ASSISTANTE DE DIRECTION DES SERVICES TECHNIQUES
Offre n° O062251021000322
Publiée le 24/10/2025
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
1 place jean jaurès - cs 90109, Hénin-Beaumont (Pas-de-Calais)
Poste à pourvoir le
01/12/2025
Date limite de candidature
23/11/2025
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une promotion interne au sein de la collectivité
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Agent de maîtrise
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Poste à pourvoir prioritairement par voie statutaire
Temps de travail
Temps complet
Télétravail
Non
Management
Non
Experience souhaitée
Confirmé
Descriptif de l'emploi
Assurer l'encadrement du secrétariat des services techniques
Rédiger et mettre en forme des actes administratifs (courriers, notes, rapports, OS, EXE, délibérations...)
Participer à l'organisation administrative de la direction
Aider à la gestion des affaires courantes, veiller à l'assurance d'une continuité de service
Assister en collaboration permanente des responsables des services dans le suivi administratif des dossiers
Formaliser les suivis de projets et activité des services
Rechercher, diffuser, archiver les informations
Référente RH
Réaliser et mettre en forme des travaux de bureautique
Gérer et suivre le courrier (entrant et sortant)
Gérer et suivre les retours aux demandes hiérarchiques
Constituer et actualiser le classement informatique
Classer et archiver les documents
Continuité de service administratif et d'accueil
Suivi et gestion comptable de la direction
Rédiger et mettre en forme des actes administratifs (courriers, notes, rapports, OS, EXE, délibérations...)
Participer à l'organisation administrative de la direction
Aider à la gestion des affaires courantes, veiller à l'assurance d'une continuité de service
Assister en collaboration permanente des responsables des services dans le suivi administratif des dossiers
Formaliser les suivis de projets et activité des services
Rechercher, diffuser, archiver les informations
Référente RH
Réaliser et mettre en forme des travaux de bureautique
Gérer et suivre le courrier (entrant et sortant)
Gérer et suivre les retours aux demandes hiérarchiques
Constituer et actualiser le classement informatique
Classer et archiver les documents
Continuité de service administratif et d'accueil
Suivi et gestion comptable de la direction
Missions / conditions d'exercice
Apporte une aide permanente dans l'activité administrative de la direction des services techniques en terme d'organisation, de gestion, de communication, d'information, d'accueil, de classement et de suivi de dossiers
Profils recherchés
SAVOIR-FAIRE
Organiser l'agenda et prendre les rendez-vous en fonction des priorités des cadres
Rappeler des informations importantes et transmettre des messages
Etablir une relation de confiance avec les cadres
Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers
Réaliser la saisie informatique de documents de formes et de contenus divers
Intégrer les priorités des services dans la gestion quotidienne des activités du secrétariat
Organiser et gérer le temps de travail dans les missions des services
Suivre et renseigner le tableau de bord l'exécution budgétaire des services
Renseigner des tableaux de suivi des activités des services (tableaux de bord divers, outils de planification)
Renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire vers l'interlocuteur compétent
Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques et les courriers informatiques
Rédiger les ordres du jour
Prendre des notes lors des réunions et rédiger les comptes rendus
Suivre les documents destinés aux autres services de la direction et de la collectivité
Accueillir les usagers, fournisseurs, rendez-vous des cadres... au sein du secrétariat
Enregistrer le courrier (arrivée-départ)
Scanner et/ou photocopier et assembler des documents
Organiser le classement et l'archivage des dossiers (papier et dématérialisé)
Maîtriser les outils informatiques nécessaires à l'activité
Rendre compte de son activité
SAVOIR-ETRE
Respecter la confidentialité
Organiser l'agenda et prendre les rendez-vous en fonction des priorités des cadres
Rappeler des informations importantes et transmettre des messages
Etablir une relation de confiance avec les cadres
Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers
Réaliser la saisie informatique de documents de formes et de contenus divers
Intégrer les priorités des services dans la gestion quotidienne des activités du secrétariat
Organiser et gérer le temps de travail dans les missions des services
Suivre et renseigner le tableau de bord l'exécution budgétaire des services
Renseigner des tableaux de suivi des activités des services (tableaux de bord divers, outils de planification)
Renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire vers l'interlocuteur compétent
Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques et les courriers informatiques
Rédiger les ordres du jour
Prendre des notes lors des réunions et rédiger les comptes rendus
Suivre les documents destinés aux autres services de la direction et de la collectivité
Accueillir les usagers, fournisseurs, rendez-vous des cadres... au sein du secrétariat
Enregistrer le courrier (arrivée-départ)
Scanner et/ou photocopier et assembler des documents
Organiser le classement et l'archivage des dossiers (papier et dématérialisé)
Maîtriser les outils informatiques nécessaires à l'activité
Rendre compte de son activité
SAVOIR-ETRE
Respecter la confidentialité
Contact et modalités de candidature
Contact
recrutement@mairie-heninbeaumont.fr
Informations complémentaires
Lettre de motivation + CV
Adresse de l'employeur
MAIRIE DE HENIN-BEAUMONT
>1 place jean jaurès - cs 90109
62252 Henin-beaumont cedex
>1 place jean jaurès - cs 90109
62252 Henin-beaumont cedex
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.