Sous la responsabilité hiérarchique du responsable de l’unité aménagement et animation territoriale, le gestionnaire de dossiers a pour missions de :

Secrétariat de l’unité
- assurer l’accueil téléphonique : recueil, traitement et communication des informations et messages ;
- réceptionner le courrier (ventilation, classement, suivi d’échéancier), enregistrer le courrier sortant
- assurer la gestion électronique des courriers via le logiciel GEC ;
- assurer la tenue d’agendas, l’organisation de rendez-vous, de réunions (ainsi que la logistique liée à l’accueil des participants : réservation de salles, préparation des dossiers ou documents …) ;
- classer et archiver les dossiers clôturés ;
- créer, gérer et tenir les différents tableaux de bord en temps réel ;
- assurer la rédaction, frappe et mise en forme de documents ;
- exploiter les délibérations adoptées en Commission Permanente (CP) ou Conseil Départemental (CD) ;
- compiler les données type notes communales ou cantonales, rapport d’activités, notes au Président, élus, Directrice Générale des Services (DGS), Directeur Général Adjoint (DGA), directeur.

Gestion des subventions / Appui technique et suivi administratif et financier
- gérer les demandes de subventions Fonds d'Aménagement Rural et de Développement agricole (FARDA), Opérations de Sécurité à Maîtrise d'Ouvrage Communale (OSMOC), Maintenance en Milieu Urbain (MMU), Modes Doux (MD), Politique Ville (PV), contractualisation en lien avec la responsable d’unité, le chargé de développement local et le chargé de mission développement durable (…) ;
- assurer l’instruction technique, administrative et financière : vérification de la complétude des dossiers, sollicitation auprès des maîtres d’ouvrage en cas de pièces manquantes, rédaction des accusés de réception courriers, certificats administratifs inhérents aux demandes de subvention et tout courrier, mail ou support utile au bon déroulement de l’instruction ;
- calculer et contrôler les subventions pouvant être accordées ;
- réceptionner, vérifier, classer les pièces justificatives reçues d’ordre administratif et/ou financier ;
- saisir les demandes dans les différents logiciels et applicatifs de l’institution et suivre la prospective budgétaire (préparation budgétaire et versements de subventions) ;
- réaliser et/ou gérer les actions comptables via le logiciel Grand Angle (GDA) ;
- mettre en paiement les différentes subventions.

Animation territoriale
- préparer les rencontres – commissions territoriales, comités techniques, comités de pilotage : ordres du jour, logistique, invitations, préparation des supports de présentation, compte rendus…) ;
- alimenter en temps réel les notes communales, cantonales.

Relations fonctionnelles :
- relations internes à l’équipe ;
- communication avec les autres directions du pôle.

Moyens mis à disposition : moyens informatiques.