Gestionnaire de dossiers
Offre n° O062250403001361
Publiée le 03/04/2025
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
300 Route de Mouriez, Marconnelle (Pas-de-Calais)
Poste à pourvoir le
01/06/2025
Date limite de candidature
03/05/2025
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une cessation de fonction de l'agent précédemment sur le poste
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Ouvert aux contractuels
Poste à pourvoir prioritairement par voie statutaire
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
1. Positionnement hiérarchique :
Pôle Aménagement et Développement Territorial
└ Maison du Département Aménagement et Développement Territorial
└ Unité Aménagement et Animation Territoriale
2. Positionnement dans l’organisation de travail :
Temps de travail : le temps complet est souhaité.
Poste éligible au télétravail : oui
Cette mention ne présente qu’un caractère indicatif et ne présage pas de la décision définitive en cas de candidature au télétravail.
Conditions et contraintes du poste : Horaires avec amplitude variable en fonction des obligations du service public
Pôle Aménagement et Développement Territorial
└ Maison du Département Aménagement et Développement Territorial
└ Unité Aménagement et Animation Territoriale
2. Positionnement dans l’organisation de travail :
Temps de travail : le temps complet est souhaité.
Poste éligible au télétravail : oui
Cette mention ne présente qu’un caractère indicatif et ne présage pas de la décision définitive en cas de candidature au télétravail.
Conditions et contraintes du poste : Horaires avec amplitude variable en fonction des obligations du service public
Missions / conditions d'exercice
Sous la responsabilité hiérarchique du Responsable de l’Unité Aménagement et Animation Territoriale, le gestionnaire de dossiers a pour mission de :
Secrétariat de l’unité
- assurer l’accueil téléphonique : recueil, traitement et communication des informations et messages
- réceptionner le courrier (ventilation, classement, suivi d’échéancier), enregistrer le courrier sortant
- assurer la gestion électronique des courriers via le logiciel GEC
- assurer la tenue d’agendas, l’organisation de rendez-vous, de réunions (ainsi que la logistique liée à l’accueil des participants : réservation de salles, préparation des dossiers ou documents …)
- classer et archiver les dossiers clôturés
- créer, gérer et tenir les différents tableaux de bord en temps réel
- assurer la rédaction, frappe et mise en forme de document tout support
- exploiter les délibérations adoptées en Commission Permanente ou Conseil départemental
- compiler les données type notes communales ou cantonales, rapport d’activités, notes au président, élus, DGS, DGA, Directeur…
Gestion des subventions / Appui technique et suivi administratif et financier
- gérer les demandes de subventions FARDA, OSMOC, MMU, Modes Doux, Politique Ville, Contractualisation en lien avec la responsable d’unité et le chargé de développement local et chargé de mission développement durable (…)
- assurer l’instruction technique, administrative et financière : vérification de la complétude des dossiers, sollicitation auprès des maîtres d’ouvrage en cas de pièces manquantes, rédaction des accusés de réception courriers, certificats administratifs inhérents aux demandes de subvention et tout courrier, mail ou support utile au bon déroulement de l’instruction
- calculer et contrôler les subventions pouvant être accordées
- réceptionner, vérifier, classer les pièces justificatives reçues d’ordre administratives et/ou financières
- saisir les demandes dans les différents logiciels et applicatifs de l’institution et suivre la prospective budgétaire (préparation budgétaire et versements de subventions)
- réaliser et/ou gérer les actions comptables via GDA
- mettre en paiement les différentes subventions
Animation territoriale
- préparer les rencontres – Commissions Territoriales, Comités Techniques, Comités de Pilotage : ordres du jour, logistique, invitations, préparation des supports de présentation, compte rendus…)
- alimenter en temps réel les notes communales, cantonales
Relations fonctionnelles :
- Relations internes à l’équipe
- Communication avec les autres directions du pôle
Secrétariat de l’unité
- assurer l’accueil téléphonique : recueil, traitement et communication des informations et messages
- réceptionner le courrier (ventilation, classement, suivi d’échéancier), enregistrer le courrier sortant
- assurer la gestion électronique des courriers via le logiciel GEC
- assurer la tenue d’agendas, l’organisation de rendez-vous, de réunions (ainsi que la logistique liée à l’accueil des participants : réservation de salles, préparation des dossiers ou documents …)
- classer et archiver les dossiers clôturés
- créer, gérer et tenir les différents tableaux de bord en temps réel
- assurer la rédaction, frappe et mise en forme de document tout support
- exploiter les délibérations adoptées en Commission Permanente ou Conseil départemental
- compiler les données type notes communales ou cantonales, rapport d’activités, notes au président, élus, DGS, DGA, Directeur…
