Agent·e d'accueil
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Offre n° O060240201369211
Publiée le 28/02/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
1 Rue Desgroux - BP 60330, Beauvais (Oise)
Poste à pourvoir le
01/04/2024
Date limite de candidature
28/03/2024
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mobilité interne au sein de la collectivité
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint administratif
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-14 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Temps de travail
Temps complet
Télétravail
Non
Management
Non
Experience souhaitée
Confirmé
Descriptif de l'emploi
L'Hôtel de Ville de Beauvais recherche son agent·e d'accueil.
Missions / conditions d'exercice
Vos missions principales :
* Accueillez, orientez, renseignez et guidez les usagers auprès de tous services, annexes, établissements publics et privés confondus, en lien avec votre binôme ;
* Ouvrez et fermez les portes de la mairie aux horaires prévus et assurez en binôme la permanence d'accueil du service à la population des mardis et jeudis midi ;
* Veillez à la bonne organisation de l'accueil ;
* Renseignez les usagers sur les démarches relatives aux cartes d'identité et passeports et assurez un renfort au service en cas de forte influence en préparant les dossiers ;
* Assurez le traitement administratif de dossiers (mails, rendez-vous et manifestations, dossier partagé, courriers réceptionnés à l'accueil) et participez aux réunions de service ;
* Gérez le planning de réservation des ressources (salles, voitures de service, vélos...) et remontez les problématiques relatives aux voitures au garage du centre technique municipal ;
* Veillez à anticiper un éventuel gardiennage ;
* Transmettez les informations avec rigueur ;
* Réceptionnez les dossiers et compléments de dossiers pour le PACS et mariages et assurez-en la transmission au service concerné en suivant la procédure ;
* Veillez à tout changement concernant les permanences du Maire et des élu·e·s ;
* Tenez-vous informé·e des nouveautés législatives ;
* Gérez les appels téléphoniques internes (redirigez et renseignez les interlocuteurs·trices) ;
* Mettez en place et suivez l'affichage dans le hall et le sas de l'Hôtel de Ville ;
* Remettez aux usagers des arrêtés et courriers déposés à l'accueil à leur attention ;
* Transmettez les objets trouvés à la police municipale par le biais de la navette interne ;
* Vérifiez le bon fonctionnement du défibrillateur et remontez-en le moindre dysfonctionnement au responsable, et appliquez les consignes de sécurité ;
* Faites la passation des consignes au (à la) gardien·ne du soir ;
* Assurez la gestion administrative des actes reçus par courrier et déposés par l'état civil.
Ponctuellement :
* Accueillez les personnes malvoyantes et remettez-leur les télécommandes Okeenea pour les feux tricolores ;
* Représentez la collectivité aux diverses manifestations de la Ville ;
* Participez à l'archivage ;
* Contactez les différents intervenants pour prévenir des pannes survenues (ascenseurs, distributeurs de boissons) et assurez-en l'information et l'affichage au public.
* Accueillez, orientez, renseignez et guidez les usagers auprès de tous services, annexes, établissements publics et privés confondus, en lien avec votre binôme ;
* Ouvrez et fermez les portes de la mairie aux horaires prévus et assurez en binôme la permanence d'accueil du service à la population des mardis et jeudis midi ;
* Veillez à la bonne organisation de l'accueil ;
* Renseignez les usagers sur les démarches relatives aux cartes d'identité et passeports et assurez un renfort au service en cas de forte influence en préparant les dossiers ;
* Assurez le traitement administratif de dossiers (mails, rendez-vous et manifestations, dossier partagé, courriers réceptionnés à l'accueil) et participez aux réunions de service ;
* Gérez le planning de réservation des ressources (salles, voitures de service, vélos...) et remontez les problématiques relatives aux voitures au garage du centre technique municipal ;
* Veillez à anticiper un éventuel gardiennage ;
* Transmettez les informations avec rigueur ;
* Réceptionnez les dossiers et compléments de dossiers pour le PACS et mariages et assurez-en la transmission au service concerné en suivant la procédure ;
* Veillez à tout changement concernant les permanences du Maire et des élu·e·s ;
* Tenez-vous informé·e des nouveautés législatives ;
* Gérez les appels téléphoniques internes (redirigez et renseignez les interlocuteurs·trices) ;
* Mettez en place et suivez l'affichage dans le hall et le sas de l'Hôtel de Ville ;
* Remettez aux usagers des arrêtés et courriers déposés à l'accueil à leur attention ;
* Transmettez les objets trouvés à la police municipale par le biais de la navette interne ;
* Vérifiez le bon fonctionnement du défibrillateur et remontez-en le moindre dysfonctionnement au responsable, et appliquez les consignes de sécurité ;
* Faites la passation des consignes au (à la) gardien·ne du soir ;
* Assurez la gestion administrative des actes reçus par courrier et déposés par l'état civil.
Ponctuellement :
* Accueillez les personnes malvoyantes et remettez-leur les télécommandes Okeenea pour les feux tricolores ;
* Représentez la collectivité aux diverses manifestations de la Ville ;
* Participez à l'archivage ;
* Contactez les différents intervenants pour prévenir des pannes survenues (ascenseurs, distributeurs de boissons) et assurez-en l'information et l'affichage au public.
Profils recherchés
* Vous maîtrisez les outils bureautiques et êtes ponctuel·le ;
* Vos capacités rédactionnelles sont indispensables ;
* Courtois·e, vous avez le sens de l'accueil et du service public et savez aller au-devant du public ;
* Serviable, empathique, dévoué·e, dynamique et souriant·e, vous êtes reconnu·e pour votre aisance relationnelle, votre tact, votre diplomatie et votre discrétion ;
* Vous savez faire preuve d'écoute et de self-contrôle, savez gérer le stress et l'agressivité ;
* L'esprit d'équipe est important pour vous et vous portez intérêt à l'organisation du service ;
* Vous savez faire preuve d'autonomie et prioriser les tâches.
* Vos capacités rédactionnelles sont indispensables ;
* Courtois·e, vous avez le sens de l'accueil et du service public et savez aller au-devant du public ;
* Serviable, empathique, dévoué·e, dynamique et souriant·e, vous êtes reconnu·e pour votre aisance relationnelle, votre tact, votre diplomatie et votre discrétion ;
* Vous savez faire preuve d'écoute et de self-contrôle, savez gérer le stress et l'agressivité ;
* L'esprit d'équipe est important pour vous et vous portez intérêt à l'organisation du service ;
* Vous savez faire preuve d'autonomie et prioriser les tâches.
Contact et modalités de candidature
Contact
0344794025
Informations complémentaires
Renseignements complémentaires auprès de Fabrice Luginbuhl au 03 44 79 40 25.
Adressez votre candidature (lettre de motivation + CV) à Monsieur le Maire, à recrutement@beauvaisis.fr ou par courrier : Hôtel de ville, direction des ressources humaines, BP 60330, 60021 Beauvais cedex avant le 26 mars 2024.
Adressez votre candidature (lettre de motivation + CV) à Monsieur le Maire, à recrutement@beauvaisis.fr ou par courrier : Hôtel de ville, direction des ressources humaines, BP 60330, 60021 Beauvais cedex avant le 26 mars 2024.
Adresse de l'employeur
BEAUVAIS
>1 Rue Desgroux - BP 60330
60021 BEAUVAIS Cédex
>1 Rue Desgroux - BP 60330
60021 BEAUVAIS Cédex
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.