Assistant du directeur général des services (H/F)
Offre n° O064260622000212
Publiée le 22/06/2026
Synthèse de l'offre
Lieu de travail
2 bis place royale, Pau (Pyrénées-Atlantiques (64))
Poste à pourvoir le
01/09/2026
Date limite de candidature
23/07/2026
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une cessation de fonction de l'agent précédemment sur le poste
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Rédacteur
Rédacteur principal de 1ère classe
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Rédacteur principal de 2ème classe
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
La Communauté d'Agglomération Pau Béarn Pyrénées recherche son Assistant du Directeur Général des Services (H/F).
Vous assisterez le Directeur Général des Services afin de faciliter la gestion de ses activités.
Vous développerez une veille et une écoute actives au sein de l'équipe de direction. Vous assurerez la gestion et l'organisation du secrétariat DGS et assurerez des missions ponctuelles auprès du DGS relatives à la gouvernance, l'organisation et l'intercommunalité.
Vous assisterez le Directeur Général des Services afin de faciliter la gestion de ses activités.
Vous développerez une veille et une écoute actives au sein de l'équipe de direction. Vous assurerez la gestion et l'organisation du secrétariat DGS et assurerez des missions ponctuelles auprès du DGS relatives à la gouvernance, l'organisation et l'intercommunalité.
Missions / conditions d'exercice
Organisation permanente de la vie professionnelle des cadres
- Organiser l'agenda et prendre des rendez-vous en fonction des priorités du DGS
- Rappeler les informations importantes et transmettre des messages
- Organiser les déplacements du DGS
- Coordonner les agendas Maire-Président, élus, directeurs, collectivités
- Mettre en forme des comptes rendus et diffusion
- Rechercher et diffuser les informations
- Assurer la gestion du courrier
- Assurer une veille (courriers, mails, parapheurs...)
- Valider l'aménagement du temps de travail et assurer la coordination astreintes/congés des directeurs
- Suivre et diffuser les astreintes direction
Réalisation et mise en forme de travaux bureautiques
- Prendre des notes en mettre en forme tous types de courriers ou documents
- Réaliser la saisie de documents de formes et contenus divers
- Organiser le classement et l'archivage des dossiers (archivage, classement papier et électronique)
- Créer des outils de gestion propre à l'organisation interne du secrétariat
Suivi des projets et activités de la direction
- Intégrer les priorités du service dans la gestion quotidienne des activités du secrétariat
- Renseigner des tableaux de bords
- Préparer les dossiers et les RDV
- Créer des fichiers
- Suivre les demandes de rendez-vous ou de dossiers de fond
- Suivre les invitations
- Créer et gérer des bases de données
Accueil téléphonique et physique
- Renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire vers l'interlocuteur compétent
- Adapter son discours en fonction de l'interlocuteur
- Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques et les courriels
- Veiller et alerter la direction suivant l'importance et l'urgence des messages
Organisation et planification des réunions et séminaires
- Assurer la planification et la gestion organisationnelle des réunions des directeurs et séminaires des cadres (prospection lieux, traiteurs, logistiques)
- Rédiger les ordres du jour et diffusion
- Respecter les délais de transmission des documents avant la réunion
- Diffuser et archiver les comptes-rendus
Suivi comptable
- Suivre les budgets 28A et 28V
- Gérer des fournitures (commandes, gestion de stock...)
Appui au service des Assemblés
- Assurer le pilotage des Bureaux thématiques des Maires
Ø Réception et validation DGS des présentations
Ø Convocations et suivi des présences
Ø Diffusion des supports
- Garantir l'archivage
Ø En collaboration avec le service des archives, élaboration d'une procédure d'archivage des documents produits dans le cadre des instances municipales et communautaires
Ø Assurer et suivre la conservation des documents et leur archivage
- Assurer le suivi des logiciels métiers Assemblées
Ø Posactes : suivi des corrections DGS des rapports via le dossier onedrive hebdomadaire
Ø Pos-contact (élus intéressés) : collaboration au paramétrage
- Collaborer aux travaux préparatoires d'installation de la mandature 2026-2032
Ø Mise en place du logiciel de vote électronique
Ø Participation à l'élaboration du guide des assemblées et du guide des élus
Ø Recueil de données auprès des directions de la collectivité, en lien avec les futures représentations (statuts organismes extérieurs ; actualisation liste structures associatives...)
Ø Participation aux séances d'installation des conseils
- Organiser l'agenda et prendre des rendez-vous en fonction des priorités du DGS
- Rappeler les informations importantes et transmettre des messages
- Organiser les déplacements du DGS
- Coordonner les agendas Maire-Président, élus, directeurs, collectivités
- Mettre en forme des comptes rendus et diffusion
- Rechercher et diffuser les informations
- Assurer la gestion du courrier
- Assurer une veille (courriers, mails, parapheurs...)