Gestion des subventions / Appui technique et suivi administratif et financier
- gérer les demandes de subventions FARDA, OSMOC, MMU, Modes Doux, Politique Ville, Contractualisation en lien avec la responsable d’unité et le chargé de développement local et chargé de mission développement durable (…)
- assurer l’instruction technique, administrative et financière : vérification de la complétude des dossiers, sollicitation auprès des maîtres d’ouvrage en cas de pièces manquantes, rédaction des accusés de réception courriers, certificats administratifs inhérents aux demandes de subvention et tout courrier, mail ou support utile au bon déroulement de l’instruction
- calculer et contrôler les subventions pouvant être accordées
- réceptionner, vérifier, classer les pièces justificatives reçues d’ordre administratives et/ou financières
- saisir les demandes dans les différents logiciels et applicatifs de l’institution et suivre la prospective budgétaire (préparation budgétaire et versements de subventions)
- réaliser et/ou gérer les actions comptables via GDA
- mettre en paiement les différentes subventions
Animation territoriale
- préparer les rencontres – Commissions Territoriales, Comités Techniques, Comités de Pilotage : ordres du jour, logistique, invitations, préparation des supports de présentation, compte rendus…)
- alimenter en temps réel les notes communales, cantonales
Relations fonctionnelles :
- Relations internes à l’équipe
- Communication avec les autres directions du pôle
Profils recherchés
Formations et qualifications :
- formation minimum : Bac en secrétariat et/ou expérience significative sur un même poste
- connaissances de l’organisation administrative et des compétences du bloc Communal, Départemental et Régional,
- connaissances des partenaires institutionnels intervenant sur un territoire (Chambre de Commerce et d’Industrie, Chambre de métiers, Agences d’urbanisme, Etablissements Publics et Organisme Associés (EPOA)…)
Savoirs faire :
- maitrise des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook, Powerpoint…)
- élaboration et alimentation des tableaux de bord utiles à l’activité en temps réel
Maitrise de la rédaction
- capacités rédactionnelles
- capacités d’initiative et d’analyse des situations
- capacité à respecter les délais fixés
- anticiper la charge de travail
- capacité à rendre compte du travail effectué
- être force de proposition
Savoir-être :
- disponibilité et polyvalence
- rigueur et sens de l’organisation
- qualités relationnelles
- capacité d’écoute et de communication
- aptitude au travail en équipe et en autonomie
- discrétion et confidentialité
- formation minimum : Bac en secrétariat et/ou expérience significative sur un même poste
- connaissances de l’organisation administrative et des compétences du bloc Communal, Départemental et Régional,
- connaissances des partenaires institutionnels intervenant sur un territoire (Chambre de Commerce et d’Industrie, Chambre de métiers, Agences d’urbanisme, Etablissements Publics et Organisme Associés (EPOA)…)
Savoirs faire :
- maitrise des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook, Powerpoint…)
- élaboration et alimentation des tableaux de bord utiles à l’activité en temps réel
Maitrise de la rédaction
- capacités rédactionnelles
- capacités d’initiative et d’analyse des situations
- capacité à respecter les délais fixés
- anticiper la charge de travail
- capacité à rendre compte du travail effectué
- être force de proposition
Savoir-être :
- disponibilité et polyvalence
- rigueur et sens de l’organisation
- qualités relationnelles
- capacité d’écoute et de communication
- aptitude au travail en équipe et en autonomie
- discrétion et confidentialité
Contact et modalités de candidature
Contact
0321216262
Informations complémentaires
Les lettres de candidature doivent être adressées à :
Monsieur le Président du Conseil départemental du Pas-de-Calais
Direction des Ressources Humaines – Direction adjointe développement RH -
Service recrutement mobilité formation pôle aménagement et développement territorial, pôle réussites citoyennes, pôle ressources et accompagnement – autres directions
Hôtel du Département
62018 ARRAS CEDEX 9
réf : ML/VT/SI : gestionnaire de dossiers à l'adresse mail : recrutement.padt@pasdecalais
Monsieur le Président du Conseil départemental du Pas-de-Calais
Direction des Ressources Humaines – Direction adjointe développement RH -
Service recrutement mobilité formation pôle aménagement et développement territorial, pôle réussites citoyennes, pôle ressources et accompagnement – autres directions
Hôtel du Département
62018 ARRAS CEDEX 9
réf : ML/VT/SI : gestionnaire de dossiers à l'adresse mail : recrutement.padt@pasdecalais
Adresse de l'employeur
CONSEIL DEPARTEMENTAL DU PAS DE CALAIS
>Direction des Ressources Humaines - Hôtel du Département - Rue Ferdinand Buisson
62018 ARRAS CEDEX 9
>Direction des Ressources Humaines - Hôtel du Département - Rue Ferdinand Buisson
62018 ARRAS CEDEX 9
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.