Placé sous l’autorité de la directrice des affaires financières, l’assistant/l’assistante accompagne celle-ci afin de faciliter et optimiser la gestion administrative de la direction mutualisée (COMMUNE, EPCI, CCAS). En étroite collaboration avec la directrice, l’assistant/assistante est la personne de confiance qui organise, gère, coordonne et assure le suivi de l’ensemble des activités visant à la seconder.
Il/elle exécute des actes administratifs et de gestion courante. Il/elle aura également une orientation très opérationnelle en étant force de proposition et en étant gestionnaire de projets spécifiques pouvant être d’ampleur.
En lien avec les différents responsables de la direction, l’assistant/l’assistante recueille, traite et facilite la circulation de l’information nécessaire au fonctionnement de la Direction. Il/elle informe et oriente dans leurs démarches les interlocuteurs internes et externes.

Missions principales du poste et compétences attendues :


1. Organisation de l’activité administrative de la direction :
 Organiser et suivre l’agenda et les prises de rdv de la directrice, rappel des informations importantes et transmission des informations, assurer l’accueil physique et/ou téléphonique
 Répondre aux demandes d’informations des autres services et de l’extérieur
 Elaborer et rédiger des documents divers (courriers, mails, rapports, compte-rendu, relevés de décisions, …), les reproduire et les diffuser
 Organiser et planifier des réunions
 Traitement du courrier et suivi de la circulation des parapheurs.

2. Organisation de l’activité administrative en lien avec les autres directions :
 Assurer la préparation matérielle des commissions municipales et communautaires rattachées à la direction
 Assurer la programmation et la préparation des réunions de suivi budgétaire et comptable mensuelles ou bimestrielles ainsi que des réunions de pilotage des subventions en lien avec les autres directions et la chargée de recherche de financement.
 Assister la chargée de recherche de financement dans le suivi et l’archivage des dossiers ainsi que lors des pics de charge
 Être un relai auprès des services supports notamment auprès du service des assemblées pour les délibérations et décisions relevant de la Direction
 Être également un relai auprès du réseau des assistants de direction

3. Suivi de dossiers en propre en fonction des besoins de la Direction :
 Suivre des dossiers spécifiques ayant des implications transversales
 Permettre la circulation des informations au sein des collectivités
 Revoir l’architecture informatique réseau de partage interne pour plus de cohérence et d’efficacité
 Être garant des accès individuels aux différents outils pour la direction

Descriptif du profil recherché :

 Maîtrise de la bureautique : pack Office (Outlook, PowerPoint, Excel, Word)
 Maîtrise de l’utilisation d’outils collaboratifs et de communication (Internet, messagerie, planning partagé, web conférence, …)
 Maîtrise de la construction d’outils de reporting et de tableaux de bord
 Connaissances en gestion administrative et en gestion budgétaire et comptable
 Très bonnes capacités rédactionnelles
 Maîtrise des méthodes de classement et d’archivage et des techniques de numérisation
 Connaissance des techniques et outils de veille informationnelle et réglementaire

Aptitudes professionnelles :
 Etre facilitatrice
 Dynamisme
 Esprit d’initiative
 Discrétion et confidentialité
 Organisation et rigueur
 Réactivité et autonomie
 Aisance relationnelle
 Esprit d’équipe
 Sens de l’écoute et de la communication
 Disponibilité
 Capacité à travailler dans des délais contraints et à respecter les délais
 Capacité à prioriser
 Capacité d’adaptation aux changements, à faire face à des situations d’urgence
 Travail en mode projet