Placé(e) sous la responsabilité du Président et de la Directrice Générale des Services de RLV, l’assistant(e) de direction aura pour missions :

MISSIONS ET ACTIVITÉS DU POSTE

1- Assurer l’assistance et le secrétariat du Président :
- Gestion du courrier, rédaction réponses, courriers, courriels….,
- Suivi de l’agenda,
- Circulation et relecture des parapheurs,
- Organisation de réunions et manifestations (cadrage d’agendas, invitations, réservations salles, matériel informatique),
- Préparation des dossiers,
- Classement et préparation à l’archivage.
2- Assurer l’assistance et le secrétariat de la Direction Générale des Services :
- Organisation de réunions (réservation de salle, invitations, préparation des supports, dossiers,…) en particulier conférence des maires, bureaux communautaires, et autres rendez-vous,
- Participation aux réunions du bureau communautaire (Préparation des dossiers et du diaporama, prise de notes, rédaction du compte rendu, diffusion dématérialisée et sur intranet,…),
- Contrôle et relecture des documents et courriers mis à la signature (orthographe, mise en page),
- Suivi de l’agenda et centralisation des plannings de congés des cadres et des membres du bureau communautaire,
- coordination des demandes des services auprès de la DGS.

Interventions ponctuelles en cas d’absence dans le service de l’administration générale (accueil du public, accueil téléphonique, gestion du courrier…).


Activités particulières du poste : l’agent peut être amené à se déplacer pour préparer des salles de réunions qui se déroulent à l’extérieur du siège de RLV quelques fois en soirée.
Ce poste nécessite confidentialité, disponibilité, confiance relationnelle. L’agent est garant de l’image de la personne qu’elle assiste ainsi que de l’institution.