ASSISTANTE DE DIRECTION
Offre n° O063260212000449
Publiée le 12/02/2026
Synthèse de l'offre
Employeur
Site web de l'employeur
Lieu de travail
21-23 rue Victor Mazuel, Les Ancizes-Comps (Puy-de-Dôme (63))
Poste à pourvoir le
Dès que possible
Type d'emploi
Remplacement temporaire d'un agent sur emploi permanent
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une indisponibilité temporaire d'un agent
Durée de la mission
3 mois
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui
(Art. L332-13 du code général de la fonction publique)
Seul un contractuel peut être recruté sur ce poste car il s'agit d'un remplacement d'un agent. Le contrat proposé est à durée déterminée, dans la limité de la durée d'absence de l'agent remplacé.
Seul un contractuel peut être recruté sur ce poste car il s'agit d'un remplacement d'un agent. Le contrat proposé est à durée déterminée, dans la limité de la durée d'absence de l'agent remplacé.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
L’assistant(e) de direction, dans le respect de ses instructions, des protocoles et des procédures applicables à ses activités assure un rôle d’appui administratif, organisationnel et relationnel.
Elle est l’interface entre la direction, les équipes, les résidents, les familles et les partenaires extérieurs. Elle contribue à la qualité d’accueil. Elle assure la circulation de l’information entre la direction et les différents services.
Elle est l’interface entre la direction, les équipes, les résidents, les familles et les partenaires extérieurs. Elle contribue à la qualité d’accueil. Elle assure la circulation de l’information entre la direction et les différents services.
Missions / conditions d'exercice
Accueil orientation des usagers/communication
- Assure l’accueil des résidents, des familles, des visiteurs, renseigne les usagers par une présence physique, par email, par téléphone
- Analyse la demande de ses interlocuteurs et les oriente
- Entretient avec les différents partenaires de l’établissement (Elus, trésorerie, ARS, CDG, CPAM, familles, fournisseurs, etc.) des relations de confiance basées sur la qualité de service.
- Propose à sa hiérarchie toute solution permettant de régler rapidement les litiges et contentieux liés à son activité.
- Participe à la conception et à la réalisation de tout document administratif et de tout support d’information visant à présenter l’activité de l’établissement
- Gère la diffusion de l’information interne et externe tout en respectant la confidentialité nécessaire.
Gestion administrative
- Assure un premier tri du courrier (établissement, résidents…), affranchit le courrier, met à jour le répertoire téléphonique, la liste des résidents ainsi que les différents texte et documents associés à la fonction « Accueil »
- Elabore les lettres types destinées à répondre aux demandes de renseignements des familles ou des futurs résidents ou tout autre document à la demande de la direction.
- Gère la liste d’attente des résidents, constitue les dossiers de demande d’admission et suit l’instruction des dossiers en lien avec les logiciels dédiés.
- Apporte son aide au montage des dossiers avec les usagers
- Prend en charge la constitution des dossiers (aide sociale, APA), rassemblement des pièces et envoi des documents aux différents organismes
- Assure leurs mises à jour au sein de la documentation administrative interne.
- Gère les réservations des repas des résidents et de leurs familles en lien avec le service hôtelier.
- Tient les registres légaux et participe à la définition des procédures et les instructions de l’établissement
- Assure le classement et l’archivage des documents liés à son activité.
Gestion comptable
- Tient la comptabilité de l’établissement (comptabilité M22) en lien étroit avec la direction et la trésorerie : saisie des pièces comptables, titres et mandats et assure le suivi des différents actes et documents, nécessaires au bon fonctionnement comptable et administratif de l’établissement.
- Transmet les pièces au comptable public
- Réalise la facturation des différents types d’hébergement et des absences des résidents
- Passe les commandes auprès des fournisseurs, réception avec contrôle des factures, suivi et contrôle des consommations
- Saisie des tableaux de bords avec suivi de l’activité, des recettes et transmissions aux organismes concernés.
