ASSISTANT(E) DE DIRECTION AUPRES DU MAIRE ET DU DGS
Offre n° O062260513001737
Publiée le 13/05/2026
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
Place de la iv république, Oignies (Pas-de-Calais (62))
Poste à pourvoir le
12/06/2026
Date limite de candidature
12/06/2026
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mobilité interne au sein de la collectivité
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Rédacteur
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Rédacteur
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
La ville de Oignies, située dans le bassin minier, possède un patrimoine exceptionnel dont une large part est classée au Patrimoine Mondial de l'UNESCO ce qui lui confère notoriété et visibilité au-delà des frontières du territoire.
La ville compte plus de 10 000 habitants. Les Oigninois bénéficient de nombreuses commodités : infrastructures culturelles et sportives, structures médicales, commerces de proximité, parc, aires de promenades et de jeux pour les enfants.
La Municipalité a à cœur d'offrir des services publics de proximité et un cadre de vie de qualité aux habitants. Un centre culturel réalisé avec l'aide d'un cabinet d'architecte a été inauguré en 2024 ainsi qu'un nouveau poste de police municipale moderne. D'autres grands projets sont en cours pour les prochaines années comme la réhabilitation d'un important groupe scolaire ou la rénovation intégrale de la Cité Declercq, cité minière historique de la ville.
Aujourd'hui, 200 agents œuvrent au quotidien pour le bien-vivre ensemble à Oignies dans de nombreux domaines tels que l'enfance, la jeunesse, les personnes âgées, le sport, la culture, l'entretien du patrimoine, l'accompagnement des plus vulnérables, l'embellissement du cadre de vie et tant d'autres sujets.
OIGNIES recrute un assistant(e) de direction auprès du maire et du DGS à temps complet, placé sous l’autorité du Directeur Général des Services.
Les missions seront les suivantes :
Gérer l’organisation de l’activité politique du Maire
Assurer le secrétariat administratif du Maire et du Directeur Général des Services
Gérer les demandes de stages scolaires en lien avec l’accueil.
La ville compte plus de 10 000 habitants. Les Oigninois bénéficient de nombreuses commodités : infrastructures culturelles et sportives, structures médicales, commerces de proximité, parc, aires de promenades et de jeux pour les enfants.
La Municipalité a à cœur d'offrir des services publics de proximité et un cadre de vie de qualité aux habitants. Un centre culturel réalisé avec l'aide d'un cabinet d'architecte a été inauguré en 2024 ainsi qu'un nouveau poste de police municipale moderne. D'autres grands projets sont en cours pour les prochaines années comme la réhabilitation d'un important groupe scolaire ou la rénovation intégrale de la Cité Declercq, cité minière historique de la ville.
Aujourd'hui, 200 agents œuvrent au quotidien pour le bien-vivre ensemble à Oignies dans de nombreux domaines tels que l'enfance, la jeunesse, les personnes âgées, le sport, la culture, l'entretien du patrimoine, l'accompagnement des plus vulnérables, l'embellissement du cadre de vie et tant d'autres sujets.
OIGNIES recrute un assistant(e) de direction auprès du maire et du DGS à temps complet, placé sous l’autorité du Directeur Général des Services.
Les missions seront les suivantes :
Gérer l’organisation de l’activité politique du Maire
Assurer le secrétariat administratif du Maire et du Directeur Général des Services
Gérer les demandes de stages scolaires en lien avec l’accueil.
Missions / conditions d'exercice
Organisation de l’activité politique du Maire
- Gérer les agendas (parapheur et électronique)
- Gérer l’agenda partagé en lien avec le conseil départemental du Pas-de-Calais
- Prendre les rendez-vous en fonctions des priorités définies par le Maire
- Rappeler les informations importantes et transmettre les messages.
Assurer le secrétariat administratif du Maire
Organisation des dossiers
- Constituer les dossiers en amont des rendez-vous du Maire en lien avec les services municipaux
- Créer de la transversalité avec les services (transmission ascendante et descendante des informations)
- Contrôler le service fait
- Proposer des procédures et/ou méthodes de fonctionnement
- Gérer le courrier (ouverture, répartition, etc.)
- Superviser le suivi des courriers à destination du Maire et des courriers signalés
- Assurer le suivi et la transversalité avec les partenaires extérieurs (ex : Bailleurs sociaux etc.).
Réalisation et mise en forme de travaux bureautiques
- Prendre des notes et mettre en forme tous types de documents
- Réaliser la saisie de documents de formes et contenus divers
- Organiser le classement et l’archivage des dossiers
- Mettre en place des supports de traçabilité des flux d’informations.
Accueil téléphonique et physique du secrétariat du maire
- Renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire vers le service compétent
- Expliquer les démarches et le fonctionnement
- Prendre les renseignements pour les demandes de rendez-vous
- Adapter son discours en fonction de l’interlocuteur
- Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques et les courriers informatiques.
Organisation des réunions
- Préparer l’ordre du jour et les documents
- Rédiger les convocations
- Préparer la salle
- Prendre des notes
- Rédiger les comptes rendus.
Assurer le secrétariat administratif du DGS
- Assurer le secrétariat de direction de la DGS : gestion d’agenda, organisation des rendez-vous, préparation et suivi des réunions stratégiques
- Préparer, rédiger et mettre en forme notes, courriers, comptes rendus et relevés de décisions
- Élaborer et alimenter des outils de pilotage et tableaux de bord pour accompagner la prise de décision
- Être un relais de confiance entre la DGS, les élus, les directions et les partenaires institutionnels
- Garantir la fiabilité, la confidentialité et la qualité des informations et documents produits
- Participer à l’organisation des temps institutionnels : comités de direction, réunions transversales, événements interne
Gérer les demandes de stages scolaires en lien avec l’accueil
- Réceptionner les demandes
- Renseigner le tableau de bord
- Orienter les demandes vers les services d’accueil après accord de l’Autorité Territoriale
- Suivre le circuit des conventions mis en place en interne
- Classer les demandes et conventions
- Rédiger les courriers de refus.
