Assistant Assistante de Direction
Offre n° O062241029000789
Publiée le 23/02/2026
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
Musée du Louvre Lens - 6 rue Charles Lecocq - BP 11 (Pas-de-Calais (62))
Poste à pourvoir le
06/07/2026
Date limite de candidature
15/04/2026
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mobilité interne au sein de la collectivité
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Rédacteur
Rédacteur principal de 1ère classe
Rédacteur principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Rédacteur
Rédacteur principal de 1ère classe
Rédacteur principal de 2ème classe
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-14 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Temps de travail
Temps complet
Télétravail
Oui
Management
Non
Experience souhaitée
Confirmé
Rémunération indicative
statutaire
Descriptif de l'emploi
Inauguré en décembre 2012, le musée du Louvre-Lens est situé dans l'ancien Bassin minier du nord de la France, désormais inscrit au patrimoine mondial de l'Unesco. Voulu et porté par toute une région et sa population dès l'origine, l'EPCC du musée du Louvre-Lens trouve aujourd'hui sa place au sein d'un territoire en pleine transformation. Avec plus de 5 millions de visiteurs depuis sa création, le Louvre-Lens cultive un modèle muséal inédit, dans et hors les murs, fondé sur l'excellence, l'accessibilité et la relation avec les habitants.
L'établissement recherche un/une assistant/assistante de Direction auprès de la Direction du Musée.
Il ou elle doit garantir et sécuriser la préparation et le suivi de l'instance décisionnelle et assurer les interfaces entre la direction et les services.
L'établissement recherche un/une assistant/assistante de Direction auprès de la Direction du Musée.
Il ou elle doit garantir et sécuriser la préparation et le suivi de l'instance décisionnelle et assurer les interfaces entre la direction et les services.
Missions / conditions d'exercice
* ASSURER LA SECURISATION ADMINISTRATIVE
- Veiller à la qualité des courriers sortants
- Suivre les réponses aux commandes de la Direction
- Garantir le suivi des parapheurs et vérifier les courriers mis à la signature de la Direction en veillant à l'application de la charte graphique du musée et des règles administratives
- Gérer le courrier : Réceptionner, trier, distribuer le courrier - enregistrement en cas d'absence de l'assistante de l'accueil
- Classer et archiver les documents des réunions
- Participer au suivi des congés de l'équipe de direction
- Gérer les déplacements de la Directrice et de l'Administrateur Général
- Etablir les frais de déplacement de la Directrice et de l'Administrateur Général
- Rédaction et mise en forme et diffuser des courriers, notes et documents
- Etablir et diffuser le planning des astreintes et les fiches mensuelles d'astreintes, à transmettre à la gestionnaire RH pour la paie
- Gestion des bons de commande pour la Direction
- Gestion des abonnements pour la Direction
- Commande de timbres, lettres suivies
- Gérer le suivi des parapheurs des services
- Assurer l'accueil physique et téléphonique de l'équipe de direction, administrative, ressources humaines, financière et juridique
- Orienter et donner un premier niveau d'information aux appels téléphoniques.
- Gestion de l'agenda de la directrice et de l'Administrateur Général
- Suivi des agendas et préparation des supports utilisés lors des réunions ou des rendez- vous.
- Garantir les conditions matérielles et physiques nécessaires au bon déroulement des évènements (déplacements, réunions, café, repas...).
- Réaliser des interfaces.
- Gérer l'organisation des Conseils d'Administration et des Commissions (calendrier, préparation des dossiers, documentation sur table, organisation du déjeuner et des déplacements des personnes qualifiées)
* GERER LE SUIVI DES MOYENS HUMAINS ET MATERIELS
- Gérer le stock et les commandes des fournitures administratives.
- Coordonner les agendas de l'équipe de direction en cohérence avec l'ensemble des activités
- Envoi des catalogues d'expositions
-
* CONTRIBUER A LA MISE EN ŒUVRE DE LA COMMUNICATION INTERNE
- Organiser la logistique des réunions (salles, invitations...).
- Organiser la logistique des véhicules de service et des cartes ICOM
- Réponses aux différentes demandes provenant de tous les services (papier, café, impression, transfert de ligne en cas d'absence, mise sous pli, ...)
- Garantir la qualité de présentation des documents présentés au visa ou à la signature.
39 heures - 23 jours de RTT
Titres restaurant
- Veiller à la qualité des courriers sortants
- Suivre les réponses aux commandes de la Direction
- Garantir le suivi des parapheurs et vérifier les courriers mis à la signature de la Direction en veillant à l'application de la charte graphique du musée et des règles administratives
- Gérer le courrier : Réceptionner, trier, distribuer le courrier - enregistrement en cas d'absence de l'assistante de l'accueil
- Classer et archiver les documents des réunions
- Participer au suivi des congés de l'équipe de direction
- Gérer les déplacements de la Directrice et de l'Administrateur Général
- Etablir les frais de déplacement de la Directrice et de l'Administrateur Général
- Rédaction et mise en forme et diffuser des courriers, notes et documents
- Etablir et diffuser le planning des astreintes et les fiches mensuelles d'astreintes, à transmettre à la gestionnaire RH pour la paie
- Gestion des bons de commande pour la Direction
- Gestion des abonnements pour la Direction
- Commande de timbres, lettres suivies
- Gérer le suivi des parapheurs des services
- Assurer l'accueil physique et téléphonique de l'équipe de direction, administrative, ressources humaines, financière et juridique
- Orienter et donner un premier niveau d'information aux appels téléphoniques.
