(H/F) Assistant du chef de service - Référent personnel des collèges
Le délai de candidature pour cette offre a expiré, merci de ne plus postuler.
Offre n° O063240527000575
Publiée le 27/05/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Site web de l'employeur
Lieu de travail
24 rue saint esprit, Clermont-Ferrand (Puy-de-Dôme)
Poste à pourvoir le
01/08/2024
Date limite de candidature
21/06/2024
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une cessation de fonction de l'agent précédemment sur le poste
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Rédacteur
Rédacteur principal de 1ère classe
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Rédacteur principal de 2ème classe
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
PROFIL DE POSTE
Le Département du Puy-de-Dôme recherche son assistant du chef de service Agents des Collèges et référent du personnel des collèges. Vous aimez un rythme de travail dynamique, rigoureux et organisé ? Vous êtes autonome et réactif, et appréciez la coopération et la collaboration ? Contribuer au service public de l’éducation en direction des collèges et des collégiens vous motive et donne un sens à votre action future ? Rejoignez-nous !
Idéalement situé, le département du Puy-de-Dôme offre l’opportunité d’exercer son métier dans un cadre de vie équilibré, alliant vie urbaine et nature.
Le poste est rattaché à la Direction de l'Education et des Collèges au sein du service Agents des Collèges, chargé de la gestion de l’activité des 475 agents techniques exerçant dans les collèges publics du département du Puy-de-Dôme.
Sous l'autorité du responsable de service, l’assistant ou l’assistante du chef de service - Référent personnel des collèges est un collaborateur direct du chef de service, il facilite l'organisation quotidienne de son activité, et assure en autonomie le suivi de certains dossiers et sujets relevant de partenariats, d'événements récurrents et de coordination administrative. De plus, il contribue à la définition et à la mise en œuvre de la politique des moyens en personnels et de la GPEC des collèges, ainsi qu’à l'instruction administrative et financière des demandes d'équipements liés à l’activité des agents des collèges.
Le Département du Puy-de-Dôme recherche son assistant du chef de service Agents des Collèges et référent du personnel des collèges. Vous aimez un rythme de travail dynamique, rigoureux et organisé ? Vous êtes autonome et réactif, et appréciez la coopération et la collaboration ? Contribuer au service public de l’éducation en direction des collèges et des collégiens vous motive et donne un sens à votre action future ? Rejoignez-nous !
Idéalement situé, le département du Puy-de-Dôme offre l’opportunité d’exercer son métier dans un cadre de vie équilibré, alliant vie urbaine et nature.
Le poste est rattaché à la Direction de l'Education et des Collèges au sein du service Agents des Collèges, chargé de la gestion de l’activité des 475 agents techniques exerçant dans les collèges publics du département du Puy-de-Dôme.
Sous l'autorité du responsable de service, l’assistant ou l’assistante du chef de service - Référent personnel des collèges est un collaborateur direct du chef de service, il facilite l'organisation quotidienne de son activité, et assure en autonomie le suivi de certains dossiers et sujets relevant de partenariats, d'événements récurrents et de coordination administrative. De plus, il contribue à la définition et à la mise en œuvre de la politique des moyens en personnels et de la GPEC des collèges, ainsi qu’à l'instruction administrative et financière des demandes d'équipements liés à l’activité des agents des collèges.
Missions / conditions d'exercice
ACTIVITES
Assistance du chef de service :
Assurer la prise en charge de sujets spécifiques nécessitant la rédaction de notes, courriers, constitution de dossiers, organisations de réunions et rédactions de comptes rendus
Organiser les réunions et les rendez-vous au sein de l'équipe (réservations des salles, préparation du matériel, diffusion de l’ordre du jour...)
Rédiger les comptes rendus, participer à des réunions à la demande du responsable de service
Lire les procès-verbaux des Conseils d’Administration (CA) des collèges et en identifier les éléments pertinents pour le service Agents des collèges
Organiser et suivre la campagne des promotions et avancements en lien avec le service de la Gestion Administrative des Ressources Humaines
Répartition des moyens en personnel entre les collèges publics du département
Gérer et suivre l'enveloppe financière des remplacements en lien avec le service Emplois, Effectifs et Budget de la DRH
Suivre les demandes de remplacements en tenant compte de l'enveloppe financière allouée
Assurer la répartition des moyens en personnels entre les établissements du département
Préparer la rentrée scolaire : analyser la situation des établissements, formuler des préconisations et préparer les arbitrages
Appliquer l'outil de calibrage des moyens en personnels pour la gestion des postes par la mise en place et le suivi du schéma de redéploiement des postes
Participer au développement d'outils et procédures afin d'optimiser la gestion des moyens attribués aux EPLE (tableaux des effectifs, emplois du temps, procédures RH...)
