Sous l’autorité hiérarchique de la cheffe de la mission appui administratif et dossiers réservés, vous exercez, en votre qualité de maillon essentiel au bon fonctionnement entre l’ensemble des services départementaux, le cabinet du Président, les élus et les partenaires extérieurs, les missions suivantes :
• gestion du courrier des président et vice-présidents, des conseillers départementaux délégués et conseillers départementaux du territoire suivi (enregistrement, ventilation, rédaction de réponses, classement, suivi d’échéancier, suivi de fichiers de contact, publipostage, etc…) ;
• liens externes avec les autres collectivités, E.P.C.I, services de l’Etat, E.P.O.A., partenaires, associations, etc… ;
• préparation, rédaction et mise en forme de divers documents (accusés réception, notes préparatoires, mémos, comptes rendus de réunions, relevés de décision, fiches de synthèse, bilans, supports de communication, etc…) ;
• préparation des dossiers ou documents nécessaires aux réunions, notamment des organes délibérants et commissions thématiques ;
• tenue d’agendas coordonnés, organisation et gestion de rendez-vous, de réunions (préparation d’ordre du jour, réservation de salle, etc...) ;
• accueil physique et téléphonique (contact avec les élus, les usagers, divers partenaires, etc…) ;
• gestion de boites mails avec suites à donner ;
• lien avec les conseillers départementaux (réunions, dossiers, gestion des rendez-vous représentations en lien avec les agents chargés du protocole, gestion des dotations de lots, etc...) ;
• réception, traitement et diffusion d’informations/messages/documents ;
• organisation de déplacements nationaux et internationaux (avec coordination logistique) et de déjeuners de travail conformément aux règles internes à la collectivité ;
• pilotage administratif et organisationnel d’événements en lien avec les services, dans le respect des divers protocoles ;
• participation à la gestion de projets ;
• participation à des réunions de travail internes ou externes ;
• relecture, enregistrement et suivi des parapheurs ;
• suivi d’actions et de tableaux de bord (sollicitations d’éléments auprès des différents services, etc...) ;
• gestion en lien avec la direction de l’assemblée et des élus, de la désignation au sein des commissions internes et organismes extérieurs ;
• vérification de quorums dans le cadre de réunions de divers organismes, suivi des excusés et confirmations de présence ;
• veille documentaire thématique ;
• gestion des répertoires informatiques partagés et classement et archivage matériels et électroniques de documents ;
• relecture des notifications d’attribution de subventions ;
• remplacement des autres assistantes et gestionnaires de la mission appui administratif et dossiers réservés, en cas de besoin ou d’absence.

L’agent, en dehors des missions et activités décrites ci-dessus, peut être amené à réaliser d’autres missions en cohérence avec son cadre d’emplois et son grade.