Expérience exigée.
Assurer un accueil physique et téléphonique en direction des administrés notamment sur les sujets état civil, cimetière et administration générale, avec qualité, bienveillance, courtoisie et efficacité afin de valoriser et véhiculer une image de la mairie et des services municipaux à l’écoute des citoyens.
Assurer le secrétariat de la direction administrative, financière et RH.

 Dans le cadre de l’état civil
 Rédaction des actes : mariages, décès et transcription de décès, naissance, reconnaissance, baptême civil
 Inscriptions des mentions marginales
 Copies d’actes
 Tenue et mise à jour des registres
 Réception des demandes d’inscriptions scolaire
 Gestion de l’affichage
 Recensement citoyen

 Dans le cadre de l’administration générale
 Accueillir les usagers en faisant preuve de courtoisie et en se montrant disponible
 Recevoir les appels téléphoniques sur le standard de la mairie
 Répondre aux questions des usagers dans des termes simples et les diriger vers le bon interlocuteur
 Aider le cas échéant l’usager à compléter un dossier, à le mettre en forme, ou à rédiger des formulaires
 Orienter l’usager à l’appui d’un plan de la ville
 Remettre les formulaires et la documentation demandés par les usagers
 Prise en charge de l’usager en cas de contestation ou de besoin d’explications
 Affaires Générales (Recensement militaire, Légalisation de signature, etc.)
 Gestion des affaires funéraires
 Gestion des élections en lien avec l’assistante

 Dans le cadre du secrétariat du service
 Gestion du courrier (ouverture du courrier, classement par thème du courrier, dépôt du courrier à la direction)
 Rédaction de courrier
 Classement
 Tâches ponctuelles liées au ressources humaines (courrier candidat non retenu etc.)
 Tâches ponctuelles liées à la comptabilité (intervention sur l’inventaire, courriers aux locataires etc.)
 Gestion des bons de commandes (saisie et envoi)
 Mandats et titres en cas de forte activité

EXPÉRIENCE EXIGÉE EN ÉTAT CIVIL - CIMETIÈRE - ACCUEIL ET SECRÉTARIAT GÉNÉRAL
 Maîtriser les techniques de réception d'accueil et de secrétariat
 Être capable de recevoir, identifier, orienter et informer les usagers
 Assurer une bonne gestion des appels téléphoniques
 Maîtriser les outils d'information, de recherches documentaires et de communication au service des usagers : agenda, site de la ville…
 Procédure et fonctionnement de la collectivité
 Collecter et assurer la diffusion des bonnes informations, écrites ou orales
 Veiller à la mise à jour des informations
 Connaissance de l’environnement institutionnel, des collectivités territoriales, de la fonction publique territoriale
 Maîtrise du logiciel EXCEL, WORD : tableau/courrier
 Maîtrise logiciel BERGER LEVRAULT : état civil / élections / recensement citoyen / gestion financière
 Maîtrise logiciel GESCIME : Cimetière
 Maîtrise logiciel ROMUALD : Annuaire de la Commune