• Accueil téléphonique au standard de la collectivité :
- Assurer l’accueil téléphone en adoptant les attitudes indispensables à une relation de qualité.
- Renseigner le public et délivrer des renseignements de premier niveau.
- Filtrer et orienter efficacement les appels vers les services compétents.
- Identifier et gérer la demande et son degré d'urgence.
- Prendre et transmettre des messages fiables et complets
- Assurer la gestion du standard téléphonique (paramétrage, utilisation des fonctionnalités, analyse des flux).
- Mettre à jour les annuaires internes et listes de contacts
- Participer à l’amélioration continue de la qualité de l’accueil téléphonique, en signalant toute éventuelle difficulté ou proposition d'amélioration.

• Accueil physique au siège administratif de la collectivité :
- Assurer l’accueil du public du Siège administratif de la CCPN, le renseigner et l'orienter.
- Renseigner sur l'organisation et le fonctionnement de la collectivité (connaître l'organigramme de la collectivité et les missions des différents services).
- Assurer un accueil de qualité valorisant l'image de la collectivité (propreté du hall, disposition des sièges, documentation…).
- Orienter le public vers les services ou organismes compétents, accompagner et présenter les visiteurs.
- Gérer les flux de visiteurs (enregistrement, annonces aux services, gestion des attentes, sécurité des accès)
- Gérer les demandes de la population, faciliter leurs démarches, délivrer et expliquer les formulaires administratifs.
- Veiller à la bonne tenue de l’espace d’accueil (propreté, affichage, documentation à jour)
- Gérer les situations sensibles ou conflictuelles avec calme et discernement.
- Assurer une accessibilité adaptée à tous les publics (personnes âgées, en situation de handicap, etc.)
- Participer à l’amélioration continue de la qualité de l’accueil physique, en signalant toute éventuelle difficulté ou proposition d'amélioration.

• Gestion du courrier (référent courrier) :
- Réceptionner le courrier entrant (postal, recommandé, colis, porteurs)
- Enregistrer, trier et distribuer le courrier dans les services
- Assurer le suivi des courriers sensibles ou recommandés
- Traiter et orienter les courriels reçus sur la messagerie fonctionnelle et les requêtes reçues au titre de la saisine par voie électronique.
- Scanner et enregistrer les courriers entrants dans le logiciel de gestion du courrier
- Préparer les bannettes courrier et parapheur pour les services distants
- Préparer et affranchir le courrier sortant dans le respect des consignes (maîtrise des coûts).
- Effectuer les navettes à la poste ou à la trésorerie pour le dépôt des plis (véhicule de service à disposition)
- Participer à la dématérialisation du courrier si existante
- Être l’interlocuteur privilégier dans les relations avec les prestataires postaux
- Assurer le suivi des contrats et factures d’affranchissement

• Diffusion de l’information et de la documentation
- Gérer les abonnements et la diffusion des revues spécialisées et professionnelles
- Procéder à l’affichage légal et informatif et veiller à l’actualisation des panneaux
- Suivre la nécrologie quotidienne et préparer les réponses du Président
- Mettre à jour des bases de données contacts et des listes de diffusion

• Gestion des réservations :
- Planifier les réservations via les outils dédiés (agenda partagé, logiciel interne)
- Gérer les demandes de réservation de réservation de salle du Siège
- Gérer les réservations de petit matériel (vidéoprojecteurs, ordinateurs portables, tour visio, etc.)
- Gérer les réservations de véhicules et les demandes exceptionnelles de remisage à domicile (en lien avec le référent technique).
- Gérer les réservations de créneaux de visioconférence
- Vérifier la disponibilité des salles, véhicules et équipements
- Arbitrer les priorités en cas de conflits de réservation (selon consignes)
- Assurer le suivi et la mise à jour des registres d’utilisation
- Signaler les anomalies ou incidents
- S’assurer du respect des règles d’utilisation (remise des clés, état du véhicule, carburant…)

• Gestion logistique des salles
- Préparer les salles selon les besoins (réunions, conseils, formations…) :
- Mise en place du mobilier
- Installation du matériel (micro, vidéoprojecteur, sonorisation, etc.)
- Vérifier le bon fonctionnement des équipements
- Veiller à la remise en état des salles après utilisation
- Contrôler la bonne utilisation des locaux et du matériel
- Signaler les dysfonctionnements ou besoins de maintenance
- Gérer les stocks de consommables liés aux salles (papier, fournitures…)
- Être garant du bon fonctionnement, de la propreté et de l’organisation de la salle du personnel :
- Veiller quotidiennement à la propreté générale de la salle (tables, plan de travail, évier, équipements)
- S’assurer du rangement régulier de l’espace (vaisselle, mobilier…)
- Assurer l’entretien courant de la machine à café (nettoyage, vérification du bon fonctionnement)
- Veiller à la propreté et à la bonne utilisation des équipements (réfrigérateur, micro-ondes, lave-vaisselle…)
- Sensibiliser les utilisateurs au respect des lieux et des règles collectives
- Signaler tout dysfonctionnement ou besoin d’intervention (maintenance, nettoyage renforcé…)
- Suivre les stocks et assurer le réapprovisionnement de consommables (café, sucre, gobelets, produits d’entretien…)
- Veiller au tri et à l’évacuation régulière des déchets
- Assurer la mise à jour régulière des panneaux d’affichage destinés au personnel.

• Gestion des moyens matériels :
- Suivre les stocks et assurer le réapprovisionnement de fournitures administratives, consommables informatiques, produits d’hygiène et d’entretien.
- Déclencher les demandes d’interventions de dépannage des équipements (matériel de reprographie, machine à affranchir, machine à café…)
- Déclencher les demandes d’interventions du service technique.

Activités et tâches secondaires du poste


- Saisir les engagements comptables relatifs aux activités du service, assurer le classement et l’archivage des documents administratifs, participer à la mise à jour des fiches de procédures et de la documentation, et à l’accueil et l’accompagnement des nouveaux agents, remplacement d'autrces agents d'accueil pour continuité de service
(dispositif Accueil mutualisé).