Responsable Pôle Accueil
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Offre n° O064220200549765
Publiée le 16/02/2022
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
Place sainte-foy, Morlaàs (Pyrénées-Atlantiques)
Poste à pourvoir le
01/05/2022
Date limite de candidature
18/03/2022
Type d'emploi
Emploi permanent - création d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste créé suite à une réorganisation du service ou transfert de personnel
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Etat civil
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Rédacteur
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Rédacteur
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
LA COMMUNE DE MORLAÀS (4 616 habitants)
Département des Pyrénées-Atlantiques
RECRUTE
UN(E) RESPONSABLE PÔLE ACCUEIL
Poste à temps complet
Cadres d'emplois des adjoints administratifs territoriaux et rédacteurs territoriaux
Recrutement ouvert aux contractuels au titre de l'article 3-3-2 de la loi du 26 janvier 1984
Département des Pyrénées-Atlantiques
RECRUTE
UN(E) RESPONSABLE PÔLE ACCUEIL
Poste à temps complet
Cadres d'emplois des adjoints administratifs territoriaux et rédacteurs territoriaux
Recrutement ouvert aux contractuels au titre de l'article 3-3-2 de la loi du 26 janvier 1984
Missions / conditions d'exercice
Sous l'autorité du Maire, et sous la responsabilité du Directeur de l'Administration Générale et Communication (DAGC), vous serez chargé(e) plus particulièrement de :
L'encadrement des activités du pôle accueil :
* Encadrer et coordonner 3 agents
* Animer et organiser les activités
* Mettre en place ou poursuivre la mise à jour des outils de suivi des activités
* Être garant(e) de la qualité du service rendu
* Veille réglementaire et sécurisation juridique
Les principales missions du responsable de pôle se déclinent comme suit :
1) Encadrement des activités suivantes :
* Accueil physique et téléphonique
* État civil
* Élections (Préparation des opérations électorales et mise à jour des listes électorales)
* Gestion administrative du courrier
Le responsable pourra être appelé, lorsque les circonstances l'exigent (absences, actualité du service, forte affluence...), à exécuter directement les tâches propres à permettre la continuité de ces missions.
2) Gérer et coordonner la réalisation des tâches suivantes
Assemblées
* Préparation des séances du Conseil Municipal et des diverses commissions, en appui au DGS et au DAGC
* Gestion et suivi des délibérations des différents services de la collectivité
* Rédaction du compte rendu et du procès-verbal
Secrétariat général
* Gestion et suivi des décisions et des arrêtés du Maire
* Assurer la préparation, le suivi de la mise en œuvre administrative des actes (décisions, arrêtés, conventions,...)
Communication
* Gestion de la messagerie électronique fonctionnelle de la collectivité
* Assurer une veille quotidienne de la presse locale à destination des élus et de la direction
* Rédaction de contenu et actualisation du site Internet de la commune
Secrétariat du Maire et de la Direction
* Appels et réception téléphonique
* Prise de rendez-vous et contribution à la gestion de l'agenda du maire, de ses adjoints et du comité de direction
3) Dématérialisation des procédures
Assurer, en étroite collaboration avec le Directeur de l'Administration générale, le déploiement des outils de dématérialisation (GED) pour : la gestion du courrier, le circuit décisionnel, l'affichage réglementaire, l'archivage électronique.
À noter : La commune s'inscrit actuellement dans un processus de diagnostic organisationnel. Le périmètre du poste et ses missions sont donc susceptibles d'évoluer.
L'encadrement des activités du pôle accueil :
* Encadrer et coordonner 3 agents
* Animer et organiser les activités
* Mettre en place ou poursuivre la mise à jour des outils de suivi des activités
* Être garant(e) de la qualité du service rendu
* Veille réglementaire et sécurisation juridique
Les principales missions du responsable de pôle se déclinent comme suit :
1) Encadrement des activités suivantes :
* Accueil physique et téléphonique
* État civil
* Élections (Préparation des opérations électorales et mise à jour des listes électorales)
* Gestion administrative du courrier
Le responsable pourra être appelé, lorsque les circonstances l'exigent (absences, actualité du service, forte affluence...), à exécuter directement les tâches propres à permettre la continuité de ces missions.
2) Gérer et coordonner la réalisation des tâches suivantes
Assemblées
* Préparation des séances du Conseil Municipal et des diverses commissions, en appui au DGS et au DAGC
* Gestion et suivi des délibérations des différents services de la collectivité
* Rédaction du compte rendu et du procès-verbal
Secrétariat général
* Gestion et suivi des décisions et des arrêtés du Maire
* Assurer la préparation, le suivi de la mise en œuvre administrative des actes (décisions, arrêtés, conventions,...)
