation et le fonctionnement du Centre
- Développer une méthodologie de recherche d'informations pour répondre aux questions du public sur les questions de formations, logement, transport, vie étudiante, santé, sport
- Organiser l'affichage, l'actualisation de la documentation de l'espace d'accueil du Centre
- Constituer, actualiser et diffuser un fond de documentation
- Actualiser les affichages et les informations mises à la disposition du public
=> Orienter
- Etre l’interface entre la communauté universitaire et les institutionnels et les partenaires extérieurs
- Orienter vers le bon interlocuteur ou le bon service
- Guider géographiquement le visiteur vers son interlocuteur
=> Logistique - Réceptionner et distribuer les livraisons de colis
- Assurer la gestion du matériel des amphis et des salles de cours (Brosses, feutres…)
- Avertir des soucis techniques dans les amphis
=> Gérer les clés des salles et des amphithéâtres
- Tenir un registre permettant le suivi de prêts des clés des salles du Centre
- S’assurer du retour de chaque clé et contacter l’emprunteur en cas de non-retour
=> Surveiller et contrôler
- Avertir des situations de danger
- Assurer un contrôle et une surveillance régulière des espaces de vie étudiante
- Prévenir des actes d’incivilité et des troubles
=> Contribuer aux activités du Centre
- Participer à la JPO, aux journées d’immersion et aux autres évènements du Centre
Profils recherchés
Savoirs (connaissances) :
Connaitre l’université, Connaissance en gestion administrative, Application de la législation dans le domaine, Techniques d'accueil du public, Communiquer aisément et efficacement au téléphone et en public.
Savoir - faire :
- Utiliser les logiciels spécifiques à l’activité (VT, Pégase, Pstage, E-candidat..), Savoir informer et rendre compte de l’état d’avancement des dossiers, Mettre en place et respecter les
procédures, Savoir utiliser les fondamentaux de la bureautique, de messagerie, d’internet, Savoir planifier et respecter les délais
Savoir gérer les aléas, Structurer son travail.
Savoir-être :
Rigueur dans l’application des procédures, Sens de l’organisation et de l’anticipation , Réactivité, Sens relationnel, Gestion du temps, Gestion du stress, Capacité à travailler en équipe et au
contact des étudiants et des enseignants, Maîtrise de soi, capacité d’écoute, sens de la confidentialité, Autonomie.
PARTICULARITÉS LIES AU POSTE
Permanences annuelles les samedis matins : 7h45-12h30
Amplitude horaire maximale : 7h45/17h30
Choix du temps hebdomadaire : 37h40/38h40/39h40
Connaitre l’université, Connaissance en gestion administrative, Application de la législation dans le domaine, Techniques d'accueil du public, Communiquer aisément et efficacement au téléphone et en public.
Savoir - faire :
- Utiliser les logiciels spécifiques à l’activité (VT, Pégase, Pstage, E-candidat..), Savoir informer et rendre compte de l’état d’avancement des dossiers, Mettre en place et respecter les
procédures, Savoir utiliser les fondamentaux de la bureautique, de messagerie, d’internet, Savoir planifier et respecter les délais
Savoir gérer les aléas, Structurer son travail.
Savoir-être :
Rigueur dans l’application des procédures, Sens de l’organisation et de l’anticipation , Réactivité, Sens relationnel, Gestion du temps, Gestion du stress, Capacité à travailler en équipe et au
contact des étudiants et des enseignants, Maîtrise de soi, capacité d’écoute, sens de la confidentialité, Autonomie.
PARTICULARITÉS LIES AU POSTE
Permanences annuelles les samedis matins : 7h45-12h30
Amplitude horaire maximale : 7h45/17h30
Choix du temps hebdomadaire : 37h40/38h40/39h40
Contact et modalités de candidature
Contact
0327724000
Informations complémentaires
Merci d'adresser votre lettre de motivation et C.V. en mentionnant la référence de l'offre à:
Madame La Présidente
Communauté d'Agglomération de Cambrai
14 rue Neuve
BP 375
59407 CAMBRAI Cedex
Madame La Présidente
Communauté d'Agglomération de Cambrai
14 rue Neuve
BP 375
59407 CAMBRAI Cedex
Adresse de l'employeur
C.A. DE CAMBRAI
> - 14 rue Neuve - BP 375
59407 CAMBRAI Cedex
> - 14 rue Neuve - BP 375
59407 CAMBRAI Cedex
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.