Le Chargé de mission Conseil aux équipes accompagne les situations sensibles et complexes des ATTEE, sécurise les procédures et est force de proposition auprès du chef de service Accompagnement des ressources techniques et proximité et du Chef de Mission pilotage opérationnel et continuité de service.
• Pilotage des dossiers sensibles des agents ATTEE
La gestion des dossiers sensibles des agents ATTEE comprend les situations managériales, les dossiers disciplinaires, ainsi que toute situation d’agent nécessitant l’intervention de la Direction de l’éducation et des collèges.
− En amont de la procédure :
o Renseigner les autorités fonctionnelles, conseiller et analyser la situation ;
o Favoriser le dialogue entre les agents ATTEE et l’équipe de direction fonctionnelle
o En concertation avec le chef de mission, décider de l’engagement de la procédure la plus adaptée à la situation
− Dans le cadre de la mise en place de la procédure :
o Apporter aide méthodologique sur le formalisme et les procédures auprès de l’autorité fonctionnelle ; partager les éléments, les formaliser et les synthétiser ;
o Effectuer l’ensemble des tâches administratives inhérentes à la gestion du dossier : constitution du dossier, création de fiches de suivi individuelles, mise à jour des tableaux de suivi, etc. ;
o Organiser les entretiens entre les autorités fonctionnelles et hiérarchiques et participer aux entretiens individuels ;
o Réaliser en autonomie les entretiens managériaux en collaboration avec les secrétaires généraux ; dossiers qui se situent en infra des situations disciplinaires qui font l’objet d’une autre procédure ;
o Assurer la mise à jour et le suivi des dossiers ; être en alerte auprès du chef de mission, rendre compte de l’évolution des situations.
− À l’issue :
o Rédiger les courriers inhérents à la situation (compte rendu d’entretien managérial, notes pour l’engagement de certaines procédures (disciplinaires, prorogation de stage, enquêtes administratives, etc) ;
o Mettre en oeuvre l’éventuelle sanction posée en lien avec les autorités fonctionnelles de collège et la Direction des ressources humaines (DRH) ;
o Réaliser les évaluations et bilans suivant un calendrier défini avec l’autorité fonctionnelle, sollicitations des autres services pour la mise en place d’accompagnements spécifiques (service santé, assistantes sociales, chargé de mobilité, etc.) ;
Cette mission nécessite une collaboration étroite avec les services de la Direction des ressources humaines en charge du conseil juridique et la Direction des achats et de l’accompagnement juridique, selon les situations. Elle implique si nécessaire la représentation du chef de mission voire du chef de service dans les instances sollicitées.
Par ailleurs, cette mission induit aussi la prise en compte et le suivi des situations liées à d’autres dispositifs de signalement et d’accompagnement tels que le dispositif Harcèlement Discrimination Violence, les enquêtes administratives ; toujours en lien avec les services RH concernés.
• Pilotage des dossiers individuels des agents stagiaires
La gestion des dossiers individuels des agents stagiaires comprend les dossiers de titularisation, de prorogation de stage et le suivi des bilans intermédiaires de stage à 6 mois. Le chargé de mission est en responsabilité complète de la gestion de ces situations et rend compte au Chef de Mission pilotage opérationnel et continuité de service.
− Assurer le suivi des dossiers agents stagiaires en étroite collaboration avec le bureau expertise statutaire de la DRH ;
− En cas de demande de prorogation de stage : renseigner les autorités fonctionnelles, conseiller et analyser la situation ;
− Apporter une aide méthodologique sur le formalisme et les procédures auprès de l’autorité fonctionnelle ; partager les éléments, les formaliser et les synthétiser, décider de l’engagement ou non de la procédure en lien avec le chef de bureau ;
− Engager les procédures de prorogation de stage et assurer le formalisme du dossier au moyen de rédaction de notes à la DRH et de courriers divers inhérents à la procédure ;
− Réaliser en autonomie les entretiens en milieu de stage, de prorogation, avec les services RH ; définir ensemble les suites à donner (durée de prorogation, formations…)
− Assurer le suivi des dossiers de demande de titularisation des agents avec accompagnement renforcé ;
− Préparer les dossiers pour passage en CAP : analyser et préparer les dossiers, assurer le formalisme, apporter l’argumentaire, etc.
