Responsable du secrétariat de Madame la Maire et Chef du Protocole (H/F)
Le délai de candidature pour cette offre a expiré, merci de ne plus postuler.
Offre n° O060231001212987
Publiée le 06/10/2023
Synthèse de l'offre
Employeur
La Ville de Noyon (Oise - 13 500 habitants), ville - centre de la Communauté de Communes du Pays Noyonnais (CCPN) , recrute pour ses services.
Notre collectivité offre plusieurs avantages à ses agents notamment :
-Aménagement des temps de travail :
-Télétravail 1 jour par semaine pour les postes éligibles.
-Reprise du compte épargne temps, 25 jours de congés annuels, jusqu’à 15 jours de RTT pour un cycle à 37h30 par semaine.
-Semaine de travail possible sur 4.5 jours
-Participation employeur à la mutuelle labélisée à hauteur de 20 %.
-Participation employeur à la prévoyance labélisée 9 €/Mois.
Notre collectivité offre plusieurs avantages à ses agents notamment :
-Aménagement des temps de travail :
-Télétravail 1 jour par semaine pour les postes éligibles.
-Reprise du compte épargne temps, 25 jours de congés annuels, jusqu’à 15 jours de RTT pour un cycle à 37h30 par semaine.
-Semaine de travail possible sur 4.5 jours
-Participation employeur à la mutuelle labélisée à hauteur de 20 %.
-Participation employeur à la prévoyance labélisée 9 €/Mois.
Lieu de travail
Mairie de NOYON, Noyon (Oise)
Poste à pourvoir le
Dès que possible
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une fin de contrat sur emploi permanent
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Attaché
Rédacteur
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Rédacteur
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
Situées à 1h de Paris (A1, train direct Paris Nord), la Communauté de Communes du Pays Noyonnais (33 000 habitants - 600 agents - 50 M€) et Noyon sa ville centre " Ville d'Art et d'Histoire " offrent un cadre de vie attractif riche en patrimoine et services. Dotées d'un nouvel exécutif volontaire et dynamique, les collectivités portent des projets d'envergure tels que le Campus économique Inovia (reconversion d'une friche militaire), la création d'un port intérieur du Canal Seine Nord Europe (en 2026), un équipement JO 2024.
La Ville de Noyon recrute un Responsable du secrétariat de Madame la Maire et Chef du Protocole (H/F)
Il ou elle assurera, coordonnera les activités administratives et logistiques, veillera au bon déroulement des événements et au respect du protocole.
Il ou elle travaillera étroitement avec Madame la Maire, le directeur de cabinet, les assistantes, le service communication et événementiel, et les élus.
La Ville de Noyon recrute un Responsable du secrétariat de Madame la Maire et Chef du Protocole (H/F)
Il ou elle assurera, coordonnera les activités administratives et logistiques, veillera au bon déroulement des événements et au respect du protocole.
Il ou elle travaillera étroitement avec Madame la Maire, le directeur de cabinet, les assistantes, le service communication et événementiel, et les élus.
Missions / conditions d'exercice
Gestion administrative :
- Encadre le secrétariat de la Maire (répartition et contrôle des missions)
- Gère et coordonne l'agenda de Madame la Maire
- Assure le suivi des courriers entrants et sortants et est garant des réponses apportées
- Priorise les demandes urgentes et assure un suivi régulier des parapheurs
- Rédige et suit les relevés de décisions de réunions
- Prépare et constitue des dossiers en vue des rendez-vous / réunions de la Maire en fonction de son agenda quotidien
- Assure une veille presse, établit une revue de presse et contribue à la réponse aux demandes et attentes des citoyens
Gestion logistique :
- Veille à la bonne préparation des rencontres et rendez-vous de la Maire ;
- Coordonne les actions administratives ;
- Garantit le bon déroulement des rendez-vous et événements (réservation de salles, confirmations de rdv, installations informatiques...) et assure un accueil adapté.
Coordination logistique des événements en lien avec la direction de la communication, l'événementiel et la police municipale (protocole) :
- Accompagne et assiste Madame la Maire et/ou des élus lors des événements officiels, de venues des partenaires locaux et de l'Etat.
- Propose et coordonne un protocole d'accueil et de programme
- Est force de proposition dans la rédaction de discours, en lien avec le directeur de cabinet
- Organise les réunions publiques de la maire en lien avec le service de communication et le directeur de cabinet
Rédaction process, proposition outils de suivi :
- Elaboration des outils de structuration de l'activité du secrétariat de la Maire
- Propose des supports, formulaires de suivi des demandes
- Rédige des fiches procédures et assure leur mise à jour
- Propose des outils de suivi de l'activité avec des indicateurs pertinents permettant un pilotage à l'échelle de la collectivité
Les avantages proposés par notre collectivité:
Prime de vacances & de fin d'année + CNAS + participation employeur pour la mutuelle labélisée à hauteur de 20 % et prévoyance labélisée 9 €/Mois.