Contribuer à la définition et à la mise en œuvre de la GPEC spécifique aux agents des collèges
Préparer la mobilité des agents par le recensement des postes vacants à pourvoir, l'obtention des fiches de postes à pourvoir et la collaboration éventuelle aux jurys de recrutement
Participer à l’actualisation de l’intranet en faveur des Agents des collèges et des établissements
Organiser les rencontres périodiques avec les principaux, secrétaires généraux et les agents, en rédiger les comptes rendus.
Demandes d’équipements pour les missions techniques
Analyser les demandes d’équipements relevant de l’activité des agents techniques
Solliciter l’avis des techniciens pour l’instruction des dossiers de demande
Rédiger et proposer les rapports de dotation et les notifications aux établissements
Procéder au mandatement des factures et au versement des dotations
Tenir à jour les différents fichiers récapitulant les dotations, interventions et prestations accordées
Exploiter et actualiser l'inventaire annuel de matériels et mobiliers, en lien avec l'instruction des demandes d'équipement
Établir les lettres de commande et contrôler leur bonne exécution
Être force de proposition et de suivi des documents budgétaires (BP, BS, DM) à l'occasion de chaque étape budgétaire.
Assistance du chef de service :
Assurer la prise en charge de sujets spécifiques nécessitant la rédaction de notes, courriers, constitution de dossiers, organisations de réunions et rédactions de comptes rendus
Organiser les réunions et les rendez-vous au sein de l'équipe (réservations des salles, préparation du matériel, diffusion de l’ordre du jour...)
Rédiger les comptes rendus, participer à des réunions à la demande du responsable de service
Lire les procès-verbaux des Conseils d’Administration (CA) des collèges et en identifier les éléments pertinents pour le service Agents des collèges
Organiser et suivre la campagne des promotions et avancements en lien avec le service de la Gestion Administrative des Ressources Humaines
Répartition des moyens en personnel entre les collèges publics du département
Gérer et suivre l'enveloppe financière des remplacements en lien avec le service Emplois, Effectifs et Budget de la DRH
Suivre les demandes de remplacements en tenant compte de l'enveloppe financière allouée
Assurer la répartition des moyens en personnels entre les établissements du département
Préparer la rentrée scolaire : analyser la situation des établissements, formuler des préconisations et préparer les arbitrages
Appliquer l'outil de calibrage des moyens en personnels pour la gestion des postes par la mise en place et le suivi du schéma de redéploiement des postes
Participer au développement d'outils et procédures afin d'optimiser la gestion des moyens attribués aux EPLE (tableaux des effectifs, emplois du temps, procédures RH...)
Contribuer à la définition et à la mise en œuvre de la GPEC spécifique aux agents des collèges
Préparer la mobilité des agents par le recensement des postes vacants à pourvoir, l'obtention des fiches de postes à pourvoir et la collaboration éventuelle aux jurys de recrutement
Participer à l’actualisation de l’intranet en faveur des Agents des collèges et des établissements
Organiser les rencontres périodiques avec les principaux, secrétaires généraux et les agents, en rédiger les comptes rendus.
Demandes d’équipements pour les missions techniques
Analyser les demandes d’équipements relevant de l’activité des agents techniques
Solliciter l’avis des techniciens pour l’instruction des dossiers de demande
Rédiger et proposer les rapports de dotation et les notifications aux établissements
Procéder au mandatement des factures et au versement des dotations
Tenir à jour les différents fichiers récapitulant les dotations, interventions et prestations accordées
Exploiter et actualiser l'inventaire annuel de matériels et mobiliers, en lien avec l'instruction des demandes d'équipement
Établir les lettres de commande et contrôler leur bonne exécution
Être force de proposition et de suivi des documents budgétaires (BP, BS, DM) à l'occasion de chaque étape budgétaire.
