Assistant.e de direction
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Offre n° O060230701131475
Publiée le 21/07/2023
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
Hotel de ville - rue desgroux - bp 30425, Beauvais (Oise (60))
Poste à pourvoir le
01/12/2023
Date limite de candidature
19/09/2023
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une cessation de fonction de l'agent précédemment sur le poste
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint administratif
Rédacteur
Rédacteur principal de 1ère classe
Rédacteur principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint administratif
Rédacteur
Rédacteur principal de 1ère classe
Rédacteur principal de 2ème classe
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-14 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Temps de travail
Temps complet
Télétravail
Oui
Management
Non
Experience souhaitée
Confirmé
Descriptif de l'emploi
Sous l'autorité de la directrice adjointe chargée du programme d'activités seniors et du service retraités, vous serez chargé.e d'organiser le secrétariat, de participer à la communication, de gérer le courrier arrivée et départ du service et d'assurer le suivi des dossiers qui vous ont été confiés.
Poste de catégorie C ou B - Filière administrative : Assistant.e de direction (f/h)
Type de recrutement: fonctionnaire ou contractuel.le de droit public
Poste de catégorie C ou B - Filière administrative : Assistant.e de direction (f/h)
Type de recrutement: fonctionnaire ou contractuel.le de droit public
Missions / conditions d'exercice
Vos missions :
Ø Apporter une aide permanente au chef.fe de service et assurer le secrétariat :
- Participer à la réalisation des temps forts du service : banquets, colis, etc.
- Gérer l'agenda du chef de service en fonction des priorités
- Participer à l'organisation des réunions ou événements et assurer la logistique
- Veiller à la circulation de l'information
- Prendre des notes et rédiger les comptes rendus
- Saisir le budget et tenir à jour l'état de la consommation des crédits
- Renseigner les tableaux de suivi et listings (via le logiciel métier)
- Trier, classer et archiver des dossiers ou documents
Ø Recueillir et traiter les informations nécessaires au fonctionnement du service :
- Gérer, traiter et diffuser le courrier du service
- Hiérarchiser les demandes par ordre d'urgence, si nécessaire
- Rédiger les réponses et enregistrer les retours dans le logiciel métier
- Gérer des plannings
- Réaliser de tableaux de planification et d'aide à la décision
- Centraliser les demandes de formation/stage et y apporter des réponses
Ø Participer au programme d'animation à destination du public retraité :
- Recenser des besoins et mettre en adéquation l'offre d'animation
- Contribuer aux procédures des marchés publics
- Elaborer la planification des actions et travailler la rédaction du programme, en lien avec le service communication
- Suivre l'impression et l'adressage du programme
- Assurer le suivi des marchés et des contrats, en lien avec les fournisseurs et les services
Participer à l'animation avec les partenariats opérationnels
Ø Gérer le bon déroulement des diverses animations :
- Organiser les formalités administratives des inscriptions : feuillets d'inscription, affichage, etc.
- Assurer l'organisation logistique de réunions ou missions en lien avec l'activité
- Accompagner les sorties ou les séjours
- Assurer le suivi du remboursement d'assurance ou d'annulation de facturation
- Assurer un accueil téléphonique et physique du public
- Renseigner les interlocuteurs et inscrire aux activités du service
Vos conditions de travail :
- Temps complet : 37 heures hebdomadaires réparties du lundi au vendredi ; ouvrant droit à 12 jours de RTT
- Télétravail possible selon le règlement en vigueur
- Disponibilité requise pour s'adapter aux pics d'activité, en fonction des obligations du service
- Travail possible les week-ends
- Poste basé en centre-ville de Beauvais (rue Desgroux)
- Groupe RIFSEEP C1 ou B2 ; prime annuelle d'assiduité ; CIA ; participation à la complémentaire santé; titres-restaurants
Ø Apporter une aide permanente au chef.fe de service et assurer le secrétariat :
- Participer à la réalisation des temps forts du service : banquets, colis, etc.
- Gérer l'agenda du chef de service en fonction des priorités
- Participer à l'organisation des réunions ou événements et assurer la logistique
- Veiller à la circulation de l'information
- Prendre des notes et rédiger les comptes rendus
- Saisir le budget et tenir à jour l'état de la consommation des crédits
- Renseigner les tableaux de suivi et listings (via le logiciel métier)
- Trier, classer et archiver des dossiers ou documents
Ø Recueillir et traiter les informations nécessaires au fonctionnement du service :
- Gérer, traiter et diffuser le courrier du service
- Hiérarchiser les demandes par ordre d'urgence, si nécessaire
- Rédiger les réponses et enregistrer les retours dans le logiciel métier
- Gérer des plannings
- Réaliser de tableaux de planification et d'aide à la décision
- Centraliser les demandes de formation/stage et y apporter des réponses
Ø Participer au programme d'animation à destination du public retraité :
- Recenser des besoins et mettre en adéquation l'offre d'animation
- Contribuer aux procédures des marchés publics
- Elaborer la planification des actions et travailler la rédaction du programme, en lien avec le service communication
- Suivre l'impression et l'adressage du programme
- Assurer le suivi des marchés et des contrats, en lien avec les fournisseurs et les services
Participer à l'animation avec les partenariats opérationnels
Ø Gérer le bon déroulement des diverses animations :
- Organiser les formalités administratives des inscriptions : feuillets d'inscription, affichage, etc.