- Applique strictement les procédures et instructions concernant la gestion de l’outil informatique
Gestion des ressources humaines
- Participe au suivi des plannings et des roulements d’équipes pluridisciplinaires travaillant 24/24 et 7/7 en lien avec la Direction Adjointe
- Répartit et gère les absences (congés, formations, récupération, maladie) en lien avec la Direction Adjointe
- Collecte et informatise les données de cette organisation : heures effectuées, jours fériés, nuits, absences
- Remplit le tableau mensuel des éléments de paie en lien avec la Direction Adjointe et le transmet à la DRH
- Rédige les déclarations d’Accident de travail des personnels de l’établissement
- Assure le suivi des éléments du dossier du personnel (contrat de travail et avenant, diplôme et stage de formation, arrêt de travail ou A.T., congés, médecine du travail, correspondance…)
- Diffuse les notes de services, dossiers…. Auprès des destinataires concernés et gère le panneau des affichages obligatoires
- Planifie la présence de stagiaires dans son service, assurer leur accueil
- Effectue le relais/ l’interface entre la Direction, et les agents.
- Participe aux réunions de service, élabore les comptes rendus
Participer à la vie du service
- Se conforme à la réglementation de l’établissement et du service (notes de services, tableaux, classeurs)
- Consulte quotidiennement le planning
- S’informer des consignes quotidiennes pour adapter l’organisation de son travail
- Fait des propositions à bon escient
- Participe à des actions de formation
- Participe aux réunions de service
- Tenu au respect du secret professionnel et au devoir de réserve
- Transmission des observations orales et écrites sur des supports adéquats
- Signal tout disfonctionnement.
- Assure l’accueil des résidents, des familles, des visiteurs, renseigne les usagers par une présence physique, par email, par téléphone
- Analyse la demande de ses interlocuteurs et les oriente
- Entretient avec les différents partenaires de l’établissement (Elus, trésorerie, ARS, CDG, CPAM, familles, fournisseurs, etc.) des relations de confiance basées sur la qualité de service.
- Propose à sa hiérarchie toute solution permettant de régler rapidement les litiges et contentieux liés à son activité.
- Participe à la conception et à la réalisation de tout document administratif et de tout support d’information visant à présenter l’activité de l’établissement
- Gère la diffusion de l’information interne et externe tout en respectant la confidentialité nécessaire.
Gestion administrative
- Assure un premier tri du courrier (établissement, résidents…), affranchit le courrier, met à jour le répertoire téléphonique, la liste des résidents ainsi que les différents texte et documents associés à la fonction « Accueil »
- Elabore les lettres types destinées à répondre aux demandes de renseignements des familles ou des futurs résidents ou tout autre document à la demande de la direction.
- Gère la liste d’attente des résidents, constitue les dossiers de demande d’admission et suit l’instruction des dossiers en lien avec les logiciels dédiés.
- Apporte son aide au montage des dossiers avec les usagers
- Prend en charge la constitution des dossiers (aide sociale, APA), rassemblement des pièces et envoi des documents aux différents organismes
- Assure leurs mises à jour au sein de la documentation administrative interne.
- Gère les réservations des repas des résidents et de leurs familles en lien avec le service hôtelier.
- Tient les registres légaux et participe à la définition des procédures et les instructions de l’établissement
- Assure le classement et l’archivage des documents liés à son activité.
Gestion comptable
- Tient la comptabilité de l’établissement (comptabilité M22) en lien étroit avec la direction et la trésorerie : saisie des pièces comptables, titres et mandats et assure le suivi des différents actes et documents, nécessaires au bon fonctionnement comptable et administratif de l’établissement.
- Transmet les pièces au comptable public
- Réalise la facturation des différents types d’hébergement et des absences des résidents
- Passe les commandes auprès des fournisseurs, réception avec contrôle des factures, suivi et contrôle des consommations
- Saisie des tableaux de bords avec suivi de l’activité, des recettes et transmissions aux organismes concernés.
- Applique strictement les procédures et instructions concernant la gestion de l’outil informatique
Gestion des ressources humaines
- Participe au suivi des plannings et des roulements d’équipes pluridisciplinaires travaillant 24/24 et 7/7 en lien avec la Direction Adjointe
- Répartit et gère les absences (congés, formations, récupération, maladie) en lien avec la Direction Adjointe
- Collecte et informatise les données de cette organisation : heures effectuées, jours fériés, nuits, absences
- Remplit le tableau mensuel des éléments de paie en lien avec la Direction Adjointe et le transmet à la DRH
- Rédige les déclarations d’Accident de travail des personnels de l’établissement
- Assure le suivi des éléments du dossier du personnel (contrat de travail et avenant, diplôme et stage de formation, arrêt de travail ou A.T., congés, médecine du travail, correspondance…)
- Diffuse les notes de services, dossiers…. Auprès des destinataires concernés et gère le panneau des affichages obligatoires
- Planifie la présence de stagiaires dans son service, assurer leur accueil
- Effectue le relais/ l’interface entre la Direction, et les agents.
