Missions et responsabilités

Mission(s) principale(s) :
- Gérer le cycle de vie des documents ;
- Définir, avec le service producteur ou détenteur, les documents et données à archiver ;
- Concevoir et mettre en œuvre les procédures et actions d’archivage ;
- Prendre en charge la gestion du système d’information des archives (système d’archivage électronique…) :
o Intégrer et vérifier les données ;
o Paramétrer le logiciel ;
o Former les services à l’utilisation du logiciel ;
o Assurer le suivi de la maintenance et des montées de version avec le prestataire ;
- Gérer les espaces de stockage papiers et numériques (taux d’occupation, conditions de conservation) ;
- Assurer les relations avec les services des archives départementales et les réseaux externes d’archivistes ;
- Assurer la communication des fonds d’archive ;
- Former des personnes dans sa spécialité, actualisée par une veille formative ;

Mission(s) secondaire (s) :
- Définir les règles d’enrichissement, de conservation et de communication des fonds documentaires ;
- Définir, avec les services utilisateurs, une offre documentaire adaptée aux besoins ;
- Gérer l’enveloppe budgétaire des achats d’ouvrage, des abonnements aux périodiques et de presse de l’établissement.

Compétences, technicités et aptitudes exigées

Savoir
- Connaissance de l'organisation du fonctionnement et des documents règlementaires du SDIS 62 ;
- Connaissance des durées de conservation ;
- Cadre règlementaire du classement et des plans de classement ;
- Archivage électronique (records management) ;
- Réseau de partenaires internes et/ou externes ;
- Techniques rédactionnelles ;
- Techniques d'indexation et systèmes de classifications documentaires ;
- Outils de pilotage budgétaire ;
- Logiciels et applicatifs métiers.

Savoir-faire
- Définir des règles de conservation des documents ;
- Appliquer la réglementation en matière de collecte et de tri des archives publiques ;
- Identifier les documents et les données à collecter, à détruire et à verser aux archives ;
- Faire réaliser les opérations de versement et d'élimination règlementaire ;
- Concevoir une analyse documentaire ;
- Mettre en œuvre et faire appliquer les règlements, notes et procédures ;
- Réaliser les opérations de collecte, de tri, de versement et d’élimination ;
- Administrer un système d’archivage électronique ;
- Gérer les accès et les profils utilisateurs ;
- Assurer un suivi du climat et de l'état sanitaire des magasins d'archives ;
- Répondre aux besoins de consultations et de recherches des archives ;
- Accompagner et former les services producteurs aux procédures d'archivage ;
- Elaborer et mettre en œuvre des procédures d'acquisition et de communication des ressources documentaires.

Qualités et aptitudes
- Autonomie ;
- Sens de l’organisation ;
- Capacité d’analyse ;
- Capacité à former ;
- Sens du relationnel, du dialogue et de l’écoute ;
- Capacité d’adaptation ;
- Capacité à travailler en équipe ou en réseau.