Missions principales
1. Gestion administrative
Activités de la direction
•Préparer et suivre les instances consultatives et délibérantes (réunions de secteur, commission 5 « Territoire », bureau et conseil communautaire) : établir et diffuser l’ordre du jour, recueil des dossiers, respect des délais de validation, suivi des échéanciers des instances (dont calendrier des élus), saisie des rapports sur Air Delib, transmission et classement.
•Elaborer des outils ou des fiches de procédures de coordination pour assurer le bon fonctionnement de la direction et en assure la mise à jour (ex. : tableau de suivi des instances, des marchés publics, de la facturation et des bons de commande, …)
•Participer aux réunions du collectif de direction et réunions de services DSU : planifier, établir et diffuser l’ordre du jour et rédaction de compte-rendu.
•Organiser les réunions et gérer les agendas : montage des réunions, coordination des agendas, réservation de salles, préparation des listes de présence, préparation des salles, préparation de fonds de dossiers, diffusion des documents et accueil éventuel.
•Assurer le suivi des parapheurs et documents administratifs (conventions, courriers, notes etc.) : relecture et correction, veille aux échéances, mise en forme, suivi du circuit de signatures, diffusion et classement.
Politique de la ville
•Coordonner la procédure de l’appel à projets (AAP) du contrat de ville : organise et supervise la procédure depuis le lancement de l’AAP (mise en place/organisation du calendrier global, diffusion aux partenaires, relecture/mise en forme des supports, publication), réception des dossiers (vérification, classement par thématique, rédaction du tableau de synthèse des demandes), phase d’instruction (organisation et participation aux instances, diffusion des documents), comité de programmation (planification, mise en forme supports) et analyse des bilans (saisie données + mise à jour tableau de suivi).
2. Gestion financière
Activités de la direction
•Référent.e de la direction et interface avec le service des Finances.
•Participer à l’élaboration ainsi qu’à la saisie du budget et au suivi de l’exécution de celui-ci (préparation budget primitif, décisions modificatives, mise à jour des notes de synthèses de l’ensemble des services de la direction).
•Participer à l’élaboration et à l’actualisation du plan pluriannuel d’investissement (PPI).
•Suivre les factures : saisie des bons de commande et factures sur le logiciel CIRIL, enregistrement sur le serveur DAPV, interface avec les autres directions de l’ACSO ainsi qu’avec les prestataires extérieurs.
•Gérer et suivre les dossiers de demandes de subventions pour l’ensemble de la direction : réalisation de demandes de subventions, réception et contrôle des dossiers, envoi aux partenaires, lien avec le service financier sur l’avancée des demandes, suivi des conventions partenariales, relance des partenaires pour les bilans d’actions, éventuelle analyse de ceux-ci, suivi de volets comptables et financiers pour des dispositifs spécifiques.
Politique de la ville
•Coordonner le circuit d’attribution des subventions du contrat de ville : mise à jour du tableau de suivi des subventions, interface avec le service finance, supervise l’envoi des notifications d’attribution et le circuit de signature des conventions/courriers/relances.
3.Suivi des contrats et/ou marchés publics
•Référent.e de la direction et interface avec le service des marchés publics,
•Participer à l’élaboration des pièces des marchés ou contrats (RC, AE, CCAP, pièces financières)
•Suivre administrativement et financièrement l’exécution des marchés ou contrats (ordre de service, avenants, tableaux de suivi…),
•Rédiger les rapports d’analyse des offres (RAO).
4. Organisation du pôle assistantes
•Encadrer et superviser l’assistante administrative dans ses missions quotidiennes, veiller à la continuité de service en cas d’absence, réaliser son entretien individuel.
•Participer aux événements : appui à la rédaction des fiches action, interface services compétents, lien prestataires, diffusion invitations, présence lors des événements.