Sous l'autorité du DGA du Pôle Solidarités sociales, il est responsable du suivi administratif des dossiers RH gérés par le PSS. En binôme avec l'assistante de direction du DGA, il assure en cas de besoin (absences, congés ou périodes de fortes activités) le remplacement et le soutien de cet agent dans l'exercice de ses missions.

Sous l'autorité du Directeur territorial des solidarités et du Responsable Administration Générale de la DTS Métropole Clermontoise, il contribue au bon fonctionnement de la DTS de la Métropole Clermontoise en assurant la gestion d'un certain nombre de dispositifs transversaux et en venant en appui de différents services afin d'en garantir la continuité. Il assure en cas de besoin (absences, congés ou périodes de fortes activités) le remplacement et le soutien de la secrétaire de direction et de la coordinatrice APA.

Missions Secrétaire de direction PSS :
1. Missions d'assistante de direction du DGA et du directeur Adjoint (en cas de besoin et en binôme avec l'assistante de direction DGA)
2. Suivi administratif des dossiers RH du Pôle des solidarités sociales (en lien avec le Secrétariat général)
3. Appui à la Communication interne du PSS

Missions DTS Métropole Clermontoise :
4. Gestion de dispositifs transversaux à la DTS de la Métropole Clermontoise
5. Interventions en appui de la Responsable Administration Générale, des responsables territoriaux et des RMDS

1 - Missions de secrétaire de direction du DGA et du directeur Adjoint (en remplacement et en soutien si nécessaire de l'assistante du DGA)
- Accueil physique et téléphonique
- Préparation administrative des dossiers
- Organisation des réunions
- Gestion du planning des rendez-vous et réunions
- Gestion du courrier arrivé et départ (procédures papier ou dématérialisées (logiciel Elise)
- Correspondant INCOVAR pour le PSS et notamment pour le personnel rattaché hiérarchiquement à la DGA et au directeur adjoint
- Validation des réservations de salles et de matériel informatiques du PSS et visio-conférences
- Participation au tri et à l'envoi du courrier PSS
- Classement des dossiers de la direction générale en lien avec la direction des archives

2- Suivi administratif des dossiers RH du Pôle des solidarités sociales (en lien avec le Secrétariat général)
- Mise à jour des données de suivi financier des Renforts Remplacements PSS
- En l'absence du secrétaire général, validation des demandes de Renforts Remplacements PSS
- Recueil et consolidation des demandes de formations Intra des services du PSS
- Recueil et consolidation des demandes de CIA des services du PSS
- Appui administratif aux procédures de recrutements et notamment construction d'une CV thèque à la disposition des services du PSS

3 - Appui à la Communication interne du PSS (en lien avec le SIAS)
- Mise à jour des bases de données de suivi des effectifs des services du PSS
- Mise à jour des carnets d'adresse Groupwise,
- Mise à jour des trombinoscopes, organigrammes...
- Formalisation de documents de communication (Powerpoint, trombinoscope...)

4 - Gestion dispositifs transversaux à la DTS de la Métropole Clermontoise
- Gestion des demandes de référencement pour les personnes domiciliées (CCAS- CPP - associations...)
- Suivi des demandes d'Informations Préoccupantes pour les personnes domiciliées
- Suivi des demandes d'expulsions locatives en lien avec les MDS
- Suivi des données d'activité pour l'observation des charges d'activités
- Remplacement, en cas de besoin (absences, congés ou périodes de fortes activités), la secrétaire de direction et de la coordinatrice APA

5 - Interventions en appui de la Responsable Administration Générale, des responsables territoriaux et des RMDS
- Suivi des personnels rattachés à la DTS (tableaux de bord des effectifs, des absences, des remplacements...)
- Contribution au rapport d'activité de la DTS et du PSS et participation à la tenue du tableau de bord de gestion des indicateurs
- Suivi des lieux de permanences et de consultations assurées sur le périmètre de la DTS Métropolitaine
- Contribution à la gestion de la logistique de la DTS et des Maisons des Solidarités : suivi de la gestion des véhicules, matériels et salles, prévision et suivi des fournitures, suivi des travaux et interventions techniques et informatiques éventuels à effectuer au sein des sites en lien avec le responsable administration générale ;
- Suivi des procédures internes " protection des données " en lien avec les secrétaires médico-sociales (obligations RGPD, gestion des archives, ..)
- Contribution à la diffusion de l'information concernant le territoire, les projets et actions en cours au sein de la DTS et au déploiement d'un projet de Newsletters interne à la DTS Métropolitaine.