Secrétaire accueil / Standard

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Offre n° O062240618000265
Publiée le 18/06/2024

Synthèse de l'offre

Employeur
CTE DE CMES OSARTIS MARQUION
Rue jean monnet
62490 Vitry-en-artois
Lieu de travail
Vitry-en-artois
Poste à pourvoir le
18/07/2024
Date limite de candidature
18/07/2024
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mobilité interne au sein de la collectivité
Nombre de postes
1

Localisation du lieu de travail

Détails de l'offre

Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires (Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet, 1607 heures annuelles
Télétravail
Non
Management
Non
Descriptif de l'emploi
Poste stratégique dans l’EPCI, vous êtes le ou la garant (e) de l’image de la Communauté de Communes, vis-à-vis de tous les publics,
Missions / conditions d'exercice
 Missions principales à l’Administration Générale :

- Accueil physique et téléphonique du public : orientation et renseignement du public sur place ou par téléphone

- Réception, traitement et diffusion de l’information auprès des Elus et des Services

- Assurer la logistique des réunions en lien avec la personne chargée des Assemblées, Gestion de l’affichage extérieur

- Enregistrement, distribution du courrier pour le siège et pour les annexes

- Gestion du I-Parapheur de l’administration générale, suivi et transmission des parapheurs

- Gestion des registres d’entretien

- Classement et archivage

 Mission de secrétariat et de suivi de dossiers divers (principalement pour le Directeur des services techniques)


 Autres missions : rédaction de bons de commandes, aide administrative à l’organisation de réunions communautaires (mise sous pli), à la cérémonie des vœux, à des manifestations diverses, aide à la régie sport, actions de communication….


 Missions de remplacement ponctuel (d’assistantes administratives)
Profils recherchés
Les savoirs :
- Vous connaissez la CCOM, son territoire, son fonctionnement global, ses missions, ses élus et ses agents
- Vous maîtrisez les outils informatiques (Word, Excel, PowerPoint, internet …)
- Vous avez une bonne maîtrise de l’orthographe, de la syntaxe et des règles grammaticales
- Vous avez de très bonnes qualités rédactionnelles
- Vous avez une bonne expression orale
- Vous avez une bonne maîtrise de l’organisation, de l’optimisation du temps de travail
- Vous connaissez les grandes règles de protocole et de bienséance


Les savoirs faire :
- Vous savez accueillir le public, physiquement ou au téléphone, vous avez des facilités de contact et de communication
- Vous êtes en capacité de tenir un standard téléphonique : vous savez prendre des messages et les gérer
- Vous savez gérer le courrier entrant et sortant
- Vous savez tenir un secrétariat, prendre des notes, des rendez-vous, rédiger des mails, des courriers et faire des tableaux de bord
- Vous savez gérer et désamorcer les conflits, apaiser.
- Vous savez anticiper et prendre des initiatives
- Vous savez gérer les priorités et travailler dans l’urgence,
- Vous êtes en capacité de suivre des dossiers


Savoir être :
- Vous avez un grand sens du service public
- Vous avez une très bonne présentation, vous êtes souriant(e) et toujours courtois(e),
- Vous êtes diplomate, à l’écoute et d’un naturel patient
- Vous êtes vigilant(e)
- Vous possédez un grand sens de la discrétion et de la confidentialité
- Vous savez rester concentré sur votre travail, vous ne vous laissez pas distraire
- Vous êtes adaptable, vous êtes polyvalent et autonome
- Vous respectez les consignes de votre hiérarchie et vous savez rendre compte

Contact

Contact
0321600600
Informations complémentaires
Merci d’adresser votre candidature avec un cv et une lettre de motivation à l’attention de Monsieur le Président de la Communauté de Communes OSARTIS MARQUION – service des ressources humaines ou par mail : recrutement@cc-osartis.com

Travailleurs handicapés

Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique.
À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.