Le (la) titulaire du poste aura en charge l'instruction et constitution des actes d'état civil (naissance, mariage, décès, pacs...), assurer la bonne tenue administrative des registres, le recensement militaire et population, la gestion du cimetière (achat / renouvellement de concessions, délivrance des différents documents funéraires.
Assurer l'accueil physique et téléphonique de la mairie, le planning des salles communales.
Gestion et rédaction du courrier : papier et électronique.
En binôme l'agent aura la charge de l'agence postale communale et le service urbanisme : enregistrement des dossiers (DP, PC, PA, CU...), réponse aux offices notariales... Les dossiers sont instruits par le service urbanisme de la CAB.

Vos missions principales seront les suivantes :

Etat civil :
- Constituer les dossiers liés à l'état civil et rédaction des actes : naissances, reconnaissances, changement de nom, mariages, décès, PACS, actes demandés par les usagers et les officiers publics/privés (notaires, ... ) ;
- Tenue administrative des registres d'Etat Civil ;
- Réponses aux courriers des usagers, mentions, livrets de familles, légalisations de signature ;
- Inscription des citoyens sur la liste électorale ;
- Effectuer le recensement militaire.

Cimetière :
- Tenue et mise à jour du registre d'inhumations ;
- Renouvellement de concessions ;
- Achats, conversions de concessions ; gestion de la régie,
- Délivrance de documents funéraires : autorisation fermeture de cercueil, autorisation crémation, permis d'inhumer
- Gestion administrative des exhumations et réinhumation dans la commune de départ ;
- Accueil et accompagnement des familles ;

Accueil physique et téléphonique du public :
- Accueillir, renseigner et orienter le public en présentiel et par téléphone ;
- Orienter le public et les appels vers les services ou organismes compétents ;
- Annoncer les visiteurs ;
- Gérer l'affichage de l'information aussi bien sur le site internet de la commune mais également sur le panneau numérique extérieur ;
- Noter et transmettre les messages aux différents services en récoltant les informations essentielles (identité, coordonnées, objet) ;
- Rédaction de différents courriers (inscriptions dans les écoles, dérogations scolaires...)
- Faire les différentes invitations pour les cérémonies et les commissions diverses.


Gestion des locations de salles communales
-Gérer le planning
- Participation à la réunion de la commission des fêtes avec les différentes associations (1 fois/an).
- Encaissement des locations de salles réservées par les particuliers.

Gestion de l'agence postale communale
Assurer l'accueil du public
Assurer les services postaux
- Assurer la vente de produits (timbres etc.)
- Assurer la gestion des courriers au départ, envoi recommandé, instances lettres, paquets
- Assurer des services de proximité : contrat de réexpédition du courrier, garde du courrier, Prêt-à-Poster de réexpédition
Assurer les services financiers et les prestations associées
- Procéder aux demandes de retraits d'argent, versement et virement de compte à compte
- Transmettre au bureau central pour traitement direct selon les règles en vigueur des demandes de services spécifiques
Assurer la comptabilité de l'agence postale communale
- Procéder quotidiennement au compte de la caisse et au rangement dans le coffre
- Commander des fonds, de la monnaie
- Assurer la gestion des stocks, l'inventaire et la commande de produits
- Procéder aux transferts d'argent et de marchandises

Urbanisme :
- Informer et conseiller les pétitionnaires (expliquer les procédures),
- Réceptionner les demandes
- Suivi administratif des dossiers,
- S'assurer de leur complétude avant transmission au service instructeur,
- Après instruction, diffusion des autorisations d'urbanisme aux bénéficiaires et aux administrations,
- Affichage des autorisations d'urbanisme en Mairie,
- Répondre aux demandes d'informations des notaires, des citoyens, ...
- Numérotations


Contraintes particulières :
Participation aux célébrations de mariage, ou baptême civil, le samedi matin et/ou après-midi.
Présence nécessaire (le dimanche) lors des différentes élections.

Minimum Niveau BAC.
Expérience exigée significative dans une collectivité territoriale (mairie).

Poste à pourvoir à temps complet, à raison de 35 heures/semaine.

Avantages liés au poste : RIFSEEP, CNAS, CHEQUES DEJEUNERS.

Savoirs - Connaissances :
- Connaissance des techniques d'accueil du public ;
- Connaissances en matière d'état civil et des procédures funéraires,
- Maîtrise de l'outil informatique (bureautique, messagerie, tableau d'information extérieur, site internet de la Commune ...),
- Connaissance de l'environnement professionnel.
- Très bonne maîtrise de l'état civil, et des procédures funéraires.

Savoir être :
- Sens aigu du service public
- Sens du contact, amabilité, écoute et dialogue
- Calme, maîtrise de soi, gestion de son stress
- Rigueur et sens de l'organisation
- Discrétion et confidentialité
- Autonomie et polyvalence
- Aptitude pour le travail en équipe
-Polyvalence