- Participe aux réunions de service, élabore les comptes rendus
Participer à la vie du service
- Se conforme à la réglementation de l’établissement et du service (notes de services, tableaux, classeurs)
- Consulte quotidiennement le planning
- S’informer des consignes quotidiennes pour adapter l’organisation de son travail
- Fait des propositions à bon escient
- Participe à des actions de formation
- Participe aux réunions de service
- Tenu au respect du secret professionnel et au devoir de réserve
- Transmission des observations orales et écrites sur des supports adéquats
- Signal tout disfonctionnement.
Profils recherchés
Connaissances requises :
• Savoir-Faire :
- Connaissance des problématiques liées au secteur de la gérontologie
- Connaissance de bases du statut de la Fonction Publique Territoriale
- Connaissance de la comptabilité M22
- Connaissance de l’utilisation des outils informatique et bureautique
- Capacité d’organisation et de gestion du temps
- Maitrise de la langue française, capacité rédactionnelle, synthétiser un document
- Connaitre les principes de la gestion du personnel
- Savoir gérer les situations relationnelles difficiles
- Savoir gérer les congés et absences du personnel
• Qualités et aptitudes requises (« savoir-être »)
▪ Respect de l’autorité hiérarchique
▪ Travailler en équipe
▪ S’exprimer avec aisance
▪ Faire preuve d’autonomie et d’initiative, rendre compte à sa hiérarchie
▪ Faire preuve de discrétion
▪ Faire preuve de rigueur
▪ Faire preuve de patience
▪ Être à l’écoute
▪ Être disponible
▪ Sens de l’observation et de l’analyse
• Savoir-Faire :
- Connaissance des problématiques liées au secteur de la gérontologie
- Connaissance de bases du statut de la Fonction Publique Territoriale
- Connaissance de la comptabilité M22
- Connaissance de l’utilisation des outils informatique et bureautique
- Capacité d’organisation et de gestion du temps
- Maitrise de la langue française, capacité rédactionnelle, synthétiser un document
- Connaitre les principes de la gestion du personnel
- Savoir gérer les situations relationnelles difficiles
- Savoir gérer les congés et absences du personnel
• Qualités et aptitudes requises (« savoir-être »)
▪ Respect de l’autorité hiérarchique
▪ Travailler en équipe
▪ S’exprimer avec aisance
▪ Faire preuve d’autonomie et d’initiative, rendre compte à sa hiérarchie
▪ Faire preuve de discrétion
▪ Faire preuve de rigueur
▪ Faire preuve de patience
▪ Être à l’écoute
▪ Être disponible
▪ Sens de l’observation et de l’analyse
Contact et modalités de candidature
Contact
04 73 86 81 59
Informations complémentaires
POUR RÉPONDRE À CETTE OFFRE :
Adresser lettre de motivation manuscrite et CV, avant le : 11 Mars 2026.
à Monsieur le Président du CIAS Combrailles, Sioule et Morge
21-23 Rue Victor Mazuel 63 410 MANZAT
Pour tout renseignement : contacter Charline MIEUSSET ou Isabelle GUILLOT au 04.73.86.81.59 ou par mail à l’adresse : recrutement-ehpad@comcom-csm.fr
Adresser lettre de motivation manuscrite et CV, avant le : 11 Mars 2026.
à Monsieur le Président du CIAS Combrailles, Sioule et Morge
21-23 Rue Victor Mazuel 63 410 MANZAT
Pour tout renseignement : contacter Charline MIEUSSET ou Isabelle GUILLOT au 04.73.86.81.59 ou par mail à l’adresse : recrutement-ehpad@comcom-csm.fr
Adresse de l'employeur
CIAS COMBRAILLES SIOULE et MORGE
>21-23 rue Victor Mazuel
63410 MANZAT
>21-23 rue Victor Mazuel
63410 MANZAT
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.