- Gérer les agendas (parapheur et électronique)
- Gérer l’agenda partagé en lien avec le conseil départemental du Pas-de-Calais
- Prendre les rendez-vous en fonctions des priorités définies par le Maire
- Rappeler les informations importantes et transmettre les messages.
Assurer le secrétariat administratif du Maire
Organisation des dossiers
- Constituer les dossiers en amont des rendez-vous du Maire en lien avec les services municipaux
- Créer de la transversalité avec les services (transmission ascendante et descendante des informations)
- Contrôler le service fait
- Proposer des procédures et/ou méthodes de fonctionnement
- Gérer le courrier (ouverture, répartition, etc.)
- Superviser le suivi des courriers à destination du Maire et des courriers signalés
- Assurer le suivi et la transversalité avec les partenaires extérieurs (ex : Bailleurs sociaux etc.).
Réalisation et mise en forme de travaux bureautiques
- Prendre des notes et mettre en forme tous types de documents
- Réaliser la saisie de documents de formes et contenus divers
- Organiser le classement et l’archivage des dossiers
- Mettre en place des supports de traçabilité des flux d’informations.
Accueil téléphonique et physique du secrétariat du maire
- Renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire vers le service compétent
- Expliquer les démarches et le fonctionnement
- Prendre les renseignements pour les demandes de rendez-vous
- Adapter son discours en fonction de l’interlocuteur
- Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques et les courriers informatiques.
Organisation des réunions
- Préparer l’ordre du jour et les documents
- Rédiger les convocations
- Préparer la salle
- Prendre des notes
- Rédiger les comptes rendus.
Assurer le secrétariat administratif du DGS
- Assurer le secrétariat de direction de la DGS : gestion d’agenda, organisation des rendez-vous, préparation et suivi des réunions stratégiques
- Préparer, rédiger et mettre en forme notes, courriers, comptes rendus et relevés de décisions
- Élaborer et alimenter des outils de pilotage et tableaux de bord pour accompagner la prise de décision
- Être un relais de confiance entre la DGS, les élus, les directions et les partenaires institutionnels
- Garantir la fiabilité, la confidentialité et la qualité des informations et documents produits
- Participer à l’organisation des temps institutionnels : comités de direction, réunions transversales, événements interne
Gérer les demandes de stages scolaires en lien avec l’accueil
- Réceptionner les demandes
- Renseigner le tableau de bord
- Orienter les demandes vers les services d’accueil après accord de l’Autorité Territoriale
- Suivre le circuit des conventions mis en place en interne
- Classer les demandes et conventions
- Rédiger les courriers de refus.
Profils recherchés
Expériences requises :
Justifier d’une expérience vivement souhaitée en collectivité territoriale et d’une expérience obligatoire en assistanat de direction
Savoir-faire requis :
• Connaître le fonctionnement d’une collectivité territoriale
• Mettre en place et suivre des tableaux de bord
• Maîtriser parfaitement l’orthographe, la grammaire et la syntaxe
• Organiser son travail
• Faire preuve d’anticipation
• Capacité de synthèse
• Savoir gérer les priorités et les urgences
• Gérer simultanément plusieurs activités
• Maîtriser la recherche d’informations
• Maîtrise de l’outil informatique et des logiciels bureautiques.
Savoir-être :
• Aptitudes relationnelles
• Qualité d’accueil et d’écoute
• Initiative et autonomie
• Être organisée, rigoureuse et méthodique
• Autonomie dans la gestion des dossiers courants
• Respecter les règles de confidentialité
• Faire preuve de discrétion, de réserve et de diplomatie
• Aptitude à travailler en transversalité
Justifier d’une expérience vivement souhaitée en collectivité territoriale et d’une expérience obligatoire en assistanat de direction
Savoir-faire requis :
• Connaître le fonctionnement d’une collectivité territoriale
• Mettre en place et suivre des tableaux de bord
• Maîtriser parfaitement l’orthographe, la grammaire et la syntaxe
• Organiser son travail
• Faire preuve d’anticipation
• Capacité de synthèse
• Savoir gérer les priorités et les urgences
• Gérer simultanément plusieurs activités
• Maîtriser la recherche d’informations
• Maîtrise de l’outil informatique et des logiciels bureautiques.
Savoir-être :
• Aptitudes relationnelles
• Qualité d’accueil et d’écoute
• Initiative et autonomie
• Être organisée, rigoureuse et méthodique
• Autonomie dans la gestion des dossiers courants
• Respecter les règles de confidentialité
• Faire preuve de discrétion, de réserve et de diplomatie
• Aptitude à travailler en transversalité
Contact et modalités de candidature
Contact
0321748050
Informations complémentaires
Rémunération statutaire, participation à la protection sociale et prestation CNAS
Adressez une lettre de motivation et un CV détaillé à l’attention de Monsieur le maire, par courrier : Mairie de Oignies, place de la 4ième République 62590 Oignies
Adressez une lettre de motivation et un CV détaillé à l’attention de Monsieur le maire, par courrier : Mairie de Oignies, place de la 4ième République 62590 Oignies
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.