Chargé de gestion administrative
Offre n° O062260115000379
Publiée le 16/01/2026
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
Direction de la Gestion Administrative du Personnel - Gestion - Carrières - Paye - 20, Quai de la Gendarmerie, Calais (Pas-de-Calais (62))
Poste à pourvoir le
16/03/2026
Date limite de candidature
15/02/2026
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une cessation de fonction de l'agent précédemment sur le poste
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Rédacteur
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Poste à pourvoir prioritairement par voie statutaire
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
chargé de gestion administrative H/F
Missions / conditions d'exercice
Planification et suivi :
- Assurer le suivi de la planification des réunions et de l'agenda de la Direction.
- Assurer la rédaction des bilans et comptes rendus de réunion.
- Assurer la coordination avec l'ensemble des autres services.
- Assurer le suivi des prestations de service des fournisseurs.
- Assurer les suivis administratifs des services de la Direction (PM, ASVP, ASS).
- Participer au jury d'embauche des A.S.S.
- Coordonner l'action des ASS.
- Assurer la planification des postes ASS.
- Assurer la relation avec les Directeurs des établissements scolaires.
- Participer aux réunions relatives aux ASS en relation avec l'Elu.
- Assurer la régie d'Etat, des amendes forfaitaires et des consignations.
Traitement des dossiers :
- Préparer, rédiger et assurer le suivi des dossiers administratifs.
- Exécuter le suivi des procédures administratives.
- Réaliser les bilans d'opérations.
- Coordonner et participer à la rédaction des bilans d'activités.
- Créer des outils de suivi adaptés aux différents services (tableaux de bord, fiche...).
Gestion budgétaire et comptable :
- Etablir le budget et le suivi de son exécution.
- Contrôler et valider les factures des services.
- Réaliser les engagements et le suivi des crédits.
- Tenir à jour les tableaux de bord de suivi des engagements et des réalisations.
- Assurer la préparation, l'analyse et le suivi des marchés.
Accueil physique et téléphonique :
- Accueillir, renseigner le public, le personnel.
- Assurer la gestion et la coordination des appels téléphoniques.
Gestion de l'information, classement et archivage :
- Recevoir, traiter et diffuser les informations.
- Trier, classer et archiver les documents.
- Assurer le suivi de la planification des réunions et de l'agenda de la Direction.
- Assurer la rédaction des bilans et comptes rendus de réunion.
- Assurer la coordination avec l'ensemble des autres services.
- Assurer le suivi des prestations de service des fournisseurs.
- Assurer les suivis administratifs des services de la Direction (PM, ASVP, ASS).
- Participer au jury d'embauche des A.S.S.
- Coordonner l'action des ASS.
- Assurer la planification des postes ASS.
- Assurer la relation avec les Directeurs des établissements scolaires.
- Participer aux réunions relatives aux ASS en relation avec l'Elu.
- Assurer la régie d'Etat, des amendes forfaitaires et des consignations.
Traitement des dossiers :
- Préparer, rédiger et assurer le suivi des dossiers administratifs.
- Exécuter le suivi des procédures administratives.
- Réaliser les bilans d'opérations.
- Coordonner et participer à la rédaction des bilans d'activités.
- Créer des outils de suivi adaptés aux différents services (tableaux de bord, fiche...).
Gestion budgétaire et comptable :
- Etablir le budget et le suivi de son exécution.
- Contrôler et valider les factures des services.
- Réaliser les engagements et le suivi des crédits.
- Tenir à jour les tableaux de bord de suivi des engagements et des réalisations.
- Assurer la préparation, l'analyse et le suivi des marchés.
Accueil physique et téléphonique :
- Accueillir, renseigner le public, le personnel.
- Assurer la gestion et la coordination des appels téléphoniques.
Gestion de l'information, classement et archivage :
- Recevoir, traiter et diffuser les informations.
- Trier, classer et archiver les documents.
Profils recherchés
Savoir
- Connaître l'organisation territoriale (organigramme de la collectivité).
- Connaître le fonctionnement des services de la collectivité.
- Connaître les techniques d'accueil.
- Connaître les techniques de secrétariat (prise de notes, comptes rendus ...).
