Chargée de l'événementiel et du lien aux associations.

Sous l'autorité de la responsable du Pôle Culture :
_ gérer les manifestations culturelles et festives ;
_ accompagner le lien aux associations.

MISSIONS GENERALES

1_ Gérer les manifestations culturelles et festives :
_ Préparer, organiser, planifier, et gérer la mise en œuvre des manifestations, événements et spectacles organisés par la municipalité ou ses partenaires institutionnels ou associatifs en lien avec les différents services ;
_ Gérer les contacts, rédiger les contrats d’engagement, et organiser l’accueil des intervenants ;
_ Evaluer le déroulement des manifestations et optimiser l’utilisation des équipements et moyens techniques dans le respect du principe d’éco-responsabilité ;
_ Accueillir, orienter et informer le public ;
_ Régisseuse principale pour toutes les manifestations de la ville. Gestion de la billetterie et de la billetterie en ligne. Encaisser les droits d’entrée lors des manifestations payantes, puis classer et archiver les pièces et documents comptables ;
_ Être force de proposition quant à l’organisation de nouveaux événements locaux ;
_ Suivi des dossiers d’administration (subvention, mécénat, partenariat…) ;
_ Préparer et suivre l’exécution du budget de son secteur ;
_ Veiller au respect des règles en matière de sécurité ;
_ Être présente lors des activités programmées par la ville (accueil des artistes, réception…) ;
_ Gérer les mises à disposition de salles et le prêt de matériel ;
_ Optimiser la gestion des équipements ;
_ Etablir les conventions de location en adéquation avec le dossier de demande ;
_ Etablir et mettre à jour le planning d’occupation des salles communales et de prêt de matériel ;
_ Signaler aux services référents les problèmes ou dégradations des lieux.

2_ Accompagner le lien aux associations :
_ Réceptionner et instruire les demandes de réservation des salles communales et de prêt de matériel émanant, des associations, des services municipaux, ou des organismes extérieurs ;
_ Rédiger les conventions d’occupation ou de location des bâtiments communaux ou de prêt de matériel en adéquation avec la demande ;
_ Actualiser les coordonnées des associations (mise à jour, suivi des statuts, etc.) ;
_ Être la personne référente en mairie pour les associations ;
_ Gérer les accès aux bâtiments communaux des associations (badge, logiciel, clés…), ainsi que les alarmes ;
_ Gérer les relations et conflits, faire le lien avec les élus ;
_ Rédiger les courriers de relance et d’avertissement et autre courrier administratifs.

MISSIONS COMPLEMENTAIRES

_ Gérer les commandes de chèque CADHOC ;
_ Coordination des informations en lien avec le secrétariat et l’accueil de la collectivité ;
_ L’agent devra s’inscrire dans une forte polyvalence dans les tâches confiées.

QUALITES HUMAINES
_ Être rigoureuse, organisée et autonome dans le travail ;
_ Savoir prendre des initiatives, et être réactive en toute situation ;
_ Faire preuve d’esprit d’équipe ;
_ Être disponible et dynamique ;
_ Être force de proposition ;
_ Savoir gérer les conflits.

QUALITES PROFESSIONNELLES
_ Manifester un intérêt pour le champ artistique et culturel,évènementiel ;
_ Être capable d’évaluer la faisabilité technique d’un projet (analyse, compréhension des objectifs à atteindre et de la particularité de la manifestation) en collaboration avec les différents services ;
_ Maîtriser les procédures administratives ;
_ Connaître le fonctionnement des collectivités territoriales et des partenaires institutionnels, ainsi que la réglementation en vigueur dans le domaine du spectacle et de l’événementiel ;
_ Savoir conduire et gérer un projet ;
_ Savoir par son expression et sa présentation, donner une bonne image de l’institution ;
_ Disposer de qualités d’analyse, et rédactionnelles ;
_ Savoir rendre compte de son activité ;
_ Maîtriser les outils bureautiques.

CONDITIONS D'EXERCICE
_ Horaires de travail irréguliers avec amplitude variable à l’occasion des manifestations (soirée, Week-end) ;
_ Déplacements possibles.