Sous la responsabilité de la Secrétaire Générale.
Pour remplacement d'un agent momentanément absent.
Travail en équipe avec les agents du pôle administratif, polyvalence et capacité à mener à bien l'ensemble des missions dévolues au pôle administratif.
Poste d'agent chargé de l'accueil et de saisie comptable

ACCUEIL : Gestion du standard : réception des appels, prise des messages, orientation du public vers les différentes personnes et renseignements aux administrés.
Réception, traitement et diffusion de l'information : enregistrement du courrier départ/arrivée, envoi du courrier, affichage (papier + mails) et tenue du registre d'affichage. Gestion de la boîte mail Contact@
Travaux de bureautique : saisie et mise en forme de documents informatiques (courriers, tableaux, arrêtés, comptes-rendus, ...), tri, classement, archivage, numérisation, suivi de l'agenda salle de réunion, salles en locations, agenda du Maire, duplication des documents des séances du Conseil Municipal et autres. Mise à jour des différentes listes existantes (anciens, associations, ....) Création de nouvelles selon les besoins. Etiquettes d'envoi.
Tri du bulletin municipal avant distribution par élus.
Gestion et suivi des dossiers PASS avec le Conseil Départemental de l'Oise.
Gestion des débits de boissons, vide grenier.
Recensement militaire.
Gestion des plannings des salles communales (location et/ou prêt)
Réception des dossiers d'attestation d'accueil et préparation de leur instruction.
COMPTABILITÉ : enregistrement et numérisation des pièces comptables. Saisie des mandats et titres selon les directives de la Secrétaire Générale et de l'élue en charge des finances.
Archivage : Mise en archive et gestion des dossiers, tri des archives selon la durée, respect des procédures d'élimination des archives et récolement.
Urbanisme : Enregistrement des dossiers sur la plateforme URBA+, notification de décisions aux pétitionnaires.
Élections : Tenue des listes électorales. Préparation des scrutins et participation aux opérations de votes.
État civil : En l'absence de l'agent en charge de cette mission : Rédaction des actes d'État Civil, annotation des mentions, délivrances des copies intégrales ou extraits, gestion des registres, gestion du recensement citoyen. Enregistrement, modification, dissolution des PACS. Rédaction de parrainages civils. Veille juridique indispensable.
Travail sur 4 jours (repos le mardi). Permanence 9 samedis par an de 9h à 12h. Astreintes pour les élections, le jour de scrutin. Travail sur écran quotidien, agressivité du public, travail assis au quotidien.

SAVOIRS : Connaissances de l'environnement juridique des collectivités territoriales. Maîtrise des techniques de recherches documentaires. Maîtrise de l'expression écrite et orale (grammaire, orthographe, syntaxe, vocabulaire professionnel). Maîtrise des outils informatiques et bureautiques. Connaissances règlementaires en matière d'État Civil, archivage.
SAVOIRS FAIRE : Savoir travailler en autonomie. Savoir rendre compte et faire circuler l'information. Savoir s'organiser et gérer les priorités. Comprendre une demande, filtrer et orienter les correspondants. Savoir prendre des notes. S'adapter à différents interlocuteurs.
SAVOIRS ETRE : Sens du contact, amabilité, qualité d'écoute et de dialogue. Sens du Service Public ; mettre l'administré au cœur de sa mission. Travail en équipe. Respect de la hiérarchie. Calme et maîtrise de soi. Gérer les situations de stress. Discrétion, confidentialité. Savoir gérer et suivre une procédure. Etre réactif. Organisation, méthode et rigueur. Autonomie et polyvalence. Patience et diplomatie.