Le CCAS de la Commune de Saint-Pée-sur-Nivelle (64310), 7 000 habitants, 5 agents, recrute, dans le cadre d'une création d'emploi, un agent chargé d'accueil et de secrétariat administratif à temps non complet (28h/semaine).

Activités et tâches principales du poste :

Assurer l'accueil physique et téléphonique du public :
- Accueillir le public en lien et vers l'assistante sociale, responsable du service : recevoir, filtrer, informer et orienter les appels et visites et accompagner la première demande, prendre et transmettre les messages...
- Identifier la nature et le degré d'urgence de la demande
- Réceptionner, traiter et diffuser les informations

* Assurer le secrétariat du CCAS
- Traiter les courriers (enregistrer, rédiger...)
- Suivre et mettre en forme les dossiers administratifs d'aide sociale obligatoire (obligation alimentaire, demande de prise en charge des frais d'hébergement en maison de retraite, institutions pour personnes handicapées, en famille d'accueil, demande d'aide-ménagère...) en lien avec les assistantes sociales du secteur en charge du rapport social
- Exécuter les décisions du conseil d'administration du CCAS :
* instruire les dossiers de demandes de bourses étudiantes communales,
* assurer le secrétariat des réunions internes et suivi administratif (convocations, rédaction des délibérations et compte-rendu, envoi au contrôle de légalité et suivi des délibérations, tenue du registre des délibérations...)
* traitement des demandes de subventions (réception des demandes de subventions, enregistrements des demandes, courriers réponses)

- Logiciel Millesime : enregistrement sur le logiciel métier des demandes de logements, des demandes de domiciliation, des portages de repas, des demandes d'aide sociale.

- Trier, classer et archiver les documents

- Logement social
* Accueil des personnes
* Explication des procédures : (remise des doc, explication fonctionnement, prise de rendez-vous avec l'élu ou l'assistante sociale, lien avec l'élu, enregistrement sur MiIlesime, envoie dossier à l'OPHLM)

- Domiciliation :
* Enregistrer et remettre le courrier aux personnes domiciliées au CCAS
* Possibilité de recevoir les personnes en renouvellement (demande des informations légales pour effectuer la domiciliation, transmission des dossiers à la responsable du service)
* Suivi des domiciliés (enregistrement informatique, appels pour renouvellement, résiliation.)

- Portage de repas
* Réception des premières demandes
* Explication procédure
* Mise en place du portage (demande des documents, choix des menus, tarifs)
* Suivi régulier des prises en charge (mise en place, suspension)
* Lien avec l'agent en charge du portage des repas sur le suivi et impression des menus.
* Lien avec le prestataire en charge de l'élaboration des repas
* Mise à jour informatique pour effectuer les commandes
* Vérification toutes les semaines des bons de livraison
* Transmission mensuelles pour comptabilité
En l'absence de l'agent, saisie et transmission des commandes sur Easilys.

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* Explications fonctionnement
* Création fiche bénéficiaire
* Enregistrement des demandes
* Gestion des plannings des bénévoles (gestion des absences)

Relations fonctionnelles :
* En interne à la collectivité :
- Relations avec le Maire, en tant que Président du CCAS
- Relations avec l'adjoint aux affaires sociales
- Relations avec les élus en charge du social
- Relations avec le directeur général des services
- Relations avec la responsable du CCAS
- Relations avec les agents des différents services la collectivité (financier, technique, ...)

* En externe à la collectivité :
- Relations avec l'ensemble des partenaires institutionnels du domaine social (SDSEI, CAF, organismes HLM, associations, ...)
- Relations avec les bénéficiaires

Exigences requises :

* Compétences techniques :
- Maîtrise des outils de bureautique (word, excel, internet, messagerie..) Logiciel Millesime, Bookeo
- Connaitre les dispositifs et la réglementation en matière d'action sociale
- Connaître les compétences et le processus décisionnel de la collectivité
- Savoir analyser une demande et effectuer une réponse appropriée
- Qualités rédactionnelles
- Technique de communication, de gestion des situations conflictuelles, d'écoute active

* Compétences relationnelles :
- Devoir de réserve et de discrétion
- Qualités relationnelles et d'écoute
- Sens de la relation avec le public
- Sens des responsabilités
- Rigueur et autonomie
- Savoir rendre compte à la hiérarchie

Cadre statutaire :
Catégorie : C
Filière : Administrative
Cadre d'emplois : Adjoint Administratif

Moyens (humains, matériels, financiers) mis à disposition :
-Outils de bureautique (ordinateur, imprimante)
-Fax, photocopieur, scanner partagés avec l'ensemble du service
-Téléphone fixe et portable
- Logiciel spécifique d'action sociale.

Conditions et contraintes d'exercice :
-Temps non complet (28h semaine)
-Devoir de réserve, de discrétion et de secret professionnel
-Disponibilité
-Travail au contact de personnes en situation de fragilité sanitaire et sociale
-Déplacements sur le territoire
-Sens du service public