- Valider l'aménagement du temps de travail et assurer la coordination astreintes/congés des directeurs
- Suivre et diffuser les astreintes direction
Réalisation et mise en forme de travaux bureautiques
- Prendre des notes en mettre en forme tous types de courriers ou documents
- Réaliser la saisie de documents de formes et contenus divers
- Organiser le classement et l'archivage des dossiers (archivage, classement papier et électronique)
- Créer des outils de gestion propre à l'organisation interne du secrétariat
Suivi des projets et activités de la direction
- Intégrer les priorités du service dans la gestion quotidienne des activités du secrétariat
- Renseigner des tableaux de bords
- Préparer les dossiers et les RDV
- Créer des fichiers
- Suivre les demandes de rendez-vous ou de dossiers de fond
- Suivre les invitations
- Créer et gérer des bases de données
Accueil téléphonique et physique
- Renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire vers l'interlocuteur compétent
- Adapter son discours en fonction de l'interlocuteur
- Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques et les courriels
- Veiller et alerter la direction suivant l'importance et l'urgence des messages
Organisation et planification des réunions et séminaires
- Assurer la planification et la gestion organisationnelle des réunions des directeurs et séminaires des cadres (prospection lieux, traiteurs, logistiques)
- Rédiger les ordres du jour et diffusion
- Respecter les délais de transmission des documents avant la réunion
- Diffuser et archiver les comptes-rendus
Suivi comptable
- Suivre les budgets 28A et 28V
- Gérer des fournitures (commandes, gestion de stock...)
Appui au service des Assemblés
- Assurer le pilotage des Bureaux thématiques des Maires
Ø Réception et validation DGS des présentations
Ø Convocations et suivi des présences
Ø Diffusion des supports
- Garantir l'archivage
Ø En collaboration avec le service des archives, élaboration d'une procédure d'archivage des documents produits dans le cadre des instances municipales et communautaires
Ø Assurer et suivre la conservation des documents et leur archivage
- Assurer le suivi des logiciels métiers Assemblées
Ø Posactes : suivi des corrections DGS des rapports via le dossier onedrive hebdomadaire
Ø Pos-contact (élus intéressés) : collaboration au paramétrage
- Collaborer aux travaux préparatoires d'installation de la mandature 2026-2032
Ø Mise en place du logiciel de vote électronique
Ø Participation à l'élaboration du guide des assemblées et du guide des élus
Ø Recueil de données auprès des directions de la collectivité, en lien avec les futures représentations (statuts organismes extérieurs ; actualisation liste structures associatives...)
Ø Participation aux séances d'installation des conseils
Profils recherchés
Formation et qualifications nécessaires :
BAC+2 BTS assistance de direction
Compétences générales (savoirs et savoir-être) :
- Discernement et priorisation
- Forte capacité d'adaptation et d'autonomie
- Sens de l'anticipation
- Sens de l'initiative et réactivité
- Rigueur et organisation
- Curiosité intellectuelle
- Travail en équipe, empathie et diplomatie
- Très grande disponibilité
- Sens de la communication
- Confidentialité et discrétion
- Gestion du stress
Compétences spécifiques et/ou techniques :
- Connaissance du fonctionnement des services de la collectivité et capacité à adapter son relationnel aux différents interlocuteurs
- Règle de l'expression orale et écrite de qualité
- Vocabulaire professionnel- Connaissance des règles protocolaires
- Technique de secrétariat
- Circuits et procédures administratives
- Règles d'orthographe, syntaxe et grammaire
- Maîtrise de l'outil informatique, des logiciels bureautiques courants et des logiciels internes
BAC+2 BTS assistance de direction
Compétences générales (savoirs et savoir-être) :
- Discernement et priorisation
- Forte capacité d'adaptation et d'autonomie
- Sens de l'anticipation
- Sens de l'initiative et réactivité
- Rigueur et organisation
- Curiosité intellectuelle
- Travail en équipe, empathie et diplomatie
- Très grande disponibilité
- Sens de la communication
- Confidentialité et discrétion
- Gestion du stress
Compétences spécifiques et/ou techniques :
- Connaissance du fonctionnement des services de la collectivité et capacité à adapter son relationnel aux différents interlocuteurs
- Règle de l'expression orale et écrite de qualité
- Vocabulaire professionnel- Connaissance des règles protocolaires
- Technique de secrétariat
- Circuits et procédures administratives
- Règles d'orthographe, syntaxe et grammaire
- Maîtrise de l'outil informatique, des logiciels bureautiques courants et des logiciels internes
Contact et modalités de candidature
Informations complémentaires
05.59.11.10.40
Lien de candidature
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.