Missions :

Le/la Responsable de l’Administration générale, de la Commande publique et de la Recherche de financements a pour mission de piloter l’administration générale, les instances et les commissions.

Il/elle définit et met en œuvre la stratégie en matière de commande publique, d’optimisation des financements et de recherche de subventions pour la commune.
Il/elle apporte un appui stratégique et opérationnel à la Direction du CCAS.

Il/elle contribue à l’amélioration et à la sécurisation des pratiques de la collectivité, garantit la sécurité juridique des actes réglementaires et décisionnels dans ces domaines et participe activement au collectif de direction générale de la Mairie et du CCAS.

Activités :

Pilotage du service :

- Diriger et coordonner l’agent placé sous son autorités hiérarchique en organisant le service pour renforcer son opérationnalité et le travail transversal
- Piloter la mise en œuvre d'outils de planification et de suivi de l'activité du service
- Préparer, participer et animer des réunions de service, des groupes de travail, placés dans son champ d’intervention
- Piloter, suivre et contrôler les activités de l’agent

Piloter et garantir le bon fonctionnement des missions liées à l’administration générale :

- Garantir l’organisation et la gestion des assemblées délibérantes et des commissions
- Concevoir des outils de planification et des procédures de contrôle
- Répartir et planifier les activités en fonction des échéances
- Mettre en place des dispositifs de veille et de suivi des actes
- Garantir la régularité des projets de délibérations et des pièces annexes, ou autres actes administratifs (arrêtés du Maire) dans un but de mise en cohérence et de sécurisation de ces documents
- Assurer le contrôle préalable des actes juridiques et veiller à la publication des documents sur le site internet de la collectivité et l’affichage public
- Mettre en place les fiches de procédures concernant les missions du secrétariat général et les faire appliquer, les évaluer, les améliorer
- Sensibiliser les services et les élus sur les risques encourus par la collectivité

Gérer la commande publique et contribuer à l’amélioration et à la sécurisation des pratiques :

- Organiser, coordonner et piloter les procédures de la commande publique de la commune en lien avec les services chargés de leur exécution
- Conseiller les services de la commune et du CCAS pour la passation de l'ensemble des contrats de la commande publique, notamment pour le choix de la procédure, la définition et la pondération des critères
- Rédiger les procédures de la commande publique en soutien au CCAS
- Préparer les dossiers de consultation (toutes procédures) dans le respect de la règlementation et des procédures internes de la commune et du CCAS, en lien avec les services
- Assurer la publicité des contrats de la commande publique, ainsi que la gestion de la dématérialisation des procédures sur le profil acheteur (questions/réponses, échanges avec les entreprises)
- Garantir la bonne administration de l'ouverture électronique et des vérifications des plis
- Participer à la phase analyse des candidatures et des offres en lien avec le service acheteur
- Rédiger les décisions d'attribution en lien avec l'autorité territoriale de chaque entité
- Garantir le processus administratif lié à l'attribution des contrats de la commande publique : lettres de rejet, notification, contrôle de légalité, données essentielles, publication des avis d'attribution
- Assurer la préparation et le secrétariat de la Commission d'Appel d'Offres et autres instances liées à la Commande Publique (CCSPL, jury de concours...) de chaque entité
- Assister les services dans l'exécution des contrats de la commande publique (modifications, reconductions, actes de sous-traitance...) sur la partie juridique
- Mettre en place une veille juridique régulière et pédagogique, des outils de simplification de la commande publique pour les candidats et les différents acheteurs pour la commune et le CCAS

Optimisation des financements et recherche de subvention :

- Identifier les opportunités de financements institutionnels en vue de l'optimisation des ressources de la collectivité, en lien avec le Maire, les élus et la Direction Générale,
- Affiner les critères et conditions permettant aux projets d'être éligibles,
- Procéder à la recherche des subventions correspondantes nécessaires au financement des projets et opérations d'investissement portés par la commune,
- Diversifier la mobilisation des fonds européens ou nationaux dans le cadre des appels à projets thématiques,
- Suivi des démarches contractuelles et partenariales nationales et européennes, des politiques publiques d'aménagement et de développement territorial, d'outils de pilotage et de suivi de projets,
- Suivi des contrats stratégiques et transversaux avec l'EPCI,
- Accompagner les services pour la constitution des demandes de financement et pour l'instruction de leurs dossiers de subvention,
- Participer au processus de préparation budgétaire et le suivi de l'exécution budgétaire des subventions.

Participer à la coordination et au collectif de la Direction générale :

- Améliorer la transversalité entre les différents services
- Mettre en place des procédures afin de d’améliorer le fonctionnement des services, de bilans en collaboration avec les responsables de service
- Travailler en collaboration avec les services Finances Mairie et CCAS
- Participer aux groupes de travail, réunions, COPIL et COTECH liés aux projets d'investissement de la Mairie et du CCAS,
- Co-animer les réunions régulières les Responsables Finances du CCAS et de la Mairie pour faire le point sur avancement des dossiers relatifs à la Commande Publique et aux Subventions

Gestion des contentieux et pré contentieux (hors urbanisme) :

- Analyser la nature du litige et évaluer ses enjeux
- Gérer les contentieux par la définition d’une stratégie contentieuse et la rédaction des écritures en collaboration avec les services et les avocats le cas échéant
- Assurer les partenariats avec les professionnels du droit (avocats, huissiers)