Assistant(e) du Président
Offre n° O062260626001036
Publiée le 26/06/2026
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
Rue jean monnet, Vitry-en-Artois (Pas-de-Calais (62))
Poste à pourvoir le
01/08/2026
Date limite de candidature
26/07/2026
Type d'emploi
Emploi permanent - création d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste créé suite à une réorganisation du service ou transfert de personnel
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Rédacteur
Adjoint administratif
Adjoint administratif
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Temps de travail
Temps complet
Experience souhaitée
Confirmé
Descriptif de l'emploi
Assistant(e) du Président
Missions / conditions d'exercice
Missions :
Assurer une assistance permanente au Président dans l’organisation, la gestion, la communication, l’information, l’accueil, le suivi des dossiers et la coordination avec les services, conformément aux missions décrites.
Missions principales :
Assistance au Président
Gestion de l’agenda et des priorités du Président :
• Assurer la gestion complète de l’agenda du Président : planification des réunions, rendez-vous et déplacements
• Coordonner son agenda en fonction de son autre mandat de Maire
• Arbitrer, organiser et réorganiser les journées en fonction des urgences
• Organiser des réunions et rendez-vous à la demande du Président , des vice-présidents avec des élus, des agents communautaires , des administrés , des partenaires et interlocuteurs extérieurs et réserver des salles
•Alerter le président sur le déroulement du planning et les transitions entre rendez-vous
• Accueillir et orienter les interlocuteurs internes et externes
• Organiser les déplacements du Président et des Vice- présidents
• Préparer et constituer les dossiers nécessaires aux réunions, déplacements, cérémonies et interventions du président et des vice présidents (faire des fiches journalières détaillées avec les participants et toutes informations utiles aux rendez-vous /réunions)
•Relancer les services et instances pour garantir la complétude des dossiers
•Signaler au président les situations délicates (litiges, tensions, dysfonctionnements)
Gestion des délégations des vice -présidences pendant leurs absences et absences du président :
•Recenser périodiquement les congés des vice-présidents
• Proposer une organisation en coordination avec les élus concernés et la DGS.
• Gestion administrative :
•Accueil physique et téléphonique : premier filtre sur la gestion des demandes, évaluation des urgences, priorisation de l’activité
• Superviser et gérer le suivi des courriers /mails à destination du président : Réceptionner, transmettre au président et préparer les réponses éventuelles.
• Gestion des invitations adressées au président
•Préparation, gestion et suivi de divers dossiers
•Garantir le suivi des demandes et décisions du président
•Rédaction et mise en forme de divers courriers , documents et rapports
•Prise de notes et rédaction de compte -rendus
•Veiller à la qualité des écrits et à la confidentialité des informations traitées
•Tri, classement et archivage des documents relatifs à la présidence
•Veille sur les échéances institutionnelles (conseils communautaires, bureaux, commissions)
•Etre à l’écoute des attentes de la population, des élus, des partenaires
•renseigner les interlocuteurs (recevoir, filtrer, transmettre les messages, relayer si nécessaire vers l’interlocuteur compétent)
•Effectuer le relais entre le président, les élus et les services
Protocole et soutien à l’organisation des événements :
•Coordonner les visites officielles et événements institutionnels pour le Président et les Vice-Présidents.
•Gestion des cartes et propos du président relatifs aux évènements familiaux et cérémonies des élus , des administrés et des agents communautaires
•Assurer le lien avec le service communication pour toutes les manifestations avec présence du président.
•Organisation des éventuels déplacements liés à ces évènements et cérémonies
•Tenir et mettre à jour régulièrement les listings de la présidence
•Participation à l’organisation d’événements institutionnels de la CCOM.
Missions secondaires
L’agent pourra être amené à venir en renfort :
-au niveau de l’Administration générale du siège
-au niveau du service des affaires juridiques et des assemblées
L’agent pourra être amené à remplacer en son absence l’assistante de la DGS
Il pourra être également confié à l’agent toutes autres missions utiles au bon fonctionnement de la Communauté de communes.
Assurer une assistance permanente au Président dans l’organisation, la gestion, la communication, l’information, l’accueil, le suivi des dossiers et la coordination avec les services, conformément aux missions décrites.
Missions principales :
Assistance au Président
Gestion de l’agenda et des priorités du Président :
• Assurer la gestion complète de l’agenda du Président : planification des réunions, rendez-vous et déplacements
• Coordonner son agenda en fonction de son autre mandat de Maire
• Arbitrer, organiser et réorganiser les journées en fonction des urgences
• Organiser des réunions et rendez-vous à la demande du Président , des vice-présidents avec des élus, des agents communautaires , des administrés , des partenaires et interlocuteurs extérieurs et réserver des salles
•Alerter le président sur le déroulement du planning et les transitions entre rendez-vous
• Accueillir et orienter les interlocuteurs internes et externes
• Organiser les déplacements du Président et des Vice- présidents
• Préparer et constituer les dossiers nécessaires aux réunions, déplacements, cérémonies et interventions du président et des vice présidents (faire des fiches journalières détaillées avec les participants et toutes informations utiles aux rendez-vous /réunions)
•Relancer les services et instances pour garantir la complétude des dossiers
•Signaler au président les situations délicates (litiges, tensions, dysfonctionnements)
Gestion des délégations des vice -présidences pendant leurs absences et absences du président :
•Recenser périodiquement les congés des vice-présidents
• Proposer une organisation en coordination avec les élus concernés et la DGS.
