Agent/Agente d'accueil
Offre n° O063240415000594
Publiée le 15/04/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Ambert Livradois Forez la Communauté de Communes qui a du PEP'S ! Intégrez nos équipes au service d'un projet de territoire dynamique confortant la qualité de vie des habitants en maintenant des services publics de proximité. Située à 1h15 de Clermont-Ferrand et de Saint-Etienne, ALF a a cœur le bien être et la qualité de vie au travail en s'efforçant de garantir cohésion et esprit d'équipe au quotidien.
Site web de l'employeur
Lieu de travail
Ambert
Poste à pourvoir le
01/06/2024
Date limite de candidature
15/05/2024
Type d'emploi
Emploi permanent - création d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste créé suite à une réorganisation du service ou transfert de personnel
Nombre de postes
1
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps non complet,
17h30 hebdomadaire
Télétravail
Non
Management
Non
Experience souhaitée
Débutant
Descriptif de l'emploi
Rattaché.e au service Accueil-Communication et au sein de l’équipe d’agents d’accueil, vous accueillez, orientez et renseignez le public du siège d’ALF.
Vous représentez l'image de la collectivité et de l'établissement auprès des usagers.
Vous représentez l'image de la collectivité et de l'établissement auprès des usagers.
Missions / conditions d'exercice
Activités et tâches principales du poste :
• Assurer l’accueil physique et téléphonique des administrés et de tout type de public
- Accueillir le public sur place ou par téléphone avec amabilité.
- Renseigner le public sur place ou par téléphone.
- Recevoir, filtrer et orienter les appels.
- Identifier et gérer la demande et son degré d'urgence.
- Consulter le planning partagé des agents pour orienter les demandes.
- Consulter les plannings de salle et d’utilisation du matériel pour orienter les demandes.
• Maintenir l'accueil et orienter le public vers les différents services
- Renseigner sur l'organisation et le fonctionnement de la collectivité (connaître l'organigramme de la collectivité et les missions des différents services).
- Assurer un accueil de qualité valorisant l'image de la collectivité (gestion et organisation des présentoirs, propreté du hall, disposition des sièges, fontaine à eau...).
- Orienter le public vers les services ou organismes compétents, accompagner et présenter les visiteurs.
- Gérer les demandes de la population, délivrer des documents administratifs.
- Assurer le remplacement des agents d’accueil.
• Aider à la gestion du secrétariat général et des moyens matériels de la communauté de communes
- Gérer la réservation et tenir le planning des salles de la collectivité.
- Assurer le classement et l’archivage des documents administratifs et techniques à la charge de l’agent/agente.
- Soutien administratif du pôle communication auquel est rattaché le service accueil
- Appliquer les consignes de sécurité relatives à la sécurité des personnes, des biens et des locaux.
• Gérer le courrier et les factures, diffuser l'information et la documentation
- Gérer le courrier selon le protocole établi par la direction générale : réceptionner, distribuer et expédier le courrier, scanner les factures, les envoyer aux pôles, traiter les factures non conformes…
- Tenir les registres de courrier « départ » et « arrivée ».
- Assurer le traitement des courriers départ.
- Mettre sous pli et affranchir.
- Enregistrer informatiquement le courrier après ouverture par les secrétaires de direction.
- Afficher et diffuser l'information.
• Préparation, organisation, participation aux évènements communautaires dont les conseils communautaires
- Participation à l’organisation des évènements d’ALF à l’initiative du pôle Administration générale, des Ressources Humaines ou du service communication.
- Participation aux évènements.
- Inscriptions sur demande sur les dossiers généraux.
Activités secondaires du poste :
Toute autre mission de service public nécessitant l’implication de l’agent/agente.
• Assurer l’accueil physique et téléphonique des administrés et de tout type de public
- Accueillir le public sur place ou par téléphone avec amabilité.
- Renseigner le public sur place ou par téléphone.
- Recevoir, filtrer et orienter les appels.
- Identifier et gérer la demande et son degré d'urgence.
- Consulter le planning partagé des agents pour orienter les demandes.
- Consulter les plannings de salle et d’utilisation du matériel pour orienter les demandes.
• Maintenir l'accueil et orienter le public vers les différents services
- Renseigner sur l'organisation et le fonctionnement de la collectivité (connaître l'organigramme de la collectivité et les missions des différents services).
- Assurer un accueil de qualité valorisant l'image de la collectivité (gestion et organisation des présentoirs, propreté du hall, disposition des sièges, fontaine à eau...).
- Orienter le public vers les services ou organismes compétents, accompagner et présenter les visiteurs.
- Gérer les demandes de la population, délivrer des documents administratifs.
- Assurer le remplacement des agents d’accueil.
• Aider à la gestion du secrétariat général et des moyens matériels de la communauté de communes
- Gérer la réservation et tenir le planning des salles de la collectivité.
