Pôle d’affectation : Administration Générale
Lieu d’affectation : Secrétariat Général au siège de la Ca2bm
Rattachement hiérarchique (N+1) : Directrice du pôle Administration Générale
Niveau minimal de diplôme requis : BAC, BTS Secrétariat de direction ou équivalent
Cycle de travail : 1 607 h
N.B.I : 10 points
Port EPI : Néant
Missions non restrictives et amenées à évoluer dans le temps en fonction des besoins du service

1. Organisation de la vie professionnelle de l’élu
- Organiser l’agenda et prendre des rendez-vous en fonction des priorités de l’élu
- Rappeler les informations importantes et transmettre des messages
- Organiser les déplacements de l’élu
- Maîtrise des logiciels bureautiques (Word, Excel, Power Point...)
- Principes rédactionnels des notes et des comptes rendus
- Etablir une relation de confiance avec l’élu
- Effectuer le relais entre les élus et le service RH (référent RH)

2. Accueil et orientation téléphonique et physique
- Assurer l’accueil téléphonique et physique du cabinet
- Orienter les usagers et les partenaires vers les services et directions le cas échant
- Filtrer les appels et transmettre les messages
- Alerter le Président ou le directeur de cabinet sur les situations urgentes

3. Organisation du protocole
- Gestion administrative du protocole
- Gestion des invitations
- Constituer des bases de données et les tenir à jour
- Formalisation de l’organisation des événements liés au protocole, distinction des tâches et des personnes

4. Gestion du courrier entrant, gestion des parapheurs et circulation de l’information
- Assurer le tri, l’enregistrement, la distribution du courrier et en assurer le suivi
- Assurer l’organisation des parapheurs et leur suivi
- Renseigner les services et directions sur l’état de traitement des dossiers soumis à la signature du Président

5. Réalisation et mise en forme des tableaux de bureautique et documents administratifs
- Prendre des notes et mettre en forme tous types de courrier
- Réaliser la saisie de documents de forme et contenus divers : compte-rendu, note de service
- Organiser le classement et l’archivage des dossiers
- Tableaux de bord et outils de planification et de suivi

6. Traitement des mails des boîtes « contact », « protocole » et élu
- Trier, distribuer et traiter le courrier électronique

7. Gestion et suivi des invitations et représentations
- Enregistrer les invitations (reçues par courrier et mail)
- Solliciter les élus, collaborateurs ou les services pour la représentation du Président
- Apporter une réponse aux structures

Savoir :
- Notion d’organisation et de gestion du temps de travail
- Fonctionnement des services de la collectivité
- Techniques de secrétariat
- Règles d’orthographe, syntaxe et grammaire
- Fonctionnement de l’internet et de l’intranet
Savoir-faire :

• Intégrer les priorités du service dans la gestion quotidienne des activités du secrétariat
• Planifier les réunions
• Assurer dans le cadre de la préparation des entretiens du Président avec les usagers ou les partenaires, la collecte auprès des directions et services des dossiers et des notes d’information nécessaires à la connaissance de la situation
Savoir-être :
• Organisation, méthode, rigueur,
• Courtoisie,
• Discrétion, confidentialité,
• Esprit d’équipe,
• Dynamisme,
• Disponibilité,
• Initiative, autonomie,
• Sens du service public,
• Relationnel et sens du contact,
• Ecouter, informer et communiquer