Assistant·e de direction
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Offre n° O064230701143888
Publiée le 31/07/2023
Synthèse de l'offre
Employeur
Site web de l'employeur
Lieu de travail
1, avenue maréchal Leclerc BP 60004, Bayonne (Pyrénées-Atlantiques)
Poste à pourvoir le
01/12/2023
Date limite de candidature
28/08/2023
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Rédacteur
Rédacteur principal de 1ère classe
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Rédacteur principal de 2ème classe
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Poste à pourvoir prioritairement par voie statutaire
Temps de travail
Temps complet
Management
Non
Descriptif de l'emploi
L'assistant(e) apporte une aide permanente au directeur général adjoint en charge de la jeunesse, l'éducation, la culture, les sports et la solidarité en termes d'organisation personnelle, de coordination, de communication, d'accueil, de préparation et de gestion de dossiers et projets. Il/ Elle organise et coordonne le suivi administratif, juridique et financier dans le respect réglementaire de son domaine d'activité.
Missions / conditions d'exercice
* Gérer l'agenda, le secrétariat et l'accueil physique et téléphonique du directeur général adjoint en charge de la jeunesse, l'éducation, la culture, les sports et la solidarité ;
* Accueillir, renseigner, informer et orienter les interlocuteurs désireux d'entrer en contact avec le directeur général adjoint ;
* Assister le directeur général adjoint dans la préparation, la coordination et le suivi des activités et/ou des dossiers et dans la conduite de projets transverses de la direction générale : préparer les fonds de dossiers et rassembler les informations nécessaires à la prise de décision ;
* Assurer le suivi des commandes prioritaires formulées par les élus rattachés à la DGAJECSS et la Direction générale et veiller à leur traitement dans les délais impartis en lien avec les services et les Directions concernées ;
* Réceptionner puis transmettre aux services concernés les informations et documents relatifs à la direction générale et aux directions qui la compose ; exposer les instructions hiérarchiques et suivre les rétroplannings imposés ;
* Organiser les réunions, les rendez-vous et les déplacements du directeur général adjoint en charge de la jeunesse, l'éducation, la culture, les sports et la solidarité ;
* Rédiger plusieurs types d'écrits (comptes-rendus de réunion, courriers, rapports spécifiques, présentations numériques...) ;
* Organiser et coordonner le classement et l'archivage des dossiers, des documents ou des pièces ;
* Assurer le suivi du logiciel Elise et des tableaux de bord souhaités par la direction générale adjointe ;
* Gérer (collecter, réceptionner, trier et diffuser) le courrier.
* Accueillir, renseigner, informer et orienter les interlocuteurs désireux d'entrer en contact avec le directeur général adjoint ;
* Assister le directeur général adjoint dans la préparation, la coordination et le suivi des activités et/ou des dossiers et dans la conduite de projets transverses de la direction générale : préparer les fonds de dossiers et rassembler les informations nécessaires à la prise de décision ;
* Assurer le suivi des commandes prioritaires formulées par les élus rattachés à la DGAJECSS et la Direction générale et veiller à leur traitement dans les délais impartis en lien avec les services et les Directions concernées ;
* Réceptionner puis transmettre aux services concernés les informations et documents relatifs à la direction générale et aux directions qui la compose ; exposer les instructions hiérarchiques et suivre les rétroplannings imposés ;
* Organiser les réunions, les rendez-vous et les déplacements du directeur général adjoint en charge de la jeunesse, l'éducation, la culture, les sports et la solidarité ;
* Rédiger plusieurs types d'écrits (comptes-rendus de réunion, courriers, rapports spécifiques, présentations numériques...) ;
* Organiser et coordonner le classement et l'archivage des dossiers, des documents ou des pièces ;
* Assurer le suivi du logiciel Elise et des tableaux de bord souhaités par la direction générale adjointe ;
* Gérer (collecter, réceptionner, trier et diffuser) le courrier.
Profils recherchés
Connaissances théoriques, générales, procédurales ou spécialisées (savoirs) :
* Connaissance des règles et techniques d'expression écrites et orales.
* Connaissance des outils de bureautique, de communication et des logiciels dédiés (Excel, word, powerpoint, Elise) ;
* Connaissance des services de la collectivité, de son organisation, de ses compétences et de son environnement professionnel : nécessaire pour orienter les demandes entrantes des usagers et pour travailler en transversalité sur les dossiers ;
* Connaissance des procédures internes et réglementation en lien avec le secteur d'intervention de la direction.
Savoirs pratiques techniques (savoir-faire) :
* Savoir assurer la coordination au sein de la direction dans le suivi des dossiers, le recueil et la diffusion des informations et des instructions et la gestion du courrier.
