Assistant(e) de direction
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Offre n° O062231201294520
Publiée le 18/12/2023
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
La Citadelle - Boulevard du Général de Gaulle - CS 10345, Arras (Pas-de-Calais)
Poste à pourvoir le
17/01/2024
Date limite de candidature
17/01/2024
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mobilité interne au sein de la collectivité
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Rédacteur
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Rédacteur
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Temps de travail
Temps complet
Experience souhaitée
Confirmé
Descriptif de l'emploi
Assistant (e) de direction au Cabinet du Président
Temps de travail : Poste à temps complet
Cadre d'emplois : Adjoints Administratifs ou Rédacteurs
Sous l'autorité du Cabinet du Président.
Conditions d'exercice des missions :
* Possibilité d'assister à certaines réunions ou évènements,
* Savoir travailler dans l'urgence.
Temps de travail : Poste à temps complet
Cadre d'emplois : Adjoints Administratifs ou Rédacteurs
Sous l'autorité du Cabinet du Président.
Conditions d'exercice des missions :
* Possibilité d'assister à certaines réunions ou évènements,
* Savoir travailler dans l'urgence.
Missions / conditions d'exercice
* L'organisation permanente de la vie professionnelle du cadre ou de l'élu,
* L'organisation de l'agenda et prendre rdv en fonction des priorités du cadre ou de l'élu (contacts nationaux),
* L'organisation des déplacements du cadre ou de l'élu en France ou à l'étranger (réservations, prises de contact),
* La réalisation et la mise en forme de travaux de bureautique,
* La prise de notes et la mise en forme de tous types de courrier,
* La réalisation de la saisie de documents de forme et contenus divers (compte-rendu, déroulés...),
* L'organisation du classement et de l'archivage des dossiers,
* Le suivi des projets et activités de la Direction :
o Intégrer les priorités du service, du cadre et du Président dans la gestion quotidienne des activités de secrétariat,
o Suivre l'exécution budgétaire du service,
o Renseigner des tableaux de suivi des activités du service,
* L'accueil téléphonique et physique au secrétariat :
o Renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire vers l'interlocuteur compétent,
o Adapter son discours en fonction de l'interlocuteur,
o Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques et les courriers informatiques,
* L'organisation et la planification des réunions :
o Rédiger les ordres du jour en concertation avec le cadre ou l'élu,
o Respecter les délais de transmission de documents avant la réunion,
o Prendre des notes lors des réunions et rédiger les comptes rendus,
* Le rappel des informations importantes, dates clés et transmettre des messages,
* En équipe, préparer et assurer la bonne tenue des événements majeurs organisés par la collectivité.
* L'organisation de l'agenda et prendre rdv en fonction des priorités du cadre ou de l'élu (contacts nationaux),
* L'organisation des déplacements du cadre ou de l'élu en France ou à l'étranger (réservations, prises de contact),
* La réalisation et la mise en forme de travaux de bureautique,
* La prise de notes et la mise en forme de tous types de courrier,
* La réalisation de la saisie de documents de forme et contenus divers (compte-rendu, déroulés...),
* L'organisation du classement et de l'archivage des dossiers,
* Le suivi des projets et activités de la Direction :
o Intégrer les priorités du service, du cadre et du Président dans la gestion quotidienne des activités de secrétariat,
o Suivre l'exécution budgétaire du service,
o Renseigner des tableaux de suivi des activités du service,
* L'accueil téléphonique et physique au secrétariat :
o Renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire vers l'interlocuteur compétent,
o Adapter son discours en fonction de l'interlocuteur,
o Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques et les courriers informatiques,
* L'organisation et la planification des réunions :
o Rédiger les ordres du jour en concertation avec le cadre ou l'élu,
o Respecter les délais de transmission de documents avant la réunion,
o Prendre des notes lors des réunions et rédiger les comptes rendus,
* Le rappel des informations importantes, dates clés et transmettre des messages,
* En équipe, préparer et assurer la bonne tenue des événements majeurs organisés par la collectivité.
Profils recherchés
* Notions d'organisation et de gestion du temps,
* Confidentialité et discrétion,
* Règles de l'expression oral et écrite de qualité,
* Techniques de secrétariat,
* Circuits et procédure administrative,
* Règles d'orthographe, syntaxe et grammaire,
* Logiciels de bureautique,
* Fonctionnement de l'internet et de l'intranet,
* Organisation et service de la collectivité,
* Principes rédactionnels de la note de synthèse et du compte rendu,
* Notions de comptabilité analytique,
* Tableaux de bord et outils de planification et suivi,
* Contextes et enjeux de la collectivité ou structure,
* Standard téléphonique.
* Confidentialité et discrétion,
* Règles de l'expression oral et écrite de qualité,
* Techniques de secrétariat,
* Circuits et procédure administrative,
* Règles d'orthographe, syntaxe et grammaire,
* Logiciels de bureautique,
* Fonctionnement de l'internet et de l'intranet,
* Organisation et service de la collectivité,
* Principes rédactionnels de la note de synthèse et du compte rendu,
* Notions de comptabilité analytique,
* Tableaux de bord et outils de planification et suivi,
* Contextes et enjeux de la collectivité ou structure,
* Standard téléphonique.
Contact et modalités de candidature
Contact
0321218700
Informations complémentaires
CV + LM
Adresse de l'employeur
CU D'ARRAS
>La Citadelle - Boulevard du Général de Gaulle - CS 10345
62026 ARRAS CEDEX
>La Citadelle - Boulevard du Général de Gaulle - CS 10345
62026 ARRAS CEDEX
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.