Gestion administrative de la Direction :
Traitement des dossiers et saisie de documents :
 Rédaction de divers courriers administratifs ou comptes rendus
 Suivi et mise en forme des dossiers administratifs
 Gestion des emails et du courrier
 Réception, traitement et diffusion du courrier
 Enregistrer et nommer des documents informatiques
 Exécution et suivi des procédures administratives
 Recherche et vérification des informations traitées
 Veiller au respect des procédures et des délais
 Contribuer à la simplification et à l’amélioration des processus administratifs
 Réaliser et mettre en forme des travaux de bureautiques
 Suivi des projets et des activités de la Direction
 Mettre en place des procédures de gestion et les indicateurs nécessaires au suivi des activités et au reporting à la direction
 Assurer un binôme de compétence sur les missions principales de l’autre gestionnaire financier et administratif

Accueil physique et téléphonique :
 Assurer l’accueil physique et téléphonique de la Direction
 Prendre des messages et adapter son discours en fonction de son interlocuteur
 Orienter et conseiller vers l’interlocuteur ou le service compétent
 Hiérarchiser les demandes ou informations selon leur caractère d’urgence

Gestion de l’information, classement et archivages de documents :
 Réceptionner, enregistrer et vérifier les dossiers
 Photocopier et assembler les documents
 Trier, classer et archiver les documents
 Rechercher, présenter et diffuser des informations

Planification et suivi :
 Intégrer les priorités du service dans la gestion quotidienne des activités du secrétariat
 Organiser la vie professionnelle du DSI, prendre et organiser les rendez-vous
 Assurer l’organisation logistique des réunions
 Renseigner des tableaux de suivi des activités du service
 Gestion des fournitures

Gestion financière de la Direction :
Réception, traitement, vérification et classement des pièces comptables :
 Suivre l’exécution budgétaire du service
 Réaliser les engagements comptables des dépenses
 Vérifier la disponibilité des crédits
 Réaliser les bons de commande du ou des services
 Certification des factures de la Direction sur l’ensemble des budgets : assurer un contrôle permanent des factures, des litiges et des avoirs
 Assurer le lien avec les prestataires sur la partie comptable des dossiers
 Faire le lien avec la Direction des Finances pour la gestion comptable des opérations
 Tenir à jour des tableaux de bords de suivi de facturation
 Identifier un problème sur une opération comptable
 Prendre en charge le suivi complet du volet financier et administratif des projets
 préparer les budgets des systèmes d’information de l’ARC et des différentes communes adhérentes à la DCSI, en collaboration avec le DSI
 Elaborer et suivre les documents budgétaires annuels et pluriannuels et piloter l’exécution des budgets en fonctionnement et en investissement :
o superviser, vérifier et valider les engagements comptables des dépenses et recettes, les bons de commande et la disponibilité des crédits
o assurer un contrôle permanent sur l’exécution administrative des marchés publics : contrôler les factures, les états d’acompte…
 Mettre en place des outils de pilotage et de suivi efficaces et performants, les alimenter, en faire l’analyse et le reporting réguliers (budgets, trésorerie, etc.)
 Assurer la refacturation des dépenses communales liées aux systèmes d’information et émettre les titres de recettes adéquats
 Faire le lien avec la Direction des Finances pour la gestion comptable des opérations

Gestion des marchés publics :
 Participer à la préparation des marchés et accords-cadres (rédaction des cahiers des charges, maintien à jours des référentiels métiers, recueil d’information auprès des communes…)
 Assurer le suivi des marchés et accords-cadres :
o assurer un suivi permanent des dossiers : traçabilité des opérations ; exactitude des pièces ; tenue des délais ; respect des obligations contractuelles
o mettre en place des outils de pilotage pour assurer le suivi des échéances des procédures de la direction
 Faire le lien avec la Direction de la Commande Publique pour la réalisation des DCE
 Assurer le suivi des contrats des systèmes d’information de l’ARC et des communes adhérentes de la DCSI