Gestion du standard : réception des appels, prise de messages, de rendez-vous, et orientation du public et des appels vers les différents partenaires, primo renseignements
Assurer la réception du public ainsi que le secrétariat téléphonique du PAD, en coordination avec le responsable de service. Repérer et prioriser le ou les besoins juridiques et/ou associatifs ainsi que les situations d'urgence
Accueil physique du public, orientation vers les services compétents et si nécessité orientation vers un service extérieur
Réalisation et mise en forme de travaux en bureautique (tableaux de bord, courriels...)
Aide à la rédaction des courriers, accompagnement physique des personnes
Réception, traitement, diffusion et affichage des informations
Suivi et archivage des dossiers et du courrier

Assurer le secrétariat, l'accueil, l'orientation du public et des usagers. Gestion du standard, de l'accueil et des prises de rendez-vous

SAVOIR FAIRE :
Connaître l'environnement institutionnel et les processus décisionnels. Connaître les missions des Administrations et celles des partenaires publics.
Maitriser les techniques d'accueil, les règles de communication
Maitriser le fonctionnement du standard téléphonique, des annuaires et d'internet
Maitriser la bureautique courante (Word et Excel)
Maitriser les techniques de communication, de négociation et de médiation
Gérer un standard, Recevoir, filtrer et réorienter les appels téléphoniques.
Rendre compte de son activité
Connaître l'environnement du service et de ses domaines d'activité
Comprendre une demande et s'exprimer correctement par écrit et oralement
Maitriser l'outil informatique (Word et Excel...) et bureautique (classement...) et les techniques de secrétariat (prise de note...)
Distinguer le caractère urgent des informations à transmettre
Respecter les consignes. Avoir des notions de droit (famille, travail...)
SAVOIR ETRE :
Avoir une bonne élocution. Etre polyvalent et mobile
Aménager les espaces d'accueil des publics et des intervenants institutionnels ou associatifs
Comprendre une demande, filtrer et orienter les publics et les correspondants
Prendre des notes, mettre en forme des tableaux et être organiser
S'adapter à différents interlocuteurs (habitants, institutions, intervenants, associations...)
Accueillir le public avec amabilité. Etre diplomate
Gérer les situations de stress et de tension
Respecter la confidentialité, faire preuve d'une très grande discrétion et de réserve
Qualité relationnelle, sens de l'écoute
Capacité d'initiative et de réaction dans la gestion des accueils des publics fragiles et/ou difficiles
Garantir une bonne image du service public