- Gestion de l'agenda de la directrice et de l'Administrateur Général
- Suivi des agendas et préparation des supports utilisés lors des réunions ou des rendez- vous.
- Garantir les conditions matérielles et physiques nécessaires au bon déroulement des évènements (déplacements, réunions, café, repas...).
- Réaliser des interfaces.
- Gérer l'organisation des Conseils d'Administration et des Commissions (calendrier, préparation des dossiers, documentation sur table, organisation du déjeuner et des déplacements des personnes qualifiées)
* GERER LE SUIVI DES MOYENS HUMAINS ET MATERIELS
- Gérer le stock et les commandes des fournitures administratives.
- Coordonner les agendas de l'équipe de direction en cohérence avec l'ensemble des activités
- Envoi des catalogues d'expositions
-
* CONTRIBUER A LA MISE EN ŒUVRE DE LA COMMUNICATION INTERNE
- Organiser la logistique des réunions (salles, invitations...).
- Organiser la logistique des véhicules de service et des cartes ICOM
- Réponses aux différentes demandes provenant de tous les services (papier, café, impression, transfert de ligne en cas d'absence, mise sous pli, ...)
- Garantir la qualité de présentation des documents présentés au visa ou à la signature.
39 heures - 23 jours de RTT
Titres restaurant
Profils recherchés
Diplômes
Niveau de diplôme requis : BTS assistant(e) de manager - BTS support à l'action managériale - Licence professionnelle management des organisations
Expérience souhaitée sur un poste similaire
Bonne maîtrise et pratique de l'anglais
Savoirs et savoir-faire :
- Connaissance du statut des EPCC, des collectivités territoriales et de leur fonctionnement.
- Connaissance du fonctionnement des instances, processus et circuits décisionnels administratifs.
- Maîtrise des outils bureautiques.
- Maitrise de l'orthographe, de la syntaxe et de l'expression orale.
- Maitrise des techniques d'accueil, de secrétariat, de classement
- Connaissance de l'environnement administratif, juridique et budgétaire.
- Connaissance des règles de correspondance administrative et de communication écrite.
- Connaissance de l'organisation de l'établissement et des procédures ainsi que des processus internes des décisions.
- Répartir son travail en fonction des contraintes, des délais, des flux et des priorités.
- S'assurer du respect de la confidentialité des informations.
- Identifier les sources et trouver rapidement l'information.
-Capacité à appliquer des dispositions réglementaires et à s'adapter à leur évolution.
-Capacité à définir et maîtriser des délais.
-Capacité à mettre en place des outils de suivi de l'activité.
Savoir-être
-Discrétion, respect de la confidentialité et du secret professionnel
-Rigueur et méthode
-Capacité d'organisation personnelle, autonomie
-Réactivité et esprit d'initiative
-Diplomatie
-Sens du service public
-Capacités d'adaptation
-Rythme soutenu, grande disponibilité
Permis B
Niveau de diplôme requis : BTS assistant(e) de manager - BTS support à l'action managériale - Licence professionnelle management des organisations
Expérience souhaitée sur un poste similaire
Bonne maîtrise et pratique de l'anglais
Savoirs et savoir-faire :
- Connaissance du statut des EPCC, des collectivités territoriales et de leur fonctionnement.
- Connaissance du fonctionnement des instances, processus et circuits décisionnels administratifs.
- Maîtrise des outils bureautiques.
- Maitrise de l'orthographe, de la syntaxe et de l'expression orale.
- Maitrise des techniques d'accueil, de secrétariat, de classement
- Connaissance de l'environnement administratif, juridique et budgétaire.
- Connaissance des règles de correspondance administrative et de communication écrite.
- Connaissance de l'organisation de l'établissement et des procédures ainsi que des processus internes des décisions.
- Répartir son travail en fonction des contraintes, des délais, des flux et des priorités.
- S'assurer du respect de la confidentialité des informations.
- Identifier les sources et trouver rapidement l'information.
-Capacité à appliquer des dispositions réglementaires et à s'adapter à leur évolution.
-Capacité à définir et maîtriser des délais.
-Capacité à mettre en place des outils de suivi de l'activité.
Savoir-être
-Discrétion, respect de la confidentialité et du secret professionnel
-Rigueur et méthode
-Capacité d'organisation personnelle, autonomie
-Réactivité et esprit d'initiative
-Diplomatie
-Sens du service public
-Capacités d'adaptation
-Rythme soutenu, grande disponibilité
Permis B
Contact et modalités de candidature
Contact
0321186290
Informations complémentaires
Le poste est accessible à tout(e) candidat(e) remplissant les conditions du décret n° 96-1087 du 10 décembre 1996 portant application de la Loi du 10 juillet 1987 relative au recrutement de personnes handicapées par la voie contractuelle.
Les candidatures à ce poste (lettre de motivation et C.V.) sont à adresser à Madame la directrice de l'EPCC du Musée du Louvre-Lens, 6 rue Charles Lecocq BP 11 62301 Lens Cedex
Les candidatures à ce poste (lettre de motivation et C.V.) sont à adresser à Madame la directrice de l'EPCC du Musée du Louvre-Lens, 6 rue Charles Lecocq BP 11 62301 Lens Cedex
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.