La Commune de Mourenx ( 6015 habitants - 8 services - 120 agents) recrute un agent d'accueil qui aura pour missions principales :
- d'accueillir, orienter et renseigner le public.
- de représenter l’image de la collectivité auprès des usagers.

* Accueil physique et téléphonique du public :
- accueillir le public avec amabilité
- identifier la demande et orienter vers le bon interlocuteur (services internes ou organismes extérieurs)
- restituer les demandes complexes au responsable de service
- prendre les messages et les retranscrire aux services destinataires en cas d’absence en récoltant les informations essentielles : identité, coordonnées, objet.
- actualiser, afficher et diffuser les informations et la documentation mises à la disposition du public
- gérer les situations de stress et réguler les tensions
- signaler à la responsable toute anomalie en terme de comportement d’un usager
- avertir de tout dysfonctionnement technique
- réagir avec pertinence aux situations d’urgence
- s’adapter aux publics de cultures différentes
- adapter son intervention aux différents publics

* Gestion des réclamations :
- noter les réclamations en récoltant les informations requise
- transmettre au service compétent la réclamation pour traitement

* Renseigner le public :
- traiter, organiser et coordonner l’ensemble des informations nécessaires au bon fonctionnement du service et à la prise en charge globale des divers usagers.
- remettre les documents et imprimés divers en lien avec toute démarches administratives de la collectivité (état civil, bureau logement, etc.)
- collaborer à l’instruction des dossiers d’état civil
- aider les usagers dans leurs démarches

* Traitement des demandes de pièces administratives :
- réceptionner les demandes d’actes d’Etat Civil (naissances, mariages et décès) formulées au guichet ou par téléphone
- réceptionner les demandes administratives et les transmettre aux services compétents (CNI, passeports...)
- remettre les actes d’Etat civil et documents divers

* Réceptionner les déclarations d’objets perdus ou trouvés :
- enregistrer les déclarations sur un registre
- enregistrer, numéroter et stocker les objets trouvés
- contacter les propriétaires des objets trouvés

* Tenir à jour le répertoire unique téléphonique de la collectivité :
- constituer, actualiser et diffuser un fonds de documentation (informations sur les évènements de la commune et de ses partenaires, sur les services aux usagers)
- supprimer et créer les nouveaux contacts à partir des renseignements fournis par les services

* Participer à la bonne gestion du courrier :
- réceptionner les lettres et colis et les transmettre au service « enregistrement courrier »
- tenir un registre de dépôt des colis
- informer les services destinataires
- trier, oblitérer et déposer le courrier à la Poste
- enregistrer le courrier départ du service
- diffuser et archiver les arrêtés municipaux

* Participer au roulement des permanences du samedi matin (9h - 12 h)

Aptitudes requises :
- connaissance de l'environnement institutionnel
- maîtrise des techniques d'accueil
- maîtriser l’outil informatique
- avoir des connaissances dans le domaine de l’Etat civil
- capacité et qualité rédactionnelles
- savoir rendre compte
- techniques de secrétariat
- droits et obligations des usagers

Savoir ETRE :
- être aimable
- être à l’écoute et avoir le sens de l’écoute
- respecter les obligations de confidentialité et de discrétion
- être rigoureux
- être disponible à l’égard des usagers (s’exprimer clairement, reformuler les demandes)
- connaître les techniques de gestion des conflits
- avoir une présentation adaptée
- avoir le sens du service public
- capacité d’adaptation et d'autonomie
- savoir se remettre en question