Pôle Ressources et Accompagnement
Direction des achats et de la commande publique
Service support administratif et budgétaire
Bureau de gestion des achats

Le service support administratif et budgétaire est composé :
- d'un bureau de gestion des achats comprenant un chef de bureau et neuf gestionnaires achats en charge de l'exécution des marchés de la direction (réception des besoins, gestion des commandes/stocks, engagement comptable, service fait, etc.) ;
- d'un chargé d'accompagnement et de communication qui réalise la veille juridique interne à la collectivité pour ce qui concerne la passation des marchés publics au travers de procédures écrites et du règlement interne de la commande publique et assure la diffusion de l'information au sein de la direction et du Département (le cas échéant sous la forme de sessions d'information) ainsi que sa gestion documentaire ;
- d'un gestionnaire de commissions en charge de l'organisation des commissions liées à la commande publique (CAO, Jurys, CDSP, CCSPL) ;
- d'un gestionnaire budgétaire qui réalise la préparation et le suivi de l'exécution budgétaire et comptable des marchés de la direction;
- d'un gestionnaire de données en charge de la production des données marchés (extraction, exploitation et traitement de la donnée);
- d'une secrétaire.

Sous l'autorité du chef de bureau de gestion des achats, vous êtes en charge de l'exécution technique et du suivi budgétaire des marchés de fournitures, de prestations intellectuelles et de services contractualisés par les acheteurs de la direction.
Vous assurez la gestion d'un " portefeuille " de marchés déterminé par le chef de bureau de gestion des achats et susceptible d'être modifié par ce dernier pour des raisons d'organisation et/ou d'optimisation des modes de fonctionnement.
Le gestionnaire achats est l'interlocuteur des agents du Département pour toutes les demandes de besoins assisté et avec l'appui du chef de bureau de gestion des achats pour les demandes " complexes ".
Le gestionnaire achats exerce un rôle de conseiller et de facilitateur auprès des agents du Département dans l'expression du besoin.

* Dans le cadre des marchés qui lui seront affectés, ses missions principales sont de :

- Réceptionner les demandes des agents du Département ;
- Procéder aux vérifications budgétaires et vérifier la conformité vis à vis des marchés ;
- Générer les commandes via un logiciel spécifique (KIMOCE, etc.) ;
- Utiliser les outils informatiques mis à disposition du gestionnaire achats pour l'exécution de ses marchés (exemple : applicatif EPI, etc.)
- Engager comptablement les commandes via un applicatif informatique et les préparer pour signature ;
- Suivre les commandes jusqu'à la livraison sur site suivant les délais imposés au(x) fournisseur(s);
- Traiter et suivre la facturation, effectuer le rapprochement des bons de livraison et constater le service fait ;
- Traiter, au besoin, les pénalités de retard envers les fournisseurs ;
- Gérer la relation avec les fournisseurs ;
- Assurer le suivi administratif et financier des marchés ;
- Développer la connaissance technique des produits afin d'adapter l'offre aux besoins des agents ;
- Proposer et mettre en place des tableaux de bord de pilotage et de suivi de son portefeuille achat pour en améliorer la performance ;
- Etre force de proposition pour apporter des améliorations dans l'organisation de son travail et dans la satisfaction des agents ;
- Suivi des SAV ;
- Se déplacer, le cas échéant, sur l'ensemble du Département dans le cadre des projets.

* En cas d'absence d'un autre gestionnaire du service, il pourra être amené à:

- Réceptionner les demandes des services départementaux en produits, matériels et services différents du portefeuille attribué ;
- Veiller à la bonne gestion des stocks ;
- Procéder aux commandes, au suivi et à la facturation de ces produits, matériels et services conformément aux exigences réglementaires en vigueur ;
- Sur demande du chef de bureau de gestion des achats, contacter les fournisseurs pour toutes demandes d'information suite à des demandes d'achat.

* Missions organisationnelles :

- Etre force de proposition sur les questions liées à l'exécution et au suivi budgétaire des marchés ;
- Participer aux réunions de bureau, service et/ou de direction et aux groupes de réflexion travail, le cas échéant.

Savoirs :
* Connaissance de la commande publique, de la comptabilité publique et des Collectivités Territoriales ;
* Expérience sur un poste similaire souhaitée.

Savoir-faire :
* Maîtrise des outils informatiques (Word, Excel, Outlook) ;
* Maîtrise du logiciel comptable Grand Angle ;
* Connaissance souhaitée de l'applicatif de gestion utilisé au sein de la direction (KIMOCE).

Savoir être :
* Qualités relationnelles indispensables
* Sens du travail en équipe
* Force de proposition.
* Rigueur, autonomie et organisation
* Polyvalence
* Dynamisme et motivation
* Capacité d'anticipation et d'adaptation
* Discrétion