• Gestion administrative :
•Accueil physique et téléphonique : premier filtre sur la gestion des demandes, évaluation des urgences, priorisation de l’activité
• Superviser et gérer le suivi des courriers /mails à destination du président : Réceptionner, transmettre au président et préparer les réponses éventuelles.
• Gestion des invitations adressées au président
•Préparation, gestion et suivi de divers dossiers
•Garantir le suivi des demandes et décisions du président
•Rédaction et mise en forme de divers courriers , documents et rapports
•Prise de notes et rédaction de compte -rendus
•Veiller à la qualité des écrits et à la confidentialité des informations traitées
•Tri, classement et archivage des documents relatifs à la présidence
•Veille sur les échéances institutionnelles (conseils communautaires, bureaux, commissions)
•Etre à l’écoute des attentes de la population, des élus, des partenaires
•renseigner les interlocuteurs (recevoir, filtrer, transmettre les messages, relayer si nécessaire vers l’interlocuteur compétent)
•Effectuer le relais entre le président, les élus et les services
Protocole et soutien à l’organisation des événements :
•Coordonner les visites officielles et événements institutionnels pour le Président et les Vice-Présidents.
•Gestion des cartes et propos du président relatifs aux évènements familiaux et cérémonies des élus , des administrés et des agents communautaires
•Assurer le lien avec le service communication pour toutes les manifestations avec présence du président.
•Organisation des éventuels déplacements liés à ces évènements et cérémonies
•Tenir et mettre à jour régulièrement les listings de la présidence
•Participation à l’organisation d’événements institutionnels de la CCOM.
Missions secondaires
L’agent pourra être amené à venir en renfort :
-au niveau de l’Administration générale du siège
-au niveau du service des affaires juridiques et des assemblées
L’agent pourra être amené à remplacer en son absence l’assistante de la DGS
Il pourra être également confié à l’agent toutes autres missions utiles au bon fonctionnement de la Communauté de communes.
Profils recherchés
•Expérience confirmée sur un poste, en collectivité territoriale, d’assistanat d’élus (président ou maire) ou assistanat de DGS
•Bonne connaissance de l’environnement territorial
•Excellente maîtrise des techniques de secrétariat et des outils bureautiques, et numériques
• Excellentes capacités rédactionnelles
• Aisance relationnelle avec élus, maires, partenaires institutionnels et interlocuteurs extérieurs
•Maîtriser les règles de protocole et de bienséance
•Capacité à apprendre rapidement l’organisation de la CCOM (communes membres, noms des Vice- présidents, noms des élus communautaires …)
•Capacité à apprendre rapidement le fonctionnement des services communautaires
•Savoir :
-accueillir le public, au téléphone et sur place, avec gentillesse et politesse en toutes occasions
-apaiser les conflits
- recevoir, filtrer et orienter les appels téléphoniques
- gérer les priorités , sens de l’organisation
- prendre des notes et établir des comptes rendus.
-préparer et suivre des dossiers complexes, avec capacité de synthèse.
-savoir travailler en transversalité
-Prendre des initiatives et être force de proposition
- établir des tableaux de bord et statistiques
Les "savoir-être" :
• Etre impérativement une personne de confiance pour la Présidence et la Direction générale
• Respect strict des obligations de confidentialité des informations politiques et stratégiques au travail mais aussi en dehors du travail
• Présentation soignée
• Attitude professionnelle, souriante et diplomate
• Maîtrise de soi,
• Rigueur, autonomie et réactivité
• Disponibilité, adaptabilité et polyvalence
•Bonne connaissance de l’environnement territorial
•Excellente maîtrise des techniques de secrétariat et des outils bureautiques, et numériques
• Excellentes capacités rédactionnelles
• Aisance relationnelle avec élus, maires, partenaires institutionnels et interlocuteurs extérieurs
•Maîtriser les règles de protocole et de bienséance
•Capacité à apprendre rapidement l’organisation de la CCOM (communes membres, noms des Vice- présidents, noms des élus communautaires …)
•Capacité à apprendre rapidement le fonctionnement des services communautaires
•Savoir :
-accueillir le public, au téléphone et sur place, avec gentillesse et politesse en toutes occasions
-apaiser les conflits
- recevoir, filtrer et orienter les appels téléphoniques
- gérer les priorités , sens de l’organisation
- prendre des notes et établir des comptes rendus.
-préparer et suivre des dossiers complexes, avec capacité de synthèse.
-savoir travailler en transversalité
-Prendre des initiatives et être force de proposition
- établir des tableaux de bord et statistiques
Les "savoir-être" :
• Etre impérativement une personne de confiance pour la Présidence et la Direction générale
• Respect strict des obligations de confidentialité des informations politiques et stratégiques au travail mais aussi en dehors du travail
• Présentation soignée
• Attitude professionnelle, souriante et diplomate
• Maîtrise de soi,
• Rigueur, autonomie et réactivité
• Disponibilité, adaptabilité et polyvalence
Contact et modalités de candidature
Contact
0321600600
Informations complémentaires
merci d'adresser votre candidature par courrier ( CV+ lettre de motivation) à l'attention de Mr le Président de la Communauté de Communes OSARTIS MARQUION rue Jean Monnet 62490 VITRY EN ARTOIS
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.