FINALITE DE L'EMPLOI :
Assurer la gestion administrative des dossiers de représentation.
Développer des relations avec les partenaires institutionnels et veiller à la vie protocolaire.

Mission 1 : Assurer la gestion administrative des dossiers de représentation

o Organiser et maintenir à jour les dossiers de représentation de la collectivité
o Assurer le suivi des déplacements et des agendas des représentants de la collectivité
o Préparer la documentation nécessaire pour les réunions, conférences et événements de représentation
o Collaborer avec les membres du Cabinet du Maire et de la Direction de la communication pour assurer une représentation efficace et cohérente de la collectivité

Mission 2 : Assurer le suivi des relations avec les partenaires institutionnels

o Établir et maintenir des relations de travail efficaces avec les partenaires institutionnels tels que l'État, la Région, le Département, l'Intercommunalité et les associations d'élus dont AMF 62 et Villes de France...
o Coordonner les réunions et les échanges d'informations avec les partenaires institutionnels pour échanger sur les priorités, les projets en cours et les collaborations potentielles
o Préparer les courriers officiels, les rapports et les notes d'analyse
o Effectuer des recherches approfondies sur les dispositifs d'Etat, les textes législatifs et les initiatives locales pour alimenter les documents rédigés
o Assurer la conformité des documents rédigés avec les normes et les procédures établies

Mission 3 : Effectuer une veille juridique pour signaler des dossiers et situations à enjeux et sur l'environnement de la collectivité

o Surveiller les évolutions législatives, réglementaires et jurisprudentielles impactant la collectivité
o Proposer des distinctions et des reconnaissances protocolaires
o Suivre les publications au Journal Officiel et en informer les parties prenantes concernées
o Gérer la correspondance avec les partenaires institutionnels et les représentants officiels

ENVIRONNEMENT DE TRAVAIL :
v Travail de bureau
v Horaires réguliers avec amplitude variable en fonction des obligations de service
v Grande disponibilité (soirées, week-ends, jours fériés en fonction des besoins)

SAVOIR
o Maîtriser les outils bureautiques
o Connaître l'environnement territorial
o Connaître la collectivité, ses valeurs, son identité, son environnement...
o Maîtriser la communication globale (organisationnelle, rédactionnelle, interne, externe, web)
o Maîtriser les techniques et outils de communication (oraux, écrits, visuels, multimédias...)

SAVOIR-FAIRE
o Savoir concevoir des messages clairs et simples
o Savoir travailler en équipe projet
o Savoir travailler dans l'urgence, anticiper les besoins, s'adapter
o Savoir gérer plusieurs dossiers de front

SAVOIR-ETRE
o Être innovant
o Faire preuve de curiosité et d'ouverture d'esprit
o Posséder un bon relationnel
o Faire preuve de réactivité et d'adaptabilité
o Être proactif
o Être méthodique, rigoureux, autonome
o Être à l'écoute