- Assurer le classement et l’archivage des documents administratifs et techniques à la charge de l’agent/agente.
- Soutien administratif du pôle communication auquel est rattaché le service accueil
- Appliquer les consignes de sécurité relatives à la sécurité des personnes, des biens et des locaux.
• Gérer le courrier et les factures, diffuser l'information et la documentation
- Gérer le courrier selon le protocole établi par la direction générale : réceptionner, distribuer et expédier le courrier, scanner les factures, les envoyer aux pôles, traiter les factures non conformes…
- Tenir les registres de courrier « départ » et « arrivée ».
- Assurer le traitement des courriers départ.
- Mettre sous pli et affranchir.
- Enregistrer informatiquement le courrier après ouverture par les secrétaires de direction.
- Afficher et diffuser l'information.
• Préparation, organisation, participation aux évènements communautaires dont les conseils communautaires
- Participation à l’organisation des évènements d’ALF à l’initiative du pôle Administration générale, des Ressources Humaines ou du service communication.
- Participation aux évènements.
- Inscriptions sur demande sur les dossiers généraux.
Activités secondaires du poste :
Toute autre mission de service public nécessitant l’implication de l’agent/agente.
Profils recherchés
Niveau requis : Débutants acceptés
Formations et qualifications nécessaires : Bac pro service ou bac +2 gestion/administration
Compétences nécessaires :
Ø Compétences professionnelles
- Connaître l’environnement institutionnel et les processus décisionnels des collectivités territoriales.
- Connaître les missions des administrations et partenaires publics.
- Connaître les techniques de rédaction administrative.
- Très bonne maitrise du Français (orthographe, grammaire).
- Connaître les règles de communication, la gestion des publics difficiles et l'écoute active.
- Connaître les procédures d'urgence (incendie, incident, malaises...).
- Notions de secourisme (en raison de la proximité avec le public).
Ø Compétences techniques
- Connaître les applications informatiques professionnelles et la bureautique courante.
Ø Qualités relationnelles
- Maîtriser les techniques de communication.
- Capacité d'initiative et de réaction dans la gestion des accueils.
- Savoir gérer les situations relationnelles difficiles.
- Être organisé.e, rigoureux.se et méthodique.
- Être patient/patiente.
- Être discret/discrète
- Être sérieux/sérieuse et efficace.
- Sens de la diplomatie.
Temps de travail : 17h30 hebdomadaire – Travail tous les après-midis du lundi au vendredi
Recrutement par voie de mutation pour les agents titulaires ou en CDD droit public
Rémunération selon grille indiciaire FPT + prime RIFSEEP + action sociale + participation mutuelle santé et prévoyance
Formations et qualifications nécessaires : Bac pro service ou bac +2 gestion/administration
Compétences nécessaires :
Ø Compétences professionnelles
- Connaître l’environnement institutionnel et les processus décisionnels des collectivités territoriales.
- Connaître les missions des administrations et partenaires publics.
- Connaître les techniques de rédaction administrative.
- Très bonne maitrise du Français (orthographe, grammaire).
- Connaître les règles de communication, la gestion des publics difficiles et l'écoute active.
- Connaître les procédures d'urgence (incendie, incident, malaises...).
- Notions de secourisme (en raison de la proximité avec le public).
Ø Compétences techniques
- Connaître les applications informatiques professionnelles et la bureautique courante.
Ø Qualités relationnelles
- Maîtriser les techniques de communication.
- Capacité d'initiative et de réaction dans la gestion des accueils.
- Savoir gérer les situations relationnelles difficiles.
- Être organisé.e, rigoureux.se et méthodique.
- Être patient/patiente.
- Être discret/discrète
- Être sérieux/sérieuse et efficace.
- Sens de la diplomatie.
Temps de travail : 17h30 hebdomadaire – Travail tous les après-midis du lundi au vendredi
Recrutement par voie de mutation pour les agents titulaires ou en CDD droit public
Rémunération selon grille indiciaire FPT + prime RIFSEEP + action sociale + participation mutuelle santé et prévoyance
Contact
Contact
0473727140
Informations complémentaires
Nous vous avons convaincu et vous souhaitez postuler ?
Merci d'envoyer votre CV, lettre de motivation et dernier arrêté de situation à l'attention de Monsieur Le Président par courrier à CC AMBERT LIVRADOIS FOREZ 15 avenue du 11 novembre BP71 63600 AMBERT ou par mail à recrutement@ambertlivradoisforez.fr
Merci d'envoyer votre CV, lettre de motivation et dernier arrêté de situation à l'attention de Monsieur Le Président par courrier à CC AMBERT LIVRADOIS FOREZ 15 avenue du 11 novembre BP71 63600 AMBERT ou par mail à recrutement@ambertlivradoisforez.fr
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique.
À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.