Communication
* Gestion de la messagerie électronique fonctionnelle de la collectivité
* Assurer une veille quotidienne de la presse locale à destination des élus et de la direction
* Rédaction de contenu et actualisation du site Internet de la commune
Secrétariat du Maire et de la Direction
* Appels et réception téléphonique
* Prise de rendez-vous et contribution à la gestion de l'agenda du maire, de ses adjoints et du comité de direction
3) Dématérialisation des procédures
Assurer, en étroite collaboration avec le Directeur de l'Administration générale, le déploiement des outils de dématérialisation (GED) pour : la gestion du courrier, le circuit décisionnel, l'affichage réglementaire, l'archivage électronique.
À noter : La commune s'inscrit actuellement dans un processus de diagnostic organisationnel. Le périmètre du poste et ses missions sont donc susceptibles d'évoluer.
Profils recherchés
COMPÉTENCES
- Connaître le cadre réglementaire des actes administratifs : délivrance des titres d'identité, mais aussi de manière plus large : état civil, législation funéraire, élections, etc.
- Savoir accompagner l'usager dans ses démarches en s'adaptant à tout public et à toute situation
- Posséder des qualités d'expression orale et écrite
- Expérience souhaitée dans le domaine de l'accueil (écoute active, reformulation, techniques de gestion de conflits,...)
- Maîtriser l'outil informatique, les techniques et outils de communication, et les logiciels spécifiques
- Connaissances générales sur le fonctionnement d'une collectivité
- Sens du contact, amabilité qualité d'écoute et de dialogue
- Grande autonomie et capacité d'adaptation, sens de l'initiative et de l'organisation
- Capacité à travailler en équipe
CONDITIONS D'EXERCICE
- Discrétion professionnelle, secret professionnel et devoir de réserve
- Sens du service public
- Garant(e) de l'image du service public de la commune (bonne attitude, réactivité, comportement adapté)
- Rémunération statutaire + RIFSEEP + CAS 64 + Amicale du personnel (chèques vacances,...)
- Connaître le cadre réglementaire des actes administratifs : délivrance des titres d'identité, mais aussi de manière plus large : état civil, législation funéraire, élections, etc.
- Savoir accompagner l'usager dans ses démarches en s'adaptant à tout public et à toute situation
- Posséder des qualités d'expression orale et écrite
- Expérience souhaitée dans le domaine de l'accueil (écoute active, reformulation, techniques de gestion de conflits,...)
- Maîtriser l'outil informatique, les techniques et outils de communication, et les logiciels spécifiques
- Connaissances générales sur le fonctionnement d'une collectivité
- Sens du contact, amabilité qualité d'écoute et de dialogue
- Grande autonomie et capacité d'adaptation, sens de l'initiative et de l'organisation
- Capacité à travailler en équipe
CONDITIONS D'EXERCICE
- Discrétion professionnelle, secret professionnel et devoir de réserve
- Sens du service public
- Garant(e) de l'image du service public de la commune (bonne attitude, réactivité, comportement adapté)
- Rémunération statutaire + RIFSEEP + CAS 64 + Amicale du personnel (chèques vacances,...)
Contact et modalités de candidature
Informations complémentaires
Date limite de dépôt des candidatures : le 18 MARS 2022 , à 12 heures.
Les candidatures devront être déposées par voie électronique sur le site www.cdg-64.fr, onglet "Emploi et recrutement", rubrique "Offres d'emploi", puis "Postuler à un recrutement suivi par le CDG 64" ou à l'aide du lien suivant : http://recrutement.cdg-64.fr/recherche.php Les correspondances seront adressées aux candidats par courriel (convocations, lettres de réponse). Il est impératif de consulter régulièrement votre boîte de réception mail et les courriers indésirables.
Les candidatures devront être déposées par voie électronique sur le site www.cdg-64.fr, onglet "Emploi et recrutement", rubrique "Offres d'emploi", puis "Postuler à un recrutement suivi par le CDG 64" ou à l'aide du lien suivant : http://recrutement.cdg-64.fr/recherche.php Les correspondances seront adressées aux candidats par courriel (convocations, lettres de réponse). Il est impératif de consulter régulièrement votre boîte de réception mail et les courriers indésirables.
Lien de candidature
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.