Agent d'accueil et d'état civil

MISSIONS:
1) Réception des déclarations et établissement des actes d'Etat Civil
-Accueillir et renseigner les administrés sur les actes d'état civil.
-Expliquer les modalités et procédures de délivrance d'un acte d'état civil.
-Recevoir et prendre acte de la déclaration relative à l'état civil (naissances, reconnaissance, décès...).
-Apprécier la demande au regard des différents documents (livret de famille, justificatif de domicile, ...).
-Contrôler l'authenticité des attestations fournies.
-Etablir les différents actes d'état civil (naissance, mariage, décès, reconnaissance parentale, changement de nom, changement de nom simplifié, changement de prénom...).
-Délivrance et envois d'actes, traitement des demandes en ligne et suivi.
-Veiller quotidiennement au traitement des demandes sous COMEDEC en l'absence de l'agent chargé de cette mission.

2) Établissement de titres d'identité
-Prendre et gérer les rendez-vous titres d'identités.
-Constituer des dossiers CNI et passeports biométriques.
-Vérifier l'authenticité et la régularité des documents fournis.
-Vérifier le caractère complet du dossier.
-Saisir les données sur l'application TES.
-Assurer le suivi des dossiers sur l'application et la liaison avec le CERT.
-Rappeler les usagers si besoin de compléments dans le cadre du suivi de leur dossier.
-Se déplacer si besoin avec le DR mobile à l'Hôpital, dans les EPHAD, au domicile des usagers.

3) Etablissement des dossiers de mariage et de parrainages civils
-Constitution des dossiers de mariage.
-Etablir, à partir de la promesse de mariage, les actes de publication en vue de leur éventuel affichage. Afficher les bans.
-Préparer et remettre aux mariés leur livret de famille.
-Inscrire le mariage dans le registre d'Etat Civil.
-Etablir le dossier de parrainage civil.
-Accompagner l'élu lors de la prise de connaissance des dossiers avant le mariage.
-Etablir le calendrier annuel des mariages pour les élus.
-Etablir tableaux de suivi pour le maire et les élus.

4) Transcriptions, mentions en marge de tous les actes ou jugements sur les registres de l'Etat Civil
-Contrôler régulièrement l'exactitude des renseignements consignés.
-Rédiger des courriers et des mentions.
-Mise à jour des livrets de famille.

5) Autres activités liées à l'état civil
-Délivrer les attestations d'accueil, les certificats de vie, les certificats de vie commune, effectuer les légalisations de signature, les copies certifiées conformes.
-Assurer le recensement citoyen.
-Instruire les dossiers de demande de conclusion, dissolution et modification de PACS.
-Assurer des prestations en extérieur, à l'extérieur, notamment au centre pénitentiaire, pour les mariages et les reconnaissances.

6) Opérations en lien avec la législation funéraire
-Constituer et instruire les dossiers de décès.
-Délivrance des autorisations de fermeture de cercueils, d'inhumations, de crémations, d'exhumations, vérification du certificat médical, relations avec les opérateurs funéraires et avec les familles.
-Assurer le suivi des demandes d'intervention des services municipaux et tenir à jour le tableau.
-Assurer le suivi des demandes de travaux cimetière, vérifier la conformité des travaux sur le terrain et tenir à jour le tableau.
-Modifier les horloges des portails automatisés lors des changements d'horaires.
-Informer les opérateurs funéraires des changements d'horaires d'ouverture du cimetière.
-Veiller à l'affichage dans les vitrines au cimetière.
-En lien avec les autres agents, tenir l'application Requiem à jour au vu des informations écrites reçues au service ou apportées par les concessionnaires.
-Assurer l'ouverture du cimetière en l'absence de l'agent cimetière titulaire.

7) Missions propres à l'agent
-Tenir le logiciel Requiem à jour et enrichir chaque fiche de concession des photographies correspondantes.
-Tenir à jour les besoins en matière de restauration des registres et cahiers relatifs à l'état civil et au funéraire.

-Bonne connaissance des procédures définies par l'instruction générale relative à l'Etat Civil, le Code Civil (actes d'Etat Civil, mariage, nationalité)
-Bonne connaissance du Code Général des Collectivités Territoriales (législation funéraire)
-Connaître les techniques rédactionnelles administratives en lien avec les missions
-Bonne connaissance des outils bureautiques et informatiques : Word, Excel, Internet,
-Maîtrise des logiciels spécifiques : ARPEGE (Mélodie, Requiem, Maestro, Virtuose...) C Logik
-Rigueur, organisation et autonomie dans le travail
-Savoir travailler en équipe, faire circuler les informations
-Savoir rester calme face à une situation d'urgence ou de hausse temporaire d'activité
-Analyser rapidement la situation et d'apporter la bonne réponse
-Rapidité, efficacité, précision
-Qualités d'accueil du public, sens de l'écoute
-Discrétion et confidentialité
-Bonne présentation, langage adapté