- Connaître les règles de base d'orthographe, de syntaxe et de grammaire.
- Connaître le vocabulaire professionnel et les procédures du service.
- Connaître les logiciels de bureautique.
- Connaître les notions d'organisation et de gestion du temps.
- Connaître les règles de base de la commande publique.
- Connaître le code des marchés publics et la jurisprudence s'y rattachant.
Savoir-faire
- Etre capable d'intégrer les priorités du service dans la gestion quotidienne des activités du secrétariat.
- Etre en mesure de suivre les procédures d'organisation interne de la collectivité (courrier, notes de service, ordres de mission ...).
- Etre capable de décliner des documents budgétaires et comptables.
- Etre capable d'élaborer, de gérer et de contrôler les marchés publics.
- Etre en capacité d'assurer un accueil téléphonique et physique de qualité.
- Etre en capacité de renseigner la population.
- Etre capable de traiter et de diffuser les informations, les messages.
- Savoir gérer les situations difficiles à l'accueil.
- Savoir développer une démarche qualité dans la fonction accueil.
- Etre en capacité de s'exprimer correctement oralement et par écrit.
- Etre en capacité de créer, mettre en forme et présenter des dossiers, tableaux de bords.
- Savoir prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers.
- Etre en capacité de recevoir, filtrer et réorienter les courriers électroniques.
- Savoir utiliser les logiciels de bureautique.
- Etre en mesure de classer et ordonner les dossiers et documents de manière simple et accessible à tous.
- Savoir opérer un tri régulier parmi les dossiers et documents.
- Savoir anticiper les commandes de fournitures en vue du classement ou de l'archivage.
- Etre en capacité d'organiser l'agenda et prendre des rendez-vous en fonctions des priorités.
Savoir-être
Adaptabilité - Disponibilité - Autonomie - Ponctualité - Responsabilité - Sens de la communication et du relationnel -
Rigueur - Discrétion - Esprit d'équipe.
- Connaître l'organisation territoriale (organigramme de la collectivité).
- Connaître le fonctionnement des services de la collectivité.
- Connaître les techniques d'accueil.
- Connaître les techniques de secrétariat (prise de notes, comptes rendus ...).
- Connaître les règles de base d'orthographe, de syntaxe et de grammaire.
- Connaître le vocabulaire professionnel et les procédures du service.
- Connaître les logiciels de bureautique.
- Connaître les notions d'organisation et de gestion du temps.
- Connaître les règles de base de la commande publique.
- Connaître le code des marchés publics et la jurisprudence s'y rattachant.
Savoir-faire
- Etre capable d'intégrer les priorités du service dans la gestion quotidienne des activités du secrétariat.
- Etre en mesure de suivre les procédures d'organisation interne de la collectivité (courrier, notes de service, ordres de mission ...).
- Etre capable de décliner des documents budgétaires et comptables.
- Etre capable d'élaborer, de gérer et de contrôler les marchés publics.
- Etre en capacité d'assurer un accueil téléphonique et physique de qualité.
- Etre en capacité de renseigner la population.
- Etre capable de traiter et de diffuser les informations, les messages.
- Savoir gérer les situations difficiles à l'accueil.
- Savoir développer une démarche qualité dans la fonction accueil.
- Etre en capacité de s'exprimer correctement oralement et par écrit.
- Etre en capacité de créer, mettre en forme et présenter des dossiers, tableaux de bords.
- Savoir prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers.
- Etre en capacité de recevoir, filtrer et réorienter les courriers électroniques.
- Savoir utiliser les logiciels de bureautique.
- Etre en mesure de classer et ordonner les dossiers et documents de manière simple et accessible à tous.
- Savoir opérer un tri régulier parmi les dossiers et documents.
- Savoir anticiper les commandes de fournitures en vue du classement ou de l'archivage.
- Etre en capacité d'organiser l'agenda et prendre des rendez-vous en fonctions des priorités.
Savoir-être
Adaptabilité - Disponibilité - Autonomie - Ponctualité - Responsabilité - Sens de la communication et du relationnel -
Rigueur - Discrétion - Esprit d'équipe.
Contact et modalités de candidature
Informations complémentaires
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Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.