− Participer aux groupes de travail en vue de sécuriser les recrutements au regard des motifs de prorogation
• Relations avec les instances représentatives
➢ Les organisations syndicales
- Elaborer des protocoles permettant de développer et maintenir le dialogue social : organisation des bilatérales entre Organisations Syndicales et Direction, rédaction de compte-rendu et suivi des actions ; en lien avec la Mission du dialogue social (DRH)
- Organiser, planifier et préparer les réunions entre les différentes organisations syndicales et les représentants de la DEC ; participer aux réunions et en rédiger les comptes rendus ;
- Tout au long de l’année, assurer le suivi des situations et apporter des réponses aux sollicitations syndicales : réponses aux mails et aux courriers, lien avec tous les acteurs concernés dans le suivi de ces situations (DRH (gestion, Bureau Expertise statutaire, service santé, ensemble des services de la DEC, etc.).
- Représenter la DEC lors des visites F3SCT sur site ; préparer la visite et en faire un compte-rendu afin de relayer les questionnements aux interlocuteurs concernés (DEC ou en dehors) ; en assurer le suivi dans la mise en oeuvre des actions correctrices
➢ Le Rectorat
- En collaboration avec la direction des collèges, le chef de service ressources techniques et proximité, travailler les outils qui permettront de développer le partenariat avec le Rectorat
- Promouvoir et mettre en oeuvre des accompagnements managériaux (ateliers, formations…) à l’attention des équipes de direction des EPLE
- Sécuriser les procédures engagées : développer les outils de suivi favorisant la compréhension et le partage des situations (chronologie, faits, interlocuteurs…)
• Veille juridique
- Assurer une veille juridique (jurisprudence, textes…) relative aux activités de la Direction de l’éducation et des collèges (exemple de la Loi 3DS) et en faire une analyse selon les enjeux identifiés ; travailler sous la forme du parangonnage si nécessaire ;
- Rédiger et diffuser des notes ponctuelles relatives aux évolutions juridiques impactant le fonctionnement et/ou statut des agents de collèges ;
- Optimiser les procédures juridiques internes à la Direction afin de sécuriser les pratiques administratives.
• Gestion de la campagne annuelle des entretiens professionnels des ATTEE
- Chaque année, assurer la mise en oeuvre de la campagne des entretiens professionnels des agents ATTEE en lien avec la Direction des ressources humaines : participation aux réunions préparatoires, communication auprès des Établissements Publics Locaux d'Enseignement et des agents, mise à jour des documents supports et diffusion ;
- Veiller à la réalisation et validation des 1100 entretiens professionnels par les autorités fonctionnelles
- Gérer les recours effectués par les agents ATTEE en lien avec la DRH : conseil auprès des équipes de direction et agents sur les procédures
- À l’issue de la campagne : analyser les éléments, recenser, élaborer les tableaux finaux et réaliser des statistiques et en faire l’analyse pour mettre en oeuvre des actions collectives
- Préparer les dossiers pour passage en CAP en lien avec la Direction des ressources humaines
• Participation aux accompagnements collectifs dans les collèges
Les accompagnements collectifs sont réalisés par la DEC dans les établissements où la situation l’exige (bilans de fonctionnements, cohésion d’équipe, organisation de travail). Ils sont réalisés auprès des agents ATTEE, de manière collective, conjointement avec l’autorité fonctionnelle ; l’objectif étant l’amélioration des conditions de travail des agents ATTEE.
- Organiser et animer des accompagnements collectifs au sein des collèges, en binôme ou en autonomie ; mettre en oeuvre les préconisations et en assurer le suivi ;
- Participer aux réunions mensuelles internes de coordination des interventions entre les différents acteurs du service.
• Activités complémentaires
- Tâches administratives et de secrétariat (utilisation de logiciels (GSR, ODT, parapheur électronique, etc.), appels téléphoniques, mises à jour de dossiers) ;
- Tenue des tableaux de bords et outils : fiches de suivi individuelle des agents, tableaux de suivi des situations individuelles et collectives, mise à jour de fiches de suivi des collèges, etc.
- Réaliser des statistiques sollicitées par le chef de mission et/ou chef de service et en faire l’analyse pour identifier les axes de progrès, la mise en place d’actions.