* Savoir accueillir, écouter, comprendre, reformuler clairement les demandes, conseiller et renseigner les différents publics en adaptant son discours : en tant qu'interface directe avec les différents interlocuteurs de la direction, savoir faire primordial ;
* Savoir justifier et formaliser des conseils dans la rédaction des écrits professionnels et des avis sur l'organisation fonctionnelle de la direction ;
* Savoir analyser, synthétiser et rédiger les actes ou documents réalisés dans le cadre des dossiers traités dans son domaine d'intervention ;
* Savoir gérer les priorités et respecter les délais et les procédures de travail notamment au regard des rétroplannings imposés ;
* Savoir adopter une attitude d'anticipation relationnelle (proximité, confiance, fluidité des échanges, décryptage...) ;
* Savoir travailler en équipe et en réseau en développant l'entraide et le travail d'équipe.
Aptitudes et qualités à mobiliser en situation de travail (savoir-être) :
* Être rigoureux
* Être respectueux de l'organisation, de la hiérarchie et du public
* Savoir se rendre disponible
* Faire preuve de capacité d'autonomie
* Avoir le sens des responsabilités
* Faire preuve de partage et de communication
* Faire preuve de discrétion à l'égard des informations recueillies et de retenue.
* Connaissance des règles et techniques d'expression écrites et orales.
* Connaissance des outils de bureautique, de communication et des logiciels dédiés (Excel, word, powerpoint, Elise) ;
* Connaissance des services de la collectivité, de son organisation, de ses compétences et de son environnement professionnel : nécessaire pour orienter les demandes entrantes des usagers et pour travailler en transversalité sur les dossiers ;
* Connaissance des procédures internes et réglementation en lien avec le secteur d'intervention de la direction.
Savoirs pratiques techniques (savoir-faire) :
* Savoir assurer la coordination au sein de la direction dans le suivi des dossiers, le recueil et la diffusion des informations et des instructions et la gestion du courrier.
* Savoir accueillir, écouter, comprendre, reformuler clairement les demandes, conseiller et renseigner les différents publics en adaptant son discours : en tant qu'interface directe avec les différents interlocuteurs de la direction, savoir faire primordial ;
* Savoir justifier et formaliser des conseils dans la rédaction des écrits professionnels et des avis sur l'organisation fonctionnelle de la direction ;
* Savoir analyser, synthétiser et rédiger les actes ou documents réalisés dans le cadre des dossiers traités dans son domaine d'intervention ;
* Savoir gérer les priorités et respecter les délais et les procédures de travail notamment au regard des rétroplannings imposés ;
* Savoir adopter une attitude d'anticipation relationnelle (proximité, confiance, fluidité des échanges, décryptage...) ;
* Savoir travailler en équipe et en réseau en développant l'entraide et le travail d'équipe.
Aptitudes et qualités à mobiliser en situation de travail (savoir-être) :
* Être rigoureux
* Être respectueux de l'organisation, de la hiérarchie et du public
* Savoir se rendre disponible
* Faire preuve de capacité d'autonomie
* Avoir le sens des responsabilités
* Faire preuve de partage et de communication
* Faire preuve de discrétion à l'égard des informations recueillies et de retenue.
Contact et modalités de candidature
Contact
0559466060
Informations complémentaires
Renseignements auprès de Monsieur Cyril DUBREUIL, Directeur général adjoint en charge de la Jeunesse, l'Education, la Culture, les Sports, la Solidarité au 05 59 46 61 34.
Rémunération statutaire + régime indemnitaire
Candidature (lettre de motivation, CV, dernier arrêté de situation administrative)
à déposer sur le site internet de la Ville de Bayonne :
Rubrique > Ma Mairie > Vie Municipale > Emplois et Stages
Ou à adresser par voie postale à :
Monsieur le Maire de Bayonne
Hôtel de Ville - 1, avenue du Maréchal Leclerc
BP 60004 - 64109 Bayonne Cedex
AVANT LE LUNDI 28 AOÛT 2023
Rémunération statutaire + régime indemnitaire
Candidature (lettre de motivation, CV, dernier arrêté de situation administrative)
à déposer sur le site internet de la Ville de Bayonne :
Rubrique > Ma Mairie > Vie Municipale > Emplois et Stages
Ou à adresser par voie postale à :
Monsieur le Maire de Bayonne
Hôtel de Ville - 1, avenue du Maréchal Leclerc
BP 60004 - 64109 Bayonne Cedex
AVANT LE LUNDI 28 AOÛT 2023
Adresse de l'employeur
COMMUNE DE BAYONNE
>1, avenue maréchal Leclerc BP 60004
64109 BAYONNE CEDEX
>1, avenue maréchal Leclerc BP 60004
64109 BAYONNE CEDEX
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.