Assistant.e de direction
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Offre n° O060230501043766
Publiée le 23/05/2023
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
Beauvais
Poste à pourvoir le
01/09/2023
Date limite de candidature
22/07/2023
Type d'emploi
Emploi permanent - création d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste créé suite à un nouveau besoin
Nombre de postes
1
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Rédacteur
Rédacteur principal de 1ère classe
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Rédacteur principal de 2ème classe
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-14 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Temps de travail
Temps complet,
1607 heures annuelles
Télétravail
Oui
Management
Non
Experience souhaitée
Confirmé
Descriptif de l'emploi
Poste de catégorie B - Filière administrative : Assistant.e de direction (f/h) au sein de la Direction générale des services de l'Agglomération du Beauvaisis
Type de recrutement: fonctionnaire ou contractuel.le de droit public
Type de recrutement: fonctionnaire ou contractuel.le de droit public
Missions / conditions d'exercice
Missions principales :
Ø Organiser l'agenda de la Directrice Générale des services (DGS) et participer à l'organisation de l'agenda de la Présidente :
- Assurer la planification des réunions et rendez-vous en fonction des priorités de la DGS
- Organiser les déplacements professionnels de la DGS
- Gérer la diffusion de l'information en fonction de leur importance et des destinataires
- Préparer les fonds de dossier quotidiens de la DGS et de la Présidente
- Répondre aux invitations de la Présidente
Ø Organiser le suivi administratif des documents et courriers de la DGS et de la Présidente :
- Coordonner le suivi des courriers
- Réceptionner les parapheurs avant signature et en assurer la transmission
- Assurer le classement physique et dématérialisé des dossiers
- Procéder à l'archivage des dossiers
- Courrier de la Présidente : prendre quotidiennement connaissance du courrier, rédiger les réponses soumises à la signature de la Présidente et / ou des vice-présidents, en lien avec le cabinet
Ø Réaliser des tâches administratives pour la DGS :
- Prendre des notes, mettre en forme des documents et assurer la diffusion de l'information
- Réaliser la saisie de divers documents
- Préparer des dossiers et mettre en forme des documents de présentation
Ø Organiser les réunions, commissions et séminaires pour la DGS :
- Rédiger les convocations aux réunions en préparant l'ordre du jour
- Organiser, préparer et suivre les réunions de direction
- Prendre des notes, rédiger des comptes-rendus/ relevés de décisions et assurer la transmission aux destinataires concernés
Ø Assurer le secrétariat :
- Gérer l'accueil téléphonique et physique
- Renseigner les interlocuteurs (internes et externes)
- Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques, les courriers et les courriels
- Gérer les courriels arrivant sur la boite " contact@beauvaisis.fr " et diriger vers le bon interlocuteur
Condition de travail :
- Temps complet : 37 heures hebdomadaires réparties du lundi au vendredi ; ouvrant droit à 12 jours de RTT
- Télétravail possible selon le règlement en vigueur
- Poste basé en centre-ville de Beauvais (rue Desgroux)
- Groupe RIFSEEP B3 ; prime annuelle d'assiduité ; CIA ; participation à la complémentaire santé
Ø Organiser l'agenda de la Directrice Générale des services (DGS) et participer à l'organisation de l'agenda de la Présidente :
- Assurer la planification des réunions et rendez-vous en fonction des priorités de la DGS
- Organiser les déplacements professionnels de la DGS
- Gérer la diffusion de l'information en fonction de leur importance et des destinataires
- Préparer les fonds de dossier quotidiens de la DGS et de la Présidente
- Répondre aux invitations de la Présidente
Ø Organiser le suivi administratif des documents et courriers de la DGS et de la Présidente :
- Coordonner le suivi des courriers
- Réceptionner les parapheurs avant signature et en assurer la transmission
- Assurer le classement physique et dématérialisé des dossiers
- Procéder à l'archivage des dossiers
- Courrier de la Présidente : prendre quotidiennement connaissance du courrier, rédiger les réponses soumises à la signature de la Présidente et / ou des vice-présidents, en lien avec le cabinet
Ø Réaliser des tâches administratives pour la DGS :
- Prendre des notes, mettre en forme des documents et assurer la diffusion de l'information
- Réaliser la saisie de divers documents
- Préparer des dossiers et mettre en forme des documents de présentation
Ø Organiser les réunions, commissions et séminaires pour la DGS :
- Rédiger les convocations aux réunions en préparant l'ordre du jour
- Organiser, préparer et suivre les réunions de direction
- Prendre des notes, rédiger des comptes-rendus/ relevés de décisions et assurer la transmission aux destinataires concernés
Ø Assurer le secrétariat :
- Gérer l'accueil téléphonique et physique
- Renseigner les interlocuteurs (internes et externes)
- Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques, les courriers et les courriels
- Gérer les courriels arrivant sur la boite " contact@beauvaisis.fr " et diriger vers le bon interlocuteur
Condition de travail :
- Temps complet : 37 heures hebdomadaires réparties du lundi au vendredi ; ouvrant droit à 12 jours de RTT
- Télétravail possible selon le règlement en vigueur
- Poste basé en centre-ville de Beauvais (rue Desgroux)
- Groupe RIFSEEP B3 ; prime annuelle d'assiduité ; CIA ; participation à la complémentaire santé
Profils recherchés
Profil :
- Doté.e d'un formation dans le domine administratif, vous maitrisez le fonctionnement institutionnel des collectivités territoriales et avez idéalement une expérience réussie en tant qu'assistant.e de direction
- Vous maitrisez les techniques de secrétariat, les outils bureautiques et possédez une très bonne expression à l'écrit et à l'oral
- Vous êtes organisé.e et rigoureux.se tant dans la gestion de vos dossiers que de votre temps de travail
- Vous savez anticiper, gérer les priorités de manière autonome dans le respect des délais fixés
- Vos qualités relationnelles sont reconnues
- Votre capacité à travailler en équipe, votre disponibilité et votre discrétion seront des atouts importants pour ce poste
- Doté.e d'un formation dans le domine administratif, vous maitrisez le fonctionnement institutionnel des collectivités territoriales et avez idéalement une expérience réussie en tant qu'assistant.e de direction
- Vous maitrisez les techniques de secrétariat, les outils bureautiques et possédez une très bonne expression à l'écrit et à l'oral
- Vous êtes organisé.e et rigoureux.se tant dans la gestion de vos dossiers que de votre temps de travail
- Vous savez anticiper, gérer les priorités de manière autonome dans le respect des délais fixés
- Vos qualités relationnelles sont reconnues
- Votre capacité à travailler en équipe, votre disponibilité et votre discrétion seront des atouts importants pour ce poste
Contact
Contact
03 44 15 68 36.
Informations complémentaires
Contact :
Renseignements complémentaires auprès de madame Samira Moula, Directrice Générale des Services, au 03 44 15 68 36.
Merci d'adresser votre candidature (lettre + CV) à madame la Présidente de la Communauté d'Agglomération du Beauvaisis, par courrier, à Hôtel de Ville, Direction des Ressources Humaines, BP 60330, 60021 Beauvais cedex, ou par mail à mbourdin@beauvais.fr jusqu'au 5 juin 2023.
Renseignements complémentaires auprès de madame Samira Moula, Directrice Générale des Services, au 03 44 15 68 36.
Merci d'adresser votre candidature (lettre + CV) à madame la Présidente de la Communauté d'Agglomération du Beauvaisis, par courrier, à Hôtel de Ville, Direction des Ressources Humaines, BP 60330, 60021 Beauvais cedex, ou par mail à mbourdin@beauvais.fr jusqu'au 5 juin 2023.
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique.
À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.