Placé sous l’autorité du chef du service support administratif et budgétaire, vous êtes en charge de l’exécution administrative et financière des marchés de la direction.
Vous exercez les fonctions de premier niveau d’encadrement des gestionnaires achats et vous assurez le pilotage et le suivi de l’activité du bureau.
Votre activité est essentiellement transversale nécessitant une forte capacité de dialogue avec les acheteurs de la direction, les interlocuteurs de la direction des finances, l’ensemble des directions et services de la collectivité pour toutes les demandes de besoins ainsi que les opérateurs économiques, fournisseurs ou prestataires de services, titulaires des marchés du Département.

• Missions liées au pilotage et au suivi de l’exécution des marchés :
- assurer l’animation, l’organisation, la coordination et le pilotage du bureau et de son activité ;
- veiller au respect de la réglementation en vigueur dans le cadre de l’exécution des marchés ;
- faire appliquer les procédures budgétaires et comptables définies au sein de la collectivité en lien avec le gestionnaire budgétaire ;
- piloter et coordonner l’activité du bureau par la mise en place de tableaux de bord et d’indicateurs de suivi et de contrôle de l’activité ;
- analyser les nouveaux marchés notifiés et accompagner le gestionnaire achats dans la prise en charge administrative et financière de ces nouveaux marchés ;
- élaborer, en lien avec le gestionnaire achats et le gestionnaire des données, les documents nécessaires à l’exécution du marché (formulaires de demandes d’objets, tableaux de suivi, etc.) ;
- valider les demandes d’alimentation des outils et logiciels métiers des données marchés (intégration des catalogues et/ou bordereaux des prix dans le logiciel de suivi des achats Kimoce, dans le logiciel financier grand angle et sur les sites internet des fournisseurs, le cas échéant) ;
- suivre le traitement des commandes de la réception de la demande d’achat jusqu’à la liquidation de la facture ;
- proposer et participer à la mise en œuvre d’outils ou de solutions informatiques concourant à l’amélioration de l’activité du bureau y compris pour ce qui concerne le plan de continuité informatique.
- Participer à l’élaboration des marchés avec les acheteurs, les gestionnaires marchés et les gestionnaires achats : faire part des difficultés d’exécution des marchés le cas échéant dans le cadre des relances marchés.
- Participer à l’élaboration des clauses de révision des prix en lien avec le gestionnaire budgétaire.

• Missions transversales liées à l’activité du bureau :
- développer et faciliter le dialogue de gestion entre les gestionnaires achats, les acheteurs et les gestionnaires marchés ;
- intervenir auprès de la direction des finances, en lien avec le gestionnaire achats, pour toutes problématiques et/ou questions liées à l’exécution financière des marchés;
- maintenir le lien entre les gestionnaires achats et les agents du magasin départemental dans le cadre du suivi des stocks et de la réception/transmission des bons de livraison ;
- conseiller et informer les agents du département dans la formulation de leur demande d’achat (mise à disposition de formulaires sur l’intranet), sur la disponibilité des produits demandés et sur les modalités de prise en charge par le gestionnaire achats ;
- gérer la relation avec les fournisseurs.

• Missions organisationnelles :
- être force de proposition et participer aux groupes de réflexion dans le cadre de projet de service et/ou de direction ;
- participer aux réunions d’encadrement (y compris les CODIR de Direction) et aux réunions de service, le cas échéant ;
- viser et/ou signer les documents liés à l’exécution des marchés conformément à l’arrêté de délégation de signature de la direction ;
- assurer l’intérim du chef de service en cas d’absence.