- Assurer l'organisation logistique de réunions ou missions en lien avec l'activité
- Accompagner les sorties ou les séjours
- Assurer le suivi du remboursement d'assurance ou d'annulation de facturation
- Assurer un accueil téléphonique et physique du public
- Renseigner les interlocuteurs et inscrire aux activités du service
Vos conditions de travail :
- Temps complet : 37 heures hebdomadaires réparties du lundi au vendredi ; ouvrant droit à 12 jours de RTT
- Télétravail possible selon le règlement en vigueur
- Disponibilité requise pour s'adapter aux pics d'activité, en fonction des obligations du service
- Travail possible les week-ends
- Poste basé en centre-ville de Beauvais (rue Desgroux)
- Groupe RIFSEEP C1 ou B2 ; prime annuelle d'assiduité ; CIA ; participation à la complémentaire santé; titres-restaurants
Profils recherchés
Votre profil :
- Doté.e d'un diplôme dans le secrétariat ou d'une formation dans le domine administratif, vous avez idéalement une expérience réussie en tant qu'assistante de direction
- Vous connaissez le fonctionnement des collectivités territoriales et avez des connaissances financières (marchés publics)
- Vous maitrisez les techniques de secrétariat et possédez une très bonne expression à l'écrit et à l'oral
- Vous êtes organisé.e et rigoureux.se tant dans la gestion de vos dossiers que de votre temps de travail
- A l'aise avec l'outil informatique, vous maîtrisez les outils bureautiques et saurez utiliser les logiciels métiers spécifiques au secteur
- Vous savez anticiper, gérer les priorités de manière autonome dans le respect des délais fixés
- Votre rigueur, votre capacité d'adaptation et votre sens de l'organisation vous permettront de gérer efficacement les tâches confiées
- Vos qualités relationnelles, votre sens du service public et votre sens du dialogue sont reconnues
- Votre disponibilité et votre discrétion professionnelle sont indispensables pour ce poste
- Doté.e d'un diplôme dans le secrétariat ou d'une formation dans le domine administratif, vous avez idéalement une expérience réussie en tant qu'assistante de direction
- Vous connaissez le fonctionnement des collectivités territoriales et avez des connaissances financières (marchés publics)
- Vous maitrisez les techniques de secrétariat et possédez une très bonne expression à l'écrit et à l'oral
- Vous êtes organisé.e et rigoureux.se tant dans la gestion de vos dossiers que de votre temps de travail
- A l'aise avec l'outil informatique, vous maîtrisez les outils bureautiques et saurez utiliser les logiciels métiers spécifiques au secteur
- Vous savez anticiper, gérer les priorités de manière autonome dans le respect des délais fixés
- Votre rigueur, votre capacité d'adaptation et votre sens de l'organisation vous permettront de gérer efficacement les tâches confiées
- Vos qualités relationnelles, votre sens du service public et votre sens du dialogue sont reconnues
- Votre disponibilité et votre discrétion professionnelle sont indispensables pour ce poste
Contact et modalités de candidature
Contact
03 44 79 40 69
Informations complémentaires
Votre contact :
Renseignements complémentaires auprès de madame Virginie Grall Boursier, Directrice adjointe du CCAS, au 03 44 79 40 69.
Les candidatures (lettre de motivation + CV) sont à adresser à monsieur le Président du Centre Communal d'Action Sociale de la ville de Beauvais, par courrier, à Hôtel de Ville, Direction des Ressources Humaines, BP 60330, 60021 Beauvais cedex, ou par mail à recrutement@beauvaisis.fr jusqu'au 17 aout 2023.
Renseignements complémentaires auprès de madame Virginie Grall Boursier, Directrice adjointe du CCAS, au 03 44 79 40 69.
Les candidatures (lettre de motivation + CV) sont à adresser à monsieur le Président du Centre Communal d'Action Sociale de la ville de Beauvais, par courrier, à Hôtel de Ville, Direction des Ressources Humaines, BP 60330, 60021 Beauvais cedex, ou par mail à recrutement@beauvaisis.fr jusqu'au 17 aout 2023.
Adresse de l'employeur
CCAS DE BEAUVAIS
>Hotel de ville - rue desgroux - bp 30425
60004 Beauvais cedex
>Hotel de ville - rue desgroux - bp 30425
60004 Beauvais cedex
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.