- Encadre le secrétariat de la Maire (répartition et contrôle des missions)
- Gère et coordonne l'agenda de Madame la Maire
- Assure le suivi des courriers entrants et sortants et est garant des réponses apportées
- Priorise les demandes urgentes et assure un suivi régulier des parapheurs
- Rédige et suit les relevés de décisions de réunions
- Prépare et constitue des dossiers en vue des rendez-vous / réunions de la Maire en fonction de son agenda quotidien
- Assure une veille presse, établit une revue de presse et contribue à la réponse aux demandes et attentes des citoyens
Gestion logistique :
- Veille à la bonne préparation des rencontres et rendez-vous de la Maire ;
- Coordonne les actions administratives ;
- Garantit le bon déroulement des rendez-vous et événements (réservation de salles, confirmations de rdv, installations informatiques...) et assure un accueil adapté.
Coordination logistique des événements en lien avec la direction de la communication, l'événementiel et la police municipale (protocole) :
- Accompagne et assiste Madame la Maire et/ou des élus lors des événements officiels, de venues des partenaires locaux et de l'Etat.
- Propose et coordonne un protocole d'accueil et de programme
- Est force de proposition dans la rédaction de discours, en lien avec le directeur de cabinet
- Organise les réunions publiques de la maire en lien avec le service de communication et le directeur de cabinet
Rédaction process, proposition outils de suivi :
- Elaboration des outils de structuration de l'activité du secrétariat de la Maire
- Propose des supports, formulaires de suivi des demandes
- Rédige des fiches procédures et assure leur mise à jour
- Propose des outils de suivi de l'activité avec des indicateurs pertinents permettant un pilotage à l'échelle de la collectivité
Les avantages proposés par notre collectivité:
Prime de vacances & de fin d'année + CNAS + participation employeur pour la mutuelle labélisée à hauteur de 20 % et prévoyance labélisée 9 €/Mois.
Profils recherchés
Diplôme(s)/concours : BAC +3 minimum en sciences politiques, droit public ou administrations des collectivités.
Qualités requises pour le poste :
- Autonomie, rigueur, sens de l'organisation, esprit d'initiative, d'équipe, créativité, transversalité
- Grande disponibilité en particulier le weekend
- Grande capacité d'adaptation
- Capacité à gérer son stress et les situations complexes
- Loyauté et strict respect de la confidentialité
- Connaissance des règles protocolaires (discours et plans de table)
Compétences Relationnelles :
- Compétences relationnelles avérées, appétence au dialogue, à la communication
- Capacité à travailler en équipe et avec les élus
- Capacité à encadrer une équipe de proximité
- Capacité à prendre les bonnes décisions en situation d'urgence
Compétences rédactionnelles :
- Rédaction de rapports, notes, discours, éléments de langage, argumentaires
- Excellente capacité à relire attentivement discours, courriers, communiqués et publications
Compétences Techniques :
- Connaissance du fonctionnement des collectivités territoriales et de leur environnement
- Maitrise des outils informatiques (word, excel, power point...)
- Maitrise des techniques de secrétariat, de standard et d'accueil
- Appétence pour les réseaux sociaux, la presse
Qualités requises pour le poste :
- Autonomie, rigueur, sens de l'organisation, esprit d'initiative, d'équipe, créativité, transversalité
- Grande disponibilité en particulier le weekend
- Grande capacité d'adaptation
- Capacité à gérer son stress et les situations complexes
- Loyauté et strict respect de la confidentialité
- Connaissance des règles protocolaires (discours et plans de table)
Compétences Relationnelles :
- Compétences relationnelles avérées, appétence au dialogue, à la communication
- Capacité à travailler en équipe et avec les élus
- Capacité à encadrer une équipe de proximité
- Capacité à prendre les bonnes décisions en situation d'urgence
Compétences rédactionnelles :
- Rédaction de rapports, notes, discours, éléments de langage, argumentaires
- Excellente capacité à relire attentivement discours, courriers, communiqués et publications
Compétences Techniques :
- Connaissance du fonctionnement des collectivités territoriales et de leur environnement
- Maitrise des outils informatiques (word, excel, power point...)
- Maitrise des techniques de secrétariat, de standard et d'accueil
- Appétence pour les réseaux sociaux, la presse
Contact et modalités de candidature
Contact
recrutement@paysnoyonnais.fr
Informations complémentaires
Merci de candidater directement sur le site en évitant les envois de candidatures par courrier.
Veuillez nous adresser également vos diplômes en relation avec le poste et les prérequis et votre dernier arrêté le cas échéant.
Sans réponse de nos services dans un délai de 6 à 9 semaines, veuillez considérer votre candidature comme non retenue (nous ne sommes pas en mesure d'adresser une lettre de refus à tous les postulants) veuillez nous en excuser par avance.
Nous vous remercions par avance pour l'intérêt porté à notre collectivité.
Veuillez nous adresser également vos diplômes en relation avec le poste et les prérequis et votre dernier arrêté le cas échéant.
Sans réponse de nos services dans un délai de 6 à 9 semaines, veuillez considérer votre candidature comme non retenue (nous ne sommes pas en mesure d'adresser une lettre de refus à tous les postulants) veuillez nous en excuser par avance.
Nous vous remercions par avance pour l'intérêt porté à notre collectivité.
Adresse de l'employeur
NOYON
>1 place Bertrand Labarre
60400 Noyon
>1 place Bertrand Labarre
60400 Noyon
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.