Gestion administrative générale et qualité du service

- Accueillir les usagers, analyser leurs demandes et proposer une solution adaptée à leurs attentes et besoins ;
- Renseigner, orienter et conseiller les usagers en utilisant tous les canaux de communication pour faciliter l'accès à l'ensemble des activités et services ;
- Assurer la promotion des services numériques de la Ville et les orienter pour réaliser les démarches sur le portail citoyen ICI ;
- Organiser l’affichage, l’actualisation de la documentation de l’espace d’accueil du service et de la signalétique ;
- Mettre à jour des tableaux de bord et de suivi d’activités ;
- Organiser le classement et l’archivage des dossiers et des documents en respectant les procédures ;
- Tenir des plannings et gérer les prises de rendez-vous sur l’outil de gestion dédié ;
- Participer à la mise à jour de la documentation collective ;
- Proposer des améliorations, solutions et ajustements en fonction des réclamations et remarques des usagers pour optimiser le service rendu.

Gestion administrative spécifique liée au poste

Missions principales :

- Assurer une veille de l’actualité et des évolutions de la collectivité (mise à jour des organigrammes des directions, recensement des évènements se déroulant à Clermont-Ferrand, démarches en cours etc.) ;
- Assurer la mise à jour et le suivi de la mallette d’astreinte (transmission des comptes-rendus, mises à jour de l'outil Crise, vérification du matériel etc.…) ;
- Instruire les demandes d’attestation d’accueil ;
- Gérer les demandes d'affichages réglementaires pour les directions et partenaires ainsi que la signalétique temporaire du patio et des événements de l'Hôtel-de-Ville ;
- Assurer la gestion des réservations de certains espaces et salles de l’Hôtel de Ville ;
- Mettre à jour la signalétique temporaire du patio de l’Hôtel-de-Ville et veiller au respect de la signalétique permanente ;
- Assurer les visites de l’Hôtel-de-Ville ;
- Assurer une veille sur les démarches (notices, imprimés et procédures) sur l’Intranet ;
- Renseigner les outils liés à la gestion relation usager (type CRM : Customer Relationship Management.

Missions secondaires en cas de besoin

- Assurer la réponse téléphonique de premier niveau de la collectivité (standard général) ;
- Informer et faire le lien lors des urgences et crises en journée (CODIS, Préfecture, Police etc.…) ;
- Mobilisation possible dans le cadre du Plan Communal de Sauvegarde (standard de crise);
- Assurer une veille autour des grands événements, alerter et informer lorsque des sujets récurrents prennent de l’ampleur ;
- Assurer, en lien avec le N+1, le reporting des appels téléphoniques non traités dans le cadre de la démarche qualité ;
- Mettre à jour la foire aux questions (FAQ) pour réduire l’afflux de courriels et décharger le service des demandes à faible valeur ajoutée.

Autres activités nécessaires au bon fonctionnement du service Accueils - Courrier