CHARGE DES RELATIONS USAGERS ET ASSISTANT DE DIRECTION - H/F
Le délai de candidature pour cette offre a expiré, merci de ne plus postuler.
Offre n° O061231101265542
Publiée le 23/11/2023
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
Place foch - cs 50362, Alençon (Orne)
Poste à pourvoir le
26/12/2023
Date limite de candidature
23/12/2023
Type d'emploi
Emploi permanent - création d'emploi
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-14 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
Assurer l'interface entre l'usager et les services liés au cadre de vie et le suivi administratif de la Direction.
Missions / conditions d'exercice
Relation à l'usager :
- Recueillir les informations et les demandes des usagers de second niveau, les transmettre aux services compétents,
- Assurer le suivi des demandes dans les services techniques
- Etablir des bilans et synthèses à destination de la hiérarchie,
- Veiller et améliorer des procédures,
- Etablir et alimenter des outils de suivi et de bilan partagés
Assistance direction
- Assurer le suivi administratif de la Direction : gestion des agendas du Directeur, rédaction - frappe de courriers, rapports et tableaux divers, classement et archivage, intérim ponctuel des secrétariats de la Direction Patrimoine Public (congés...), Ouverture, tri, enregistrement et diffusion du courrier dans les services, accueil téléphonique,
- Assurer le suivi des tableaux de bord en lien avec les différents services,
- Assurer le suivi financier et budgétaire : en lien avec les chargés d'opération et les pôles administratifs des directions concernées, suivi des imputations, crédits, consommations au sein des opérations.
- Assurer le secrétariat des commissions n°5 Ville, n°3 CUA transports déchets et n°6 CUA Cadre de Vie (programmation, ordre du jour, convocation, compte-rendu),
- Etablissement des bons de commande, suivie les factures et les budgets.
- Prendre en charge le bilan mensuel des astreintes techniques et transmission au service paie,
- Elaborer et centraliser les délibérations et rapports et suivre les validations.
CONDITIONS D'EXERCICE :
Rattachement hiérarchique : Rattaché au Directeur de Département Patrimoine Public
Temps de travail : 38H30mn par semaine avec 21 RTT et 25 CP par an, éligible au télétravail
Actions sociale : Participation à la mutuelle - adhésion au CNAS (Comité National d'Action Sociale) - amicale du personnel
Contraintes particulières liées au poste : Respect des obligations de discrétion et de confidentialité.
- Recueillir les informations et les demandes des usagers de second niveau, les transmettre aux services compétents,
- Assurer le suivi des demandes dans les services techniques
- Etablir des bilans et synthèses à destination de la hiérarchie,
- Veiller et améliorer des procédures,
- Etablir et alimenter des outils de suivi et de bilan partagés
Assistance direction
- Assurer le suivi administratif de la Direction : gestion des agendas du Directeur, rédaction - frappe de courriers, rapports et tableaux divers, classement et archivage, intérim ponctuel des secrétariats de la Direction Patrimoine Public (congés...), Ouverture, tri, enregistrement et diffusion du courrier dans les services, accueil téléphonique,
- Assurer le suivi des tableaux de bord en lien avec les différents services,
- Assurer le suivi financier et budgétaire : en lien avec les chargés d'opération et les pôles administratifs des directions concernées, suivi des imputations, crédits, consommations au sein des opérations.
- Assurer le secrétariat des commissions n°5 Ville, n°3 CUA transports déchets et n°6 CUA Cadre de Vie (programmation, ordre du jour, convocation, compte-rendu),
- Etablissement des bons de commande, suivie les factures et les budgets.
- Prendre en charge le bilan mensuel des astreintes techniques et transmission au service paie,
- Elaborer et centraliser les délibérations et rapports et suivre les validations.
CONDITIONS D'EXERCICE :
Rattachement hiérarchique : Rattaché au Directeur de Département Patrimoine Public
Temps de travail : 38H30mn par semaine avec 21 RTT et 25 CP par an, éligible au télétravail
Actions sociale : Participation à la mutuelle - adhésion au CNAS (Comité National d'Action Sociale) - amicale du personnel
Contraintes particulières liées au poste : Respect des obligations de discrétion et de confidentialité.
Profils recherchés
Formations :
Niveau baccalauréat bureautique
Compétences techniques :
Maîtrise des outils informatiques - Bonnes capacités rédactionnelles - Connaissances de l'environnement territorial
Aptitudes personnelles :
Sens de l'accueil et de l'écoute de l'usager - discrétion et secret professionnel - aptitudes relationnelles et au travail en équipe - gestion des priorités - sens de l'organisation - force de proposition
Niveau baccalauréat bureautique
Compétences techniques :
Maîtrise des outils informatiques - Bonnes capacités rédactionnelles - Connaissances de l'environnement territorial
Aptitudes personnelles :
Sens de l'accueil et de l'écoute de l'usager - discrétion et secret professionnel - aptitudes relationnelles et au travail en équipe - gestion des priorités - sens de l'organisation - force de proposition
Contact et modalités de candidature
Contact
0233324120
Informations complémentaires
Les candidatures accompagnées, d'une lettre de motivation et d'un CV, sont à adresser au plus tard le : 23 décembre 2023
Merci de bien vouloir rappeler sur votre courrier la référence de l'offre d'emploi suivante : 188/2023
Soit par courrier à l'attention de :
Monsieur le Président de la Communauté Urbaine d'Alençon
Direction des Ressources Humaines
CS 50362 Place Foch - 61014 Alençon Cedex Soit par mail à l'attention de :
courrier@ville-alencon.fr
Pour tout renseignement contacter le service Recrutement & Formation au 02.33.32.41.20.
Merci de bien vouloir rappeler sur votre courrier la référence de l'offre d'emploi suivante : 188/2023
Soit par courrier à l'attention de :
Monsieur le Président de la Communauté Urbaine d'Alençon
Direction des Ressources Humaines
CS 50362 Place Foch - 61014 Alençon Cedex Soit par mail à l'attention de :
courrier@ville-alencon.fr
Pour tout renseignement contacter le service Recrutement & Formation au 02.33.32.41.20.
Adresse de l'employeur
Communauté Urbaine d'Alençon
>Place foch - cs 50362
61014 Alencon cedex
>Place foch - cs 50362
61014 Alencon cedex
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.