Profils recherchés
EXPERIENCES ET COMPETENCES
1 - CONNAISSANCES PROFESSIONNELLES
Statut de la fonction publique territoriale (FPT) et les statuts particuliers
Fonctionnement et organisation des collèges
Connaissance des principes budgétaires
Techniques d’accueil par téléphone
2 - COMPETENCES TECHNIQUES
Travailler en réseau
Analyser et traiter la demande d'un service
Organiser et planifier des réunions
Instruire des dossiers administratifs
Utiliser les logiciels bureautiques
Gérer une enveloppe budgétaire
Identifier les priorités et anticiper les délais
Moderniser, optimiser les procédures administratives
3 - APTITUDES PROFESSIONNELLES
Disponibilité
Aptitude au travail en équipe, sens relationnel
Résistance au stress
Rigueur
Organisation et gestion des priorités
Réactivité
Discrétion
Autonomie
Dynamisme
1 - CONNAISSANCES PROFESSIONNELLES
Statut de la fonction publique territoriale (FPT) et les statuts particuliers
Fonctionnement et organisation des collèges
Connaissance des principes budgétaires
Techniques d’accueil par téléphone
2 - COMPETENCES TECHNIQUES
Travailler en réseau
Analyser et traiter la demande d'un service
Organiser et planifier des réunions
Instruire des dossiers administratifs
Utiliser les logiciels bureautiques
Gérer une enveloppe budgétaire
Identifier les priorités et anticiper les délais
Moderniser, optimiser les procédures administratives
3 - APTITUDES PROFESSIONNELLES
Disponibilité
Aptitude au travail en équipe, sens relationnel
Résistance au stress
Rigueur
Organisation et gestion des priorités
Réactivité
Discrétion
Autonomie
Dynamisme
Contact et modalités de candidature
Contact
0473422020
Informations complémentaires
LIEU D’EXERCICE DES FONCTIONS
Hôtel du Département
MOTIF DE VACANCE D’EMPLOI
Départ à la retraite
CONDITIONS PARTICULIERES
Poste à temps complet
Permis B nécessaire
Poste éligible au télétravail flexible
Ponctuellement, amplitude horaire importante (quelques journées par an, pour les réunions annuelles des collèges).
Prime mensuelle : 430 euros brut
Prime annuelle : 2017 euros brut
Les candidats titulaires de la Fonction Publique ou inscrits sur liste d’aptitude devront impérativement fournir une copie du dernier arrêté de situation administrative mentionnant votre grade ou de l’attestation de réussite au concours.
PERSONNES À CONTACTER
Service Emplois et Compétences
recrutement@puy-de-dome.fr
Monsieur Grégory BISIAUX
Responsable du Service Agents des Collèges
04 73 42 02 37
gregory.bisiaux@puy-de-dome.fr
CANDIDATURE PAR MAIL UNIQUEMENT
Dépôt des candidatures au plus tard le :
Vendredi 21 Juin 2024
Merci d'envoyer votre lettre de candidature (En rappelant la référence: 2024.05.1587)
et votre curriculum vitae et, pour les candidats fonctionnaires votre dernier arrêté de situation administrative détaillé à:
Monsieur le Président du Conseil départemental du Puy-de-Dôme :
recrutement@puy-de-dome.fr
(les documents aux formats images ne sont pas acceptés)
Hôtel du Département
MOTIF DE VACANCE D’EMPLOI
Départ à la retraite
CONDITIONS PARTICULIERES
Poste à temps complet
Permis B nécessaire
Poste éligible au télétravail flexible
Ponctuellement, amplitude horaire importante (quelques journées par an, pour les réunions annuelles des collèges).
Prime mensuelle : 430 euros brut
Prime annuelle : 2017 euros brut
Les candidats titulaires de la Fonction Publique ou inscrits sur liste d’aptitude devront impérativement fournir une copie du dernier arrêté de situation administrative mentionnant votre grade ou de l’attestation de réussite au concours.
PERSONNES À CONTACTER
Service Emplois et Compétences
recrutement@puy-de-dome.fr
Monsieur Grégory BISIAUX
Responsable du Service Agents des Collèges
04 73 42 02 37
gregory.bisiaux@puy-de-dome.fr
CANDIDATURE PAR MAIL UNIQUEMENT
Dépôt des candidatures au plus tard le :
Vendredi 21 Juin 2024
Merci d'envoyer votre lettre de candidature (En rappelant la référence: 2024.05.1587)
et votre curriculum vitae et, pour les candidats fonctionnaires votre dernier arrêté de situation administrative détaillé à:
Monsieur le Président du Conseil départemental du Puy-de-Dôme :
recrutement@puy-de-dome.fr
(les documents aux formats images ne sont pas acceptés)
Adresse de l'employeur
DEPARTEMENT DU PUY DE DOME
>24 rue saint esprit
63000 Clermont ferrand
>24 rue saint esprit
63000 Clermont ferrand
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.