Assistant(e) administratif(ve) des assemblées et de la vie institutionnelle
Offre n° O064251103000255
Publiée le 03/11/2025
Synthèse de l'offre
Lieu de travail
15 avenue maréchal foch, Bayonne (Pyrénées-Atlantiques)
Poste à pourvoir le
01/01/2026
Date limite de candidature
24/11/2025
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Rédacteur
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
Référence de l’offre : 121-2025-RSS Date de publication : 03 novembre 2025
Date limite de candidature : 24 novembre 2025
Type d’emploi : emploi permanent Catégorie : B
Cadre d’emplois : Rédacteur territorial
Ouverture : recrutement par voie statutaire et, à défaut aux agents contractuels conformément à l’article 332-8 2° du code général de la fonction publique
Temps de travail : temps complet (durée hebdomadaire définie à 39 heures - avec RTT - selon horaires variables)
Lieu de travail : Maison de la Communauté du pôle Côte Basque-Adour à Bayonne
Rattachement hiérarchique : Responsable du service Assemblées et vie institutionnelle
Conditions du poste :Travail en bureau, horaires avec amplitude variable en fonction des obligations de service public et des pics d'activités liés aux réunions des assemblées
CONTEXTE :
Au sein de la Direction de l’Administration générale, le service assemblées et vie institutionnelle organise et sécurise la préparation et la tenue des instances communautaires (conseil communautaire, bureau communautaire, conseil exécutif), en relation avec l’ensemble des Directions métiers compétentes. Plus largement, le service est garant de la sécurité juridique des actes règlementaires (délibérations, décisions et arrêtés) produits par l’établissement, et assure le suivi de la vie institutionnelle (suivi et mise à jour des bases de données élus, des représentations au sein des commissions et organismes externes notamment).
Date limite de candidature : 24 novembre 2025
Type d’emploi : emploi permanent Catégorie : B
Cadre d’emplois : Rédacteur territorial
Ouverture : recrutement par voie statutaire et, à défaut aux agents contractuels conformément à l’article 332-8 2° du code général de la fonction publique
Temps de travail : temps complet (durée hebdomadaire définie à 39 heures - avec RTT - selon horaires variables)
Lieu de travail : Maison de la Communauté du pôle Côte Basque-Adour à Bayonne
Rattachement hiérarchique : Responsable du service Assemblées et vie institutionnelle
Conditions du poste :Travail en bureau, horaires avec amplitude variable en fonction des obligations de service public et des pics d'activités liés aux réunions des assemblées
CONTEXTE :
Au sein de la Direction de l’Administration générale, le service assemblées et vie institutionnelle organise et sécurise la préparation et la tenue des instances communautaires (conseil communautaire, bureau communautaire, conseil exécutif), en relation avec l’ensemble des Directions métiers compétentes. Plus largement, le service est garant de la sécurité juridique des actes règlementaires (délibérations, décisions et arrêtés) produits par l’établissement, et assure le suivi de la vie institutionnelle (suivi et mise à jour des bases de données élus, des représentations au sein des commissions et organismes externes notamment).
Missions / conditions d'exercice
Sous l’autorité du chef de service portant sur une activité à dominante juridique, logistique et coordinatrice, l’assistant(e) administratif(ve) assure la permanence du service (accueil et réception des demandes physiques et téléphoniques, gestion des courriels) et participe, à ce titre, à garantir la continuité du service. Il/Elle est en outre chargé des missions / activités suivantes, en appui des activités et responsabilités dévolues aux gestionnaires assemblées :
• Participer à la préparation des réunions des assemblées et en assurer le secrétariat (conseils communautaire et permanent, conseil exécutif) : travaux de secrétariat et bureautique, appui logistique et organisation matérielle (installation de la salle, préparation de l’émargement) constitution des dossiers de séance du Président et des directeurs, gestion de la mise en ligne et de l’affichage des ordres du jour ;
• Participer aux instances : émargement, gestion et suivi des procurations, suivi du déroulement de séance et des votes ;
• Assister le service dans l’accomplissement des formalités postérieures à la tenue des instances : télétransmission au contrôle de légalité des actes, gestion de la publication de la liste de délibérations et des délibérations, diffusion des actes rendus exécutoires aux services et préparation du procès-verbal de séance ;
• Suivre les désignations des élus dans les commissions et organismes internes et externes et la mise à jour des bases de données associées ;
• Assurer le classement et l’archivage des dossiers du service (physique et électronique), en collaboration avec l’unité archives, établir le registre des délibérations, décisions et arrêtés ;
• Suivre et gérer les courriers / courriels des assemblées.
• Participer à la préparation des réunions des assemblées et en assurer le secrétariat (conseils communautaire et permanent, conseil exécutif) : travaux de secrétariat et bureautique, appui logistique et organisation matérielle (installation de la salle, préparation de l’émargement) constitution des dossiers de séance du Président et des directeurs, gestion de la mise en ligne et de l’affichage des ordres du jour ;
• Participer aux instances : émargement, gestion et suivi des procurations, suivi du déroulement de séance et des votes ;
• Assister le service dans l’accomplissement des formalités postérieures à la tenue des instances : télétransmission au contrôle de légalité des actes, gestion de la publication de la liste de délibérations et des délibérations, diffusion des actes rendus exécutoires aux services et préparation du procès-verbal de séance ;
• Suivre les désignations des élus dans les commissions et organismes internes et externes et la mise à jour des bases de données associées ;
• Assurer le classement et l’archivage des dossiers du service (physique et électronique), en collaboration avec l’unité archives, établir le registre des délibérations, décisions et arrêtés ;
• Suivre et gérer les courriers / courriels des assemblées.
Profils recherchés
PROFIL RECHERCHE :
• Sens de l'organisation et de la méthode, rigueur ;
• Maîtrise des outils bureautiques ;
• Maîtrise des environnements numériques et procédures dématérialisées ;
• Intérêt pour l'environnement administratif et juridique des collectivités territoriales et de leurs groupements ;
• Savoir rédiger des courriers, convocations, comptes-rendus.
• Très bonnes qualités relationnelles ;
• Rigueur et discrétion ;
• Capacité à gérer des pics d’activités et à respecter des délais contraints ;
• Savoir rendre compte ;
• Autonomie dans le cadre des tâches confiées ;
• Goût pour le travail d'équipe.
• Sens de l'organisation et de la méthode, rigueur ;
• Maîtrise des outils bureautiques ;
• Maîtrise des environnements numériques et procédures dématérialisées ;
• Intérêt pour l'environnement administratif et juridique des collectivités territoriales et de leurs groupements ;
• Savoir rédiger des courriers, convocations, comptes-rendus.
• Très bonnes qualités relationnelles ;
• Rigueur et discrétion ;
• Capacité à gérer des pics d’activités et à respecter des délais contraints ;
• Savoir rendre compte ;
• Autonomie dans le cadre des tâches confiées ;
• Goût pour le travail d'équipe.
Contact et modalités de candidature
Contact
0559447272
Informations complémentaires
Les « petits plus » de la Communauté d’Agglomération Pays Basque :
Tickets restaurants, possibilité de prise en charge partielle des frais de mutuelle et de prévoyance, Comité des Œuvres Sociales…
Les candidatures (CV + lettre de motivation + dernier arrêté de situation administrative pour les fonctionnaires) sont à adresser à :
Monsieur le Président de la Communauté d’Agglomération Pays Basque,
Direction des Ressources Humaines, Service Gestion des Emplois et Compétences,
en précisant la référence suivante : 121-2025-RSS,
au plus tard le lundi 24 novembre 2025.
Tickets restaurants, possibilité de prise en charge partielle des frais de mutuelle et de prévoyance, Comité des Œuvres Sociales…
Les candidatures (CV + lettre de motivation + dernier arrêté de situation administrative pour les fonctionnaires) sont à adresser à :
Monsieur le Président de la Communauté d’Agglomération Pays Basque,
Direction des Ressources Humaines, Service Gestion des Emplois et Compétences,
en précisant la référence suivante : 121-2025-RSS,
au plus tard le lundi